Excel数据太多，怎么变成PPT上几张能看的图？

数据的可视化经常是众多职场PPT制作时的难点所在。你手边所拥有的Excel表格说不定会有十几列、好几百行。每一个字段都很关键，每一个指标都不舍得把它给删掉。可要是把所有的内容全都往PPT里面塞的话，那就会出现密密麻麻的数字表格，观众压根就弄不明白重点到底是在什么地方。

数据从Excel往PPT进行转换，这实际上就是信息的压缩以及视觉方面的翻译工作。你需要去做三件事情，分别是筛选、归类以及表达。

第一步：一页PPT只回答一个问题

Excel可以同时承载很多维度的数据，一页PPT不行。做PPT数据页之前，先问自己一个具体的问题：这一页我想让观众看到什么结论？是「A产品增长最快」还是「区域明显不均衡」还是「费用率连续上升」？

问题的答案将会决定你去选取哪些个数据、采用什么样的图表。要是得出的结论是A产品增长最为迅速，那么这张图的数据便仅仅围绕着产品维度来展开，其他维度的数据就放置到别的页面或者直接不进行放置。可别因为在Excel里面有10个Sheet（工作表），就觉得在PPT里就一定要有10页的数据。

第二步：根据数据关系选图表

选图表的时候仅有一个准则：图表的类型得跟数据之间的关系相互匹配。要是看趋势方面的变化那就使用折线图，要是进行类别之间的对比那就采用柱状图，要是展示构成以及占比那运用饼图或者环形图，要是分析转化的过程那运用漏斗图。有很多人挑选图表的时候只看“好不好看”，这可是不对的，形式得要为信息的传达来服务，不能够把主次的位置给弄颠倒了。

存在一种常见的错误观念，那就是在一页PPT之中放置过多的图表。要是你的数据真的需要从多个角度来进行交叉分析，那么把它分成好几页，每一页将一个角度的内容讲解明白，不要把三张图硬挤在一页上，使得字体过小以至于后排的人根本就看不见。

第三步：用工具帮你挑数据和选图

以往从Excel当中获取数据来制作图表然后放到PPT里的时候，需要在Excel里面手动去选择数据，插入图表，对格式进行调整，再复制到PPT当中，重新去进行对齐。仅仅图表那一部分的流程，就需要花费半个多小时的时间。

当下存在着众多的AI PPT工具，这些工具可以直接把Excel文件进行上传。你运用自然语言去描述你想要看的图，例如“产品A和产品B的月度销售趋势对比”，系统便会自动挑选对应的的数据列，然后生成折线图。你还能够在折线图、柱状图、饼图之间进行一键的切换，去看看哪一种表达是最为清晰的。生成出来的图表能够直接导出PNG或者SVG并且嵌入到PPT当中，不再需要像在Excel里面那样去进行手工的操作 。

数据图表的最终极的目标并非是去炫耀技巧，而是要让观众可以在3秒钟以内就弄明白你所想要表达的结论。要是你的图表得让观众盯着看10秒钟才能够弄清楚其中的意思，那就是表达方式选取得不合适，得换一个角度重新去进行。