国企汇报常用数据分析：从"报数字"到"说清楚"

汇报里运用数据，此事本身无门槛，数字自系统中导出，往页面处一放即可。但是借助数据阐释问题，却是另外一回事儿。

两者的不同之处在于什么？举一个常见的情况：材料上面写着某项指标相比下降了一些，随后翻开页面进入下一个部分。当读者看到该数字时，会自但是然地产生两个疑问：为何会降低？接下来该如何应对？若材料未对此两个问题予以回应，此数字便会被搁置。

这篇所阐述的是如何运用数据的判断力，其关键在于一条从“发现”到“落地”的流程。

一、三个层次，多数材料停在第一层

数据解析这件事情，可以划分成三个逐步推进的层级。

第一层，察觉到异常状况。数字与预期存在差异，或者与上期相比有明显变动，此为最基本的层面，也是大部分材料停留之处。

第二层，阐释结果。这一变动在财务层面所蕴含的意义是什么。比如某一项成本升高对利润产生的影响程度；某一类收入降低对总体的拖累程度。

第三层，对动因进行解析。追问它为何会出现，是业务量的变化，价格的变动还是某一个环节效率的改变。这一层需要落实到具体业务操作之中。

三个层次的关系是递进的：**发现异常是起点，解释结果是中间，拆解动因是关键。**

大多数材料仅仅进行了第一层的操作。原因难以理解— —察觉异常是最为简单的，数字处于那里；而解析动因需要另外进行分析操作。但是第三层才是读者实际需要的部分。因为唯有明了动因，方能知道该动之所在。

所以判断一份材料的数据有没有用到位，有一个简单的标准：**如果某个数字旁边没有"为什么"，那这个数字大概还没分析完。**

二、怎么从第一层走到第三层

从“发现”到“动因”，存在两种常用的办法。

**方法一，沿着业务链路往前找。**

指标的改变一般不是相互孤立的，其背后存在一条业务的链条。比如某一项收入降低了，可以依照它往上游去看：客户的数量变多，单笔的规模变大，还是转化的环节出现问题。

链路上每一环都可以拆开看，找出变化最大的那一环。**找到变化最大的那一环，往往就找到了动因所在。**

此方法的长处在于它不依靠复杂的模型，只是把业务流程分解成为若干个环节，一个一个地进行核对。并且由于对应真实的业务行为，结论能够直接转化成为行动。

**方法二，把重大动作和业绩变化放在同一条时间线上。**

这一年有哪些重大举措，例如投放，调整，新政策，以及在什么时候开展的，后续业绩的变化情况。有了这一条时间线之后，就能够知道某一个变动和哪一个动作相互关联。

此方法存在局限性，其仅能体现相关性，无法直接证实因果，原因在于同一时期可能存在其他因素发挥作用。因此运用时需留出余地：阐述“此段时间所发生的情况”，而非断言“由该因素造成的”

两种方式可以协同运用：先通过链路分析来缩小范围并且用时间线去印证。

三、图表要按表达任务选

数据获取到之后，存在一个呈现的问题。此环节常常被忽视，但是它直接关系到读者能否理解。

图表选择有一个基本原则：**按要表达的意思选，而不是按好看选。**

具体对应关系大致是这样：

需展现趋势，借助折线图可呈现走向。

为了呈现高度差异，需运用柱状图进行对比。

需要呈现出构成的情况，例如使用饼图或者堆叠图，这是为了呈现各个部分所占的比例。

为了展现关联，可运用散点图来呈现两个变量间的关联情况。

常见的缺陷是：所有的数据都采用同一个图形。比如想要阐述趋势，却使用柱状图，这样读者得多走一步才能够知道走向；想要说明构成却只给几个并列数字。

图表并非是装饰，而是表达途径的拓展。因此在选取图表之前，需先询问：此页我期望读者看到的是趋势，对比以及构成？答案出现之后，图也就确定了。

四、材料怎么组织

把上面的思路落到材料上，可以分四段：

第一段是总体的情况。给出主要的指标的呈现情况，让读者首先有整体的定位。此段可简洁明了，重点在于使读者知道“哪些事情值得去探究”

第二段，关于异常的阐释。挑选出变化最为明显且最为需要留意的两三个指标，逐一进行阐述。此段所对应的是“发现异常”以及“解释结果”

第三段，关于动因的解析。阐述这些变动背后所蕴含的业务方面的原因。这是整个材料最具价值的地方，在篇幅方面得给予充分。

第四段是结论以及行动。依据动因阐述下一步要去做什么，期望改进到什么样的程度。

有一个有关篇幅的提议：第一段能够短，后面的三段不能够省。因为读者在查看数据资料的时候，关注的不是“出现了什么情况”，而是“为什么会出现的状况，接下来要怎么做”

关于材料如何落地的情况，二狗 PPT有“输入内容，生成大纲再生成PPT”这三个步骤：把内容交流（有现成文档能够直接上传，也能够粘贴文字的），之后生成卡片式结构化的大纲，能够检查，增删，拖拽以及改写操作，确认之后按照页匹配的版式生成，进而输出可以编辑，可以导出。它里面的模板按照方向划分成为若干个系列，包含封面，目录，章节过渡，内容页这类页面的类型；模板体系的命名及数量会因产品迭代而有所调整，具体情况以官网为依据。若数据已整理于表格内，它具备智能图表的功能：上传的表格文件会以自然语言阐述想要观看的趋势，对比或者占比，进而可生成折线，柱状图或者饼图并且导出。要是材料里有业务链路走向的需求，它还有智能的架构图的工具，能够用自然的语言来生成流程的图或者链路的图。

五、两个提醒

首先需要提醒的是，数据的口径需要统一并且加以注明。数据这类材料最易出现问题的部分就在于口径。同一指标不同部门以及不同系统统计范围或许存在差异；若在同一材料中混用，则会前后不匹配。稳妥的办法是全篇采用统一的口径，标注统计的时间以及数据的来源，对于口径有调整的要进行说明。

第二个需要提醒的是，数据的密级得在动手之前进行判断。经营数据一般是属于内部的信息，有哪些可以去写，哪些需要处理，得在准备的阶段厘清。涉密、敏感的材料不要上传到在线工具处理，这一步要在动手前判断；工具所生成的为初稿，在正式使用之前的核算与复核仍需自行把控。

若你手中存在一份数据资料，建议开展一项检查操作：在材料中每一个数字的旁边询问“它究竟是如何的”要是答不上来那就还差那最后一层，而这一层往往是读者最为想要的东西。