如何提高PPT演示效果：效果差的环节往往不在页面

“演示效果欠佳”此类评价，一般被归类到材料层面，比如排版不够良好，配色不够美观，动画不够酷炫。于是优化的方向就转变为持续调整页面。

但是若实际进行几次演示，可发现效果欠佳的环节极少出现在页面之上。同一材料换个角度讲述，换个场合，换一种节奏，其效果或许会完全不一样。这显示出影响成效的因素，多数都在页面以外。

本文将这些因素进行解析：演示的那三个环节各自应该去做些什么。

一、演示效果由三个环节决定

一次演示可以划分成三段：准备期，现场，问答。三段各自存在一个决定成效的关键之处，并且都不是“页面是否美观”

准备期的核心在于“明确每一页所要阐述的内容”这是演示所依托的基础。要是这一层没有做好，现场再好的表现也补不上。

现场的核心在于“节奏与注意力的管理”。同样的情况，阐述得快一些慢一些，在什么地方停一下，在哪里花费多少时间，成效存在明显差异。

问答环节的关键在于“有准备”。众多人将问答视为临场的举，而实际上它乃最为可预先谋划之处。

下面分3段讲。

二、准备期：把"想清楚"变成可见的东西

准备阶段最为有效的举措并非是对页面进行更改，而是为每一页撰写一句话，即阐述该页所需阐释的内容。

此话语应当是判断，并非标签。“某项工作状况介绍”为标签；“某项指标比目标低，主要是受某些因素影响”才是判定。有了这句，你讲话的时候就存在落点；没有这句话的时候就只能够念一遍页面上面的字。

写完这一遍，会发现两件事：一是有些页面的这句话写不出来（说明这页内容还没理清，需要回去想）；二是有些页面的句子重复了（说明这两页可以合并）。**这两个发现本身就是在提高材料质量。**

准备阶段还有一项事情需要去做：去查看页面之间逻辑的连接情况。从第一页到第二页，观众是否能够跟上。常见断点为“缺少过渡”，上一页呈现完成状态，下一页阐述问题，且中间未对两者关联进行交代。若补充一两句连贯的语，现场的连贯感便会有明显差异。

三、现场：管理节奏和注意力

现场有三件事情可以抓。

首先，需把控数字的密集程度。演示中最易被忽视的是数字，即讲者报得极快，听者难以记住。有效的办法是：给关键数字加上参照。报一个数值，并且说明它和它的比例是高还是低。有了参考，听的人就能够自动判定这个数是否好。

要是数字数量特别多，就分层：仅仅说最为关键的那几个，其他的说明“详细的数据能够在页面上看到”

第二件事情是在关键的地方进行停顿。讲完结论之后稍微停一停，给听众提供反应的空间。此停顿看似很小，但是它决定听众是“跟上你”还是“掉在后面”。特别是说到有决策或者需要支撑的地方的时候，停顿下来，效果比一口气说完要好。

第三个步骤是保持视线的交流。这一点直接关系到听众投入的程度。要是一直低头去看稿子，听众就会出现走神的情况。所以所准备好的材料得是关键词的形式，而不是那种一字一句写的念稿，看到关键就能够讲出内容的，才有余地去看听众的。只有正式表态这类需要精准措辞的场景才适合撰写全文的文稿。

四、问答：把最可能被问的提前想一遍

问答的环节是最为能够提前准备并且最少被预先准备的部分。

准备的办法比较轻松：列出最有可能被问到的两三种问题，分别写上几个回答的要点。不用写完整的答案，只要有要点就可以，因为现场的问题会发生变化，背答案就会比较僵硬。

此步骤还有一个附加的作用：它会反过来帮助你去查看材料。要是你自己觉得某一个地方或许会被追问，通常就表示那部分写的不够清晰。此刻回头补充材料，相较于现场解释更为省事。

回答的时候存在一个实用的准则：先给出结论然后再进行展开。听众所问的是特定的问题，要是先去铺垫背景然后给出答案，很容易让人丧失耐心。先讲结论然后解释依据效率是最高的。

五、关于交付格式：不同场合选不同的东西

顺带说一个容易被忽略的点：**演示用什么格式交付，要看使用环境。**

要是场合重现场视觉以及互动效果的话，网页的形式HTML或许更为合适；但是要是处于需要传阅，需要别人进行编辑，要留档并且需要复用的办公情境的时候，可编辑文件比如PPTX更加合适。选格式得先去看环境，不能只看哪一个视觉方面更好。

以二狗 PPT作为材料时，其输出具有可编辑与可导出的路径，其路径包含“输入内容，生成大纲以及生成PPT”这三个步骤：将内容交入文档，文字可进行上传，系统依据职场逻辑产生结构化卡片式的大纲，可开展检查，增删，拖拽，改写操作，确认后按页匹配的版式进行生成。其内置模板按照方向划分为若干系列，涵盖封面，目录，章节过渡，内容页这类页面的类型。这些所解决的是“材料如何制作”，但是演示效果是否良好，还得看上述所说的三个步骤。

两个提醒

首先需要提醒的是，不要依靠堆砌动画来提高效果。动画的功能是引领注意力，运用得恰当是加分的。但要是每一页都加上动效的话，注意力就会被切碎。判断的标准是这个动效能不能让观众看清页面重点的顺序？如果仅仅是“动一动比较好看”，那就可以去除掉。

第二个提示，敏感的内容得提前进行处理。演示的场景通常比材料的传阅更为公开，在屏幕上会有哪些内容需要预先进行判断。涉密、敏感的材料不要上传到在线工具处理，这一步要在动手前判断；工具所生成的为初稿，在正式使用之前，事实核对及表述分寸仍需自行把控。

如果你下次要做一个演示，建议不要一上来就改页面。先做两件更划算的事：**给每一页写一句话，想一遍最可能被追问的问题。** 这两件事花不了太多时间，但它们影响的正是演示效果里最关键的那部分。如何提高PPT演示效果，说到底是三段的配合——**准备期想清楚，现场管好节奏，问答有备而来。**