库存盘点分析PPT：盘点的价值在差异，不在总数

做完一回库存盘点之后，材料当中常常是这样写的：这一期盘点总的数量，总的金额，覆盖的库位，盘点的准确率。

这些数字都对，但读完之后，管理者最想知道的那个问题没有被回答：**账实为什么有差？差在哪？**

**盘点的意义从来不是"清点总数"——那是盘点动作。真正要交付的是"差异及其原因"。**

这篇讲解这类分析资料该如何进行组织。

一、先分清三个层次

库存进行盘点解析，内容按照三层进行推进。

**第一层：盘了什么、结果如何。**

范围、时间、方法、总体结果。**这是交代，一两页足够。**

**第二层：差异在哪。**

哪些品类、哪些库位、哪些批次存在账实不符，差异方向和幅度如何。**这是分析的主体。**

**第三层：为什么差、怎么改。**

原因拆解 + 改进措施。**这是价值所在。**

大多数材料仅仅处于第一层的状态。因为首层最为简便，数字能够直接由系统导出；第2三层得真实地去查、去思索。

判断某一盘点分析是否良好，存在一个简单准则：读完后能否说出“问题聚焦于何处”。若无法表述，则意味其仅为统计，并非分析。

二、差异怎么写才有信息量

**不要只报"准确率多少"。**

当准确率处于较高水平时，它体现整体情况；但是一旦要查看问题在何处，总体的百分比便无任何引导作用，因为你不能从中知道应该去查找哪一库位。

**建议按三个维度拆开看差异：**

**维度一：按品类。**

有哪些品类存在差异集中的情况。通常存在明显不均衡状况，仅有少数品类带来了大部分的差异。

**维度二：按库位或区域。**

差异是否集中在某些区域。**如果是，往往指向作业流程或人员操作的问题。**

**维度三：按差异方向。**

盘盈与盘亏需分开看待。

**这一点很关键：盘盈和盘亏的成因往往完全不同。**

**盘亏常见于：收发漏记、错发、损耗未登记、存放混乱导致找不到。**

**盘盈常见于：入库重复记录、退货未冲销、计量单位换算错误、历史遗留未清理。**

**如果把盘盈盘亏合在一起算"差异率"，两类不同的病因就被混成了一种。**

三、原因怎么拆

**原因分析要避免两个极端：一个是"管理不到位"，一个是列十几条原因。**

**第一种等于没说；第二种说明没有取舍。**

**有效的做法是按"可控性"分层：**

**第一层，可以马上改的。**

比如记录不同步、单据流转慢、标识不清。**这类是流程问题，改动作就能改善。**

**第二层，需要投入才能改的。**

比如库位不足导致混放、系统不支持批次管理、设备老旧。**这类要资源，得排优先级。**

**第三层，外部或客观因素。**

比如计量本身的误差、供应商短装、季节性波动。**这类要管理预期，不是"整改"。**

**三层分开，读者就知道"哪些是我回去就能做的、哪些要申请、哪些只能接受"。**

**混在一起，就变成了一堆理由。**

四、图表怎么选

对数据图表进行盘点，按照要表述的意思来选择。

查看差异所聚焦之处：借助柱状图或者帕累托图，能够清晰察觉到“少数几种品类占据主导地位”。

查看不同的结构：盘盈和盘亏的组成，使用堆叠的柱状图或者饼图。

查看时间的走向：连续几回盘点的不同变化，使用折线图来呈现。

查看区域的分布情况：若要和库位相对应，使用示意图以及热力标注的方式。

一个常见的失误是通篇都使用表格。盘点数据本身是适合表格的，但是表格适合核对具体的数字，不适合看出规律。正文之中应当放出能够看到规律的图片，明细的表格放置附件。

五、几个常见问题

**问题一：只报准确率，不说差异分布。**

准确率乃是结论，并非是分析。读者需知道“该整改之处”。

**问题二：盘盈盘亏混算。**

**两类的成因不同，合并之后无法对症。**

**问题三：原因写得太笼统。**

“人员的责任心不够强”“制度的执行不够到位”这类表述不能够转化成为动作。

**问题四：措施和原因脱节。**

前面说差异集中在某区域，措施里却写"加强全库管理"。**措施要能被前面的原因指认。**

**问题五：不提盘点本身的质量。**

盘点结果是否可信，由盘点过程所决定，包括是否盲盘，是否复盘以及差异是否得到复核确认等方面。

要是盘点过程自身比较粗糙，“准确率”这个数值就没有什么价值。在材料当中需要进行说明。

**问题六：没有和上次对比。**

单次进行盘点存在差异，这表明不存在趋势。要是上次也进行过盘点，对比能够知道改进的地方。

六、结构怎么排

**建议四段：**

**第一段：盘点概况。** 范围、时间、方法、总体结果。**一页。**

**第二段：差异分布。** 按品类、库位、方向拆开。**两到三页，配图。**

**第三段：原因拆解。** 按可控性分三层。**两到三页。**

**第四段：改进措施。** 对应原因逐条给动作、责任、时间。**一到两页。**

在篇幅方面，第二到三段是主要的部分。要是材料的一半在讲“我们盘了哪些东西”，重心就会偏离。

七、材料怎么落地

内容确定之后，展现上存在几件事情。

图要清晰。对数据进行盘点的图，重点在于标注“差异集中的地方”，例如于柱状图中将前几项以不同颜色进行标注，或直接加上标注。

表格放置明细。具体物料级存在差异，放置在附件或者最后几页，正文里仅仅放置汇总。

标题进行判断。“盘点结果进行汇总”是栏目名称；“差异集中于三个品类”，主要是因为入库记录存在不同步”才是判定。

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盘点数据一般已经存在于表格之中，其智能图表的能力较为便捷：在上传了表格文件之后，借助自然语言来描述想要看到的对比，占比或者趋势，能够产生柱状图，饼图或者折线图并且导出。依据表达任务进行选图操作，例如查看集中度使用排序柱的图，查看结构使用堆叠的图以及查看趋势使用折线的图。

它内部的模板按照方向划分成若干个系列，包含封面，目录，章节过渡，内容页这类页面的类型；模板系列具体的名称以及数量会跟着产品迭代来进行调整，在使用之前以官网那个模板库的页面为准。

八、两个提醒

首先需要提醒的是，数据的口径需要统一并予以阐释。盘点金额包含成本价，售价，是否存在在途以及是否含有不良品等，由于口径存在差异，结果呈现出明显的差异。材料里得说明。

第二个提示，关于经营数据需要判定密级。库存数据通常涉及成本，供应商，经营情况，对于哪些可对外，哪些是内部资料需要提前予以确认。涉密、敏感的材料不要上传到在线工具处理，这一步要在动手前判断；工具所生成的为初稿，在正式使用之前核对仍需自行把控。

如果你手上有一份盘点分析，建议做一个检查：**把材料里的"措施"逐条往前找，看它对应哪个原因。** 对应不上的，说明那一部分还没想透——**而盘点最有价值的产出，恰恰是这部分。**