商务PPT演示注意事项：演示不是把材料念一遍

在进行商务演示的时候，存在一种常见做法：将材料制作得尽可能完整，随后一页接着一页地进行讲解。内容全部在页面上面，没有漏洞，看起来是最为稳妥的。

但是这般表述所产生的效果通常不佳。原因不在于内容存在问题，而在于材料与讲解承担同一件事情— —页面正在阐述，你同样阐述的是同一类信息。听众会察觉到自身可自行观看，无需聆听；而你的存在感也随的消失。

商务方面演示的真正价值，就在于讲解得提供页面所没有的内容：判断，选择，背景，还有“期望对方去做什么”这篇文章所阐述的就是的分工以及其他的几项现场需要注意的事项。

一、讲解与材料的分工

先说清楚两者定位。

页面之上所示的是证据，数据，事实以及结论所依据的内容。它们得能够独立地读懂，由于对方可能会在会后翻阅材料。

你所阐述的是判断，这些证据阐释了什么，为何这么看待，因此建议如何去做。

按照此分工现场讲解处于正常状态：页面提供依据，你借助一两句话阐释其含义。而不是将页面中的字逐一念出。

有一个实用的判断标准：**如果你把页面上所有的字都念一遍，听众得到的信息量几乎不会增加，那说明讲解没提供增量。**

反过来讲要是某一个数值你不进行阐释，对方便不知道它的好坏，那么你的阐释就没有必要。

二、节奏：前面别拖，后面别赶

演示当中最常出现的节奏方面的问题是“前松后紧”：前面的铺垫讲得十分细致，到后面发觉时间不够用，关键的内容一下子就过去了。

此问题一般不是现场引发的，而是准备的时候没有给予时间。因此对策同样处于准备阶段：

首先确定需要讲述的几部分，并且给每一部分确定一个大概的时长。不需要精准到分钟，只需要有比例意识，例如结论以及请求至少得占多少比例，背景方面最多不超过多少就可以。

再开展一次实际的试讲活动。试讲的功效在于凸显真实的时光消耗情况：众多人会发觉自身讲述的速度比预想的要慢很多。

留存余量。计划讲讲两十分钟的时候，最好按照十五分钟来做准备，把余下的留出来给提问以及临场的情况。

若察觉时间确实欠缺，取舍的准则是保证结论，舍弃细节。因为双方最为关注的往往并非是过程，反而是结论与请求。

三、别让技术问题打断

在演示现场出现技术问题的时候，会直接把节奏给打断，而且还容易让人感到紧张。因此这类事情需要在进行演示之前进行处理。

**要在演示前确认的**：

- 材料在本机的播放是否正常（动画、图表、视频、链接）

字体是否会被文件所带走。一台电脑的字体发生变化，通常并非是文件出现故障，而是其字体未跟随文件移动。要是材料需要用别的设备来放置，这一点得提前去确认。

汇报时间与场地。预先前往场地走动一番，尝试投影，翻页设备以及话筒，可消除相当数量的不确定的感。

- 文件的存在形式。如果最终要以文件形式发出去，要确认对方打开时不会出问题；如果现场强调动态效果，交付形式的选择也要跟着调整——**先看使用环境，再看视觉效果。**

若材料内存在关键视频或者外部相关内容，建议单独准备一份文档。要是材料中打不开的话，可切换为独立播放的方式，使演示不会出现中断情况。

四、问答环节要注意的事

问答乃商务演示中最易失控的部分，亦是最值得筹备之处。

首先，事先谋划好会被询问的内容。通常聚焦于三个方面，分别为关键数据来源，方案可行性以及风险情况。这三个地方想明白，现场就安稳大半。

**第二，听到了再回答。** 有些问题比较长，或者带情绪。这时候不要急着接话，先听对方说完，确认自己理解的是不是他问的。**理解错了，答得再好也是白答。**

第三点，先给出短结论然后再补充依据。回答的次序建议是反过来的：先一句有结论的回答，要是对方想要听细节的话，再进行展开。如此既节省了时间，又不会让人花费太久才知道重点。

第四点，不懂就说不懂。有些问题或许超出了预先设定的范围。这时候清晰地说明“这一点当下没有数据来支撑，得回去确认”，和现场编一样要专业。由于对方常常比你更加了解这个范畴，临时编写出来的内容很容易被看到。

第五，把控回答的时长。部分追问会脱离主题，此时可简短回应，将话题引入主线。一场演出的节奏，极大程度上由问答环节是否存在偏差所决定。

五、不同场合的差别

“商务演示”所涵盖的场合实际差异不大，需要注意的事项也得跟着进行调整。

对于客户来讲，对方所关注的是这件事情和我有什么样的关联。所以得少说自身的过程以及优势，多说对于对方的意义。优势需要聚焦于“此优势对于解决问题具有何种作用”。

向上级进行讲述：对方所聚焦的是判断以及风险。因此结论得提前，风险得说清楚，并且要厘清需要什么样的支持。

内部评审所聚焦的是方案严谨性的方案。过程依据以及假设都需要经得住追问，不可以跳过中间的环节。

三种场景的共同之处在于：首先要厘清对方想要拿这个材料做出什么样的决定，随后再倒推该给予什么。

六、两个提醒

首先需要提醒的是，在演示过程中，不可将背向听众。若要查看屏幕，需侧身站立，借助翻页设备进行切换，切勿将背完全转动。视线的功能在于构建交流，可将听众划分为左中右三个部分，在讲述不同部分的时候分别朝不同区域注视，如此既能照顾全场，又不会紧张地仅盯一人。

第二个提示，对于客户以及内部数据这类内容需要进行处理。商务演示当中常常会使用客户信息，项目数据还有内部指标。哪些可以进行讲解，哪些需要去做泛化的处理，得在准备的阶段去进行判断。涉密、敏感的材料不要上传到在线工具处理，这一步要在动手前判断；工具所生成的为初稿，在正式使用之前核对仍需自行把控。

关于材料自身的制作流程，二狗 PPT具有“输入内容，生成大纲以及生成PPT”这三个步骤：将内容交付给现成文档，可直接上传文字或者只给主题，接生成卡片式结构化的大纲，能够进行检查，增删，拖拽以及改写操作，借助此步骤先确定“每页所讲内容”，讲解和页面的职责也就明确了；确认之后按照页匹配的版式生成输出，输出可以编辑，可以导出。它内部的模板按照方向划分成若干个系列，包含封面，目录，章节过渡，内容页这类页面类别，模板的系列名称和数量会跟着产品迭代来进行调整，依据官网来确定。要是演示所针对的是乙方的方案场景的话，官网也有相应的内容的组织方式，比如客户需求，解决方案，实施计划，报价，团队介绍。

若下次要开展演示工作，建议改变一种习惯：不要问“这页要放些什么”，而是要问这页我要讲的是什么，页面所给予的是哪一部分依据”这两个要点弄明白，演示以及材料就各自有分工，不是重复去讲同一件事情。