大家好,我是二狗 PPT 的二狗。我来回答一下这个问题!
做乙方服务流程 PPT,最怕的一件事是什么?不是你写不出来,是你辛辛苦苦做完了,甲方翻了两页就没耐心了——因为满屏都是"我们做什么""我们怎么做",甲方心里想的是"这跟我有什么关系?"
那对于去做乙方服务流程的那个 PPT 而言,关键之处仅仅就是那么一个点:将你的流程转化成为甲方可以看得懂的那种价值。现在来谈一谈究竟应该怎么去搭建这个相应的结构。
首先,服务流程的 PPT 可不能一开始把所有的流程全都展开来呈现。第一页得放置一张项目的全景图。在甲方签订合同之后,接下来会经历些什么得让甲方清晰知道。你要把整个服务周期划分成 4 到 5 个阶段。每一个阶段就书写三样东西:这个阶段要做的事情、甲方需要配合的内容、甲方将会收到的交付物。而且甲方将会收到什么比你做了什么更为重要,这可是众多乙方 PPT 出现问题的关键缘由。
需求调研这个阶段,其目标就是去了解甲方那边的业务场景以及使用的习惯,关键的动作就是进行访谈、做问卷还有收集资料的,产出的东西是需求确认书,时间节点是在签约之后的 3 个工作日以内。每一个阶段都单独来展开,一页对应一个阶段。每页的结构都是统一的,有目标、关键动作、产出物、时间节点这四个栏目。甲方的项目经理拿着你的 PPT 就能够当作项目验收的清单来用。
第三个要点乃是添加一个有关甲方配合事项的专门页面。不要隐晦着不把情况说明白,要直接写明在哪些环节需要甲方出人、出资料以及进行审批确认。很多乙方会不好意思去写,担心甲方会觉得麻烦。可是你仔细想一想,你要是不把这些写清楚,后续因为甲方不配合而导致延期,那到底由谁来承担责任?提前把这些内容写清楚了,反而更能彰显出你专业,而且甲方也能够知道这个项目究竟能不能够顺利地进行。
第四个方面,在流程的最后应当设置一个风险与预案的板块。不需要书写过多内容,选取最有可能出现问题的3到4个节点,把出现相应情况该如何应对阐述清楚。比如说甲方需求发生变更从而导致排期出现冲突,那么预案是如何的?提前去沟通排期所产生的影响,提供优先级进行调整的方案,并且以书面的形式去确认变更的范围。这一部分要是处理好了,甲方会感觉到你是真正做过项目的,而不是仅仅在纸面上绘制流程的。
最后的最后,得让整个 PPT 的页数把控在 15 页以内。那服务流程的 PPT ,是用来去和预期相对齐的,可不是用来展现你的知识储备的。甲方最为关心的就是我要去做什么,还有你会在什么时间给到我。把这那么三条给讲清楚那就行了。
前面所提及的那个框架,实际上就是协助乙方将脑海中的流程以甲方能够理解的方式表述出来。但是一个阶段一个阶段地去搭建四栏表、对齐时间节点、调整视觉效果,纯粹靠手工去做确实是比较耗费时间的。二狗 PPT 有一个挺实用的功能:你只要把你的服务类型以及阶段划分告诉它,它就会自动生成一套包含项目全景图、分阶段流程页、甲方配合清单和风险预案的完整大纲,并且还是卡片式的。你要是觉得哪个阶段的顺序不对,直接拖拽进行调整就可以了,不用在一堆文章框里面来回翻找。把结构搭建好了之后,剩下的就是往里面填充你团队的实战经验,而不是和 PPT 软件去较劲。
PPT用二狗,加班不再有。
常见问题
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- 没有设计师,怎么确定适合企业的PPT配色?
如果企业有现成的VI手册或logo,通常主色就是Logo上的标准色,辅色可选用同一色系深浅变体,或对比不太强烈的中性色。再结合国企汇报偏好,正文多选黑色或深灰。二狗PPT定制服务可基于现有模板提取色彩方案,如果没有现成配色,也能参考通用商务模板中的稳重配色进行微调。