工作概述怎么写PPT：它是地图，不是摘要

在撰写工作方面的总结或者述职材料的时候，“工作概述”常常是首要的部分。有不少人在写到这里之后，会自但是然地把它当作“提前说一说”— —把后续要讲述的内容缩成好几行，放到开头。

结果这一部分阅读起来颇为不顺畅：既不像是结论（因后续还会进行展开），也不是背景（因太过概括），如同把材料重新进行了一次。

问题就在于，工作概述所定位的并非是摘要，而是地图。摘要的功能在于压缩内容；地图的功用在于标注位置；它需要读者在向下查看之前，首先知道“这一期主线是何种，划分成几块，整体处于何种位置”

本文所阐述的就是此类定位以及如何把它进行书写。

一、先分清"概述"和"摘要"的区别

将这两个词合在一起进行对比，区分就明显了。

摘要是对内容进行压缩的一种形式。它把后续的每一个部分都提出来，去追求“看完摘要之后就不用去看正文”

地图是关于结构以及位置的阐释。它并非追求涵盖所有，而是去回应三个方面的问题：

主线到底是什么，这段时间里最为关键的一件事情或者一条主要的线索。

把工作划分成若干个部分，分别从哪些个层面来开展。

整体处于什么样的位置— —推进是顺利的，还是存在明显的缺口；收尾是刚刚开始的。

当三个问题解答完毕之后，读者心中便有了一幅图。随后的每一个部分，都在给这幅图填写细节。

摘要为何不能被写成摘要，原因在于摘要会对重点进行稀释。后续十项工作分别提及，读者所看到的十个并列条目，却抓不住哪一个是关键之处。地图会告知你主线在何处读者便知道该重关注的内容。

二、写之前先定下主线

工作的概述写得不好，大多不是文笔方面的事情，而是主线还没有确定好。

若一年之中工作存在十项，将十项并列进行概述，所得到的必定是一份流水账。若首先确定一条主线，例如“这一年重点在于完善某一方面的功能”，十项工作便会自动划分为“支撑主线者”与“日常推进者”这两类，从而使概述具备层次。

主线的书写形式一般是此类构造：围绕的目标，所做的事情，当下达到的程度。

围绕某一项关键任务，已经完成了若干阶段，当下处于什么样的位置。

针对某一长期出现的问题，所采取的措施以及问题缓解的程度。

承担了某一项新的任务，从什么样的状态变成了什么状况。

存在一个检验的准则：若这一主线被说出，听众会去追问，那就意味它是具有效力的。因为它所代表的是真实的判定，并非是一句空洞的话语。

三、三种常用的组织方式

主线确定之后概述如何展开？存在三种常用的方式，按照材料性质来选择。

**方式一：按主线展开。**

适用于具有清晰重点任务的材料。其结构为：主线是何种情况，围绕主线开展了哪些阶段，当下处于何种位置。

此写法的优势在于重突出核心，读者能够一眼察觉到核心所在。但是若此年任务较为分散，硬性套用一条主线则会显得过于牵强。

**方式二：按板块展开。**

适用于工作覆盖范围较广的材料。此阶段的工作可划分为若干层面，各层面各自处于何种状态。

此写法具有覆盖面清晰的优点，读者能够知道材料之后会讲述哪些方面的内容。需要留意的是板块不可以超过四个— —超过了四个，如果读者记住了，概述就没有了“给地图”的功能。

**方式三：按时间展开。**

适用于阶段性较为明显的材料，例如分若干个阶段开展的项目。其结构为：前期进行了什么操作→中期开展了哪些行动→当下处于何种阶段。

此写法适用于时间节点清晰的情境。但是若各阶段间无明显界限，运用时间线则显得生硬无章。

三种方式能够相互结合。举例而言先给出一条主线并在主线下面划分若干板块。这种既有重点又有结构的。

四、概述里该有什么、不该有什么

**该有的：**

一句总体的判断。此乃概述的核心，亦为读者最欲先知之事。

围绕判断所开展的主要层面。一到四个关键支撑点。

必要背景。要是这一期存在特殊条件比如任务量的变化以及外部环境的变动，一句话来进行交代。但不要开展。

**不该有的：**

具体的流程方面的细节情况。这些包含在后面的各个部分之中。

大段数据的罗列。概述里面放一两个重要的数字就可以了，其余留在正文里面。

没有依托的形容性词汇。比如“取得了明显成果”“达成了全方位提升”这一类表述，若不阐述其体现在何处，就等于没有说明。

以及后续需要重复的相关内容。若概述中的某句话在后续会被完整地讲述，那么在概述内就应仅保留结论的部分，将细节予以去除。

五、几个常见问题

问题一：撰写时间的流水账。按照月份的顺序罗列已完成的事情。改法就是把同类事情归并，按照板块或者主线重新进行组织。

**问题二：只有概括没有判断。** 通篇是"扎实推进""稳步提升"这类表述，但不说明具体到了什么程度。**改法是每写一个概括词，就补一个能说明它的具体表现。**

**问题三：把最要紧的事放在最后。** 有些材料把重点留在后面详细讲，概述里反而不提。但概述的作用恰恰是把重点先标出来，**如果最要紧的事在概述里没出现，读者的注意力就没有落点。**

**问题四：篇幅失控。** 概述写了两页，几乎把后面的内容都提前讲了。这种材料的问题不是概述太长，而是正文没有增量。**概述建议控制在一到两页，它的任务是给地图，不是把地图上的每个地方都描述一遍。**

六、材料怎么组织

若整个材料依照“概述，分述，结论”这三个部分来排列，概述部分的位置就会清晰明了：

第一段概述：总体的判断以及一到四个的支撑点。使读者了解全貌。

第二段（进行阐述）：一个一个地展开支撑的地方。每一个部分之中再按照“做了什么，产生什么样的变化”来进行组织。

第三段结论：阐述下一步的计划以及需要阐述的事项。

如此一来概述与分述的职责是：概述用于判定，分述则用于依据。二者不存在重复情况。

关于材料的落地情况，二狗 PPT具有“输入内容，生成大纲以及生成PPT”这三个步骤：将内容交付给现成文档，可直接上传文字或者只给主题，第二步所生成的是卡片式结构化的大纲，能够检查，增删，拖拽以及改写— —使用这一步能够单独对概述部分分量调整：要是概述卡片过多，表明它占据了后续内容篇幅，就可以直接删除；确认之后按照页匹配的版式进行生成输出，输出可以编辑，可以导出。它内部的模板按照方向划分成若干个系列，包含封面，目录，章节过渡，内容页这类页面类别，模板的系列名称和数量会跟产品迭代进行调整，依据官网来确定。要是概述当中有需要展现整体趋势的数据的话，它还具备智能图表的功能，把表格上传之后用自然的语言去描述想要看到的趋势或者对比就可以生成图表然后导出。

七、两个提醒

第一个提示是概述最后进行撰写。尽管它处于材料的最前面位置，但是建议在后续所有内容都完成定稿后，再重新撰写概述。概述是“给地图”，得先厘清地图上面有着什么，才能够画出这幅图。先去写概述，常常会写得偏。

第二个提示，涉及到内部信息需要进行处理。概述中常提及重点任务，关键数据以及内部事宜，哪些可写哪些需要开展泛化处理等情况，需在预备阶段进行判断。涉密、敏感的材料不要上传到在线工具处理，这一步要在动手前判断；工具所生成的为初稿，在正式使用之前核对仍需自行把控。

要是你下次去写材料的话，可以先尝试一个办法：把概述写好之后放到一边，过一会儿再去读，只是问一句“读完这一段，我明白这一期最为关键的是什么”。知道了这段就会合格；不晓得，问题一般出现在主线之上— —是该回去思考的时候，而不是该修改文字的地方。