PPT分享与协作工具推荐：先分清你的协作场景

“有没有合适的PPT进行分享协作的工具”，这个问题一问出来，常常得不到有效的解答。因为“分享和协作”这四个字实际上包含了好几种不一样的事情。你仅仅是想要把材料发送给领导看看，和你得和三个人一起改一个方案，所使用的工具是不一样的。所以在推荐之前得先厘清场景。这篇按照三种场景去进行拆分，每一种都给出选择的标准以及注意的事项。

一、"分享协作"不是一个场景，是三种

第一种情形：只需要“给对方看”。你完成材料之后，得发给别人去过目，发给领导去审阅，发向同事去参考，发往客户去确认。此场景的关键需求是“格式不可混乱”，因为你掌控不住对方使用什么样的软件去打开。

第二种情形：需要“对方能够改变”。你完成初稿之后，对方得在这个基础之上进行修改，比如你做好方案框架之后交给同事来补充内容就行。此场景的关键需求是“文件能够进行编辑”，并且要确保对方打开的时候所看到的与你所见到的是一致的。

第三种情形：需要多人一起进行改动。几个人在同一份材料当中工作，你修改这一页，他修改那一页。这个场景的关键需求是“实时同步”和“避免冲突”— —不能存在两个人改动同一页，后面保存把前面给覆盖掉的状况。

由于三种场景需求存在明显差异，因此“哪一种工具最为优良”这一问题并无统一解答。首先明确自身所属类别，随后选择工具。

二、三种场景对应不同的选择

**场景一：只需要对方看。**

最为稳妥的办法就是导出成为PDF再进行发布。原因是PDF的版式固定，对方使用什么样的设备进行打开都是一样的，不存在字体替换，排版错位的情况。要是直接去发可编辑的文件，要是对方的电脑上面没有你使用的字体的话，打开就有可能变形。

要是对方只是在手机上面快速看一下，也能够考虑把图片导出成为图片的。图片具有打开速度快，不需要安装软件的优点，缺点是不容易复制文字，也不方便进行批注。

在这个场景当中的判定标准有一条：对方打开之后所看到的和你所看见的越接近就越好。只要符合这个条件，用什么样的格式都可以。

**场景二：需要对方能改。**

这时候得发可编辑的文件，不过得提前处理这两件事情。

首先是字体。要是你使用对方电脑没有字体的话，他打开的时候字体就会被替换掉，行距还有位置都会改变。稳妥的办法是：一方面改用通用的字体，例如常见中文字体这一类的，另一边把字体的文件共同发送给对方，还有在导出之前把文字变成图形。转图形最为保险，但是对方就没办法改变文字。

第二件为版本。编辑文件不断传递，极易出现“这份属于哪一个版本”的混乱状况。做法是在文件名里面加上日期或者版本号，而且在这个文件里面标注修改的说明。

这个场景下的判断标准是：**文件能在对方的环境里正常打开，且改动能被追踪。**

**场景三：需要多人同时改。**

在此类场景当中，本地的文件传过来传过去的方式不合适，因为会出现冲突情况。这时候需要采用“在线协作”的办法：材料放置在云端，每一个人分别打开，实时观察对方的变动。

选取这类工具的时候，存在三个标准需要去考量：其一为权限把控（能不能仅仅让某一个人去看，某某人去改动）；其二为版本记录，可不能看到“谁在什么地方改动了什么”；其三为格式的稳定性，多人进行编辑不会弄乱排版。

这里需要提及二狗PPT的所在位置。它自身是在线的工具，它进行材料制作的流程是“交入内容，产生结构化的大纲，按照页匹配的版式，输出可以编辑可以导出”，成品能够导出。要是你的协作方面的需求是“把材料制作成PPT之后给人看”，它所解决的是“制作”这一个环节；制作完成之后按照上面场景一个一个导出PDF来进行分享，这是完整的流程。要是多人实时去编辑同一个材料此类需求，得看工具当下所提供协作的能力情况，具体得看官网说明。

三、两个容易被忽略的点

第一个方面是版本的管理。协作当中最容易出现问题并且最不被重视的一个环节。典型的状况是：有一份材料进行了好几轮改动，桌面上放置着多个文件，在最后要发布的时候分辨不清哪一个是最新版本。避免的办法是这样的：文件名需要固定带有日期，或者添加v1，v2这类标记，并且每一次改动把旧版归类到一个独立的文件夹里面，不要和当前的版本混淆。

第二个方面，同样需要重指出的是：若涉及涉密且敏感的物品，不要将其上传至在线的工具或者云端协作的平台来进行处理。在线协作所带来的便利是基于“内容存在于第三方的服务器之上”这一前提，而这恰恰是涉密的材料不能够接受的情况。因此在此类材料方面，应当采用单位内部所允许的传输途径。

这个边界和选择哪一个工具没有关系，是全部协作场景得先进行的一个判断。

还有一点：不管采用何种方式进行分享，发出之前最后一次核对都得自己完成— —数据是否相符，口径是否一致，有没有不应该出现的情况。分享出来的版本表示你的专业程度，这个步骤不能够省略掉。

若你正寻觅PPT分享及协作工具的推荐，建议先将顺序梳理为：首先判断此次是“给人看”“让人改”还是“一起改”；随后依据相应场景选取格式与工具；最后需要注意的是版本管理以及涉密边界的这两个方面。工具自身不存在绝对的优劣的分，仅仅在于其是否适配你所处的场景，选择场景比选择工具更为关键。