向上汇报的核心不是展示辛苦，是提供确定性

很多人对向上汇报的理解，就是"把 PPT 做得漂亮、把自己做的工作展示出来"。于是花大量时间排版、加动画、堆数据，汇报的时候讲得口干舌燥，领导听完只问了一句"所以现在项目到底怎么样了？"

那问题究竟出在什么地方？就出在你把汇报弄成了展示。但是领导需要的是确定性。向上进行汇报的关键之处，根本就不是去展示你有多么劳累多么辛苦相关的，而是应该及时地把进度、风险、判断还有能够执行的选项提供给领导，以便降低领导在信息方面的不确定性以及决策的成本。你给予了确定性，领导才会给予你更为稳定的授权以及空间。

汇报不是展示辛苦，是降低不确定性

先想一个问题：领导为什么需要听汇报？

领导对于这个项目的了解程度比不上你。他不晓得你每一天都在做些什么事情、遭遇到什么样的问题、项目推进到了什么样的程度。存在这样的信息不对称的情况，就会让领导感觉到不可把控。不可把控就会让领导增多问、检查还有过程方面的干预。你越是不主动去同步相关情况，领导就越是得主动过来问。

那么进行汇报的核心之处在于消除信息方面的不对称状况。你必须主动地跟领导去说项目当下处于什么样的情况、已经取得了什么样的结果、存在着哪些方面的风险、接下来要去做些什么事情。如此一来领导对于信息的不确定程度就会降低，他也就不需要反反复复地来进行问了。汇报并不是为了去展示自己的辛苦劳累，而是要让领导感觉到这件事情是能够被把控住的。

一次好的汇报，让领导快速回答六个问题

一回优良的向上级进行汇报，得叫接受信息的人可以迅速解答六个方面的问题。

当下事情处于如何的情形？已经有了什么样的结果？存在着哪些重要的风险？问题是因为什么而产生的？有哪些可供选择的方案？汇报者建议采用哪一个方案？将这六个问题回答清楚，领导便能够进行判断以及做出决策。要是回答得不清楚，领导就会进行追问，追问得多了，汇报就变成了审问。

那在开展准备汇报相关事宜的时候，首先得拿这六个问题去梳理自身所具备的内容。要是存在那么一两个问题是无法回答得出来的话，那就也就意味着你的汇报还没有处于准备妥当的状态。

三种叙述方法，按场景选

向上进行汇报的相关内容，存在着三种可供用来组织的叙述方式，需要依据具体的场景来进行选取。

第一种乃是时间方面的叙述，比较适宜项目进度的同步开展。其结构为过去存在何种状况→当下处于什么样的状态→未来预计会如何发展→下一个节点打算做些什么。第二种属于因果方面的叙述，适宜用于解释偏差或者进行方案的选择。结构是现象→关键的原因→可供选择的方案→各个方案的收益以及风险→所推荐的方案以及理由。第三种为结构方面的叙述，适宜在信息众多需要进行分类说明的场景之中。比如说按照能力水平和工作意愿这两个维度把下属进行分类，然后分别去匹配不同的管理方式。

三种方法的关键之处，便是使得信息具备结构、拥有逻辑，而不只是将一堆事实进行毫无章法的堆砌。要是选好了叙述的方法，那么汇报也就成功了一半。

把问题转化为选择题，别抛开放式难题

需要领导决策的时候，最忌讳的做法是抛出一个开放式难题："这个项目遇到问题了，领导你看怎么办？"

领导并非是你的项目经理，他可没有你那么清楚很多细节。你要是抛个开放式的难题给他，他就得从头开始分析，这样决策的成本可是很高的。那更有效的办法就是：把必要的分析给做完，提供两到三个在现实中可行的选项，而且还得明确自己的建议。每一个选项都得把收益、成本、风险还有前提写清楚，还有推荐的理由也得有。

将问题转化成为选择题，这并非是替领导来做出决定，而是为了降低他的决策成本。不过需要留意：要是信息不充足或者风险比较重大的话，那就得老老实实地说需要进一步去调查，可不能为了显得全面就搞出虚假的方案来。

信任来自长期可验证的交付

最后存在一个容易被人们所忽略的点，那就是信任并不是借助一次看起来还不错的汇报就能够建立起来的。信任是来源于长时间里能够得到验证的交付方面的记录以及信息的透明的程度。

可靠地进行交付、及时地进行预警、兑现所做出的承诺，这类举动会使得信任账户的余额持续地往上涨。隐瞒风险、频繁地出现失误、承诺无法兑现，那就会消耗掉信任。当你那稳定的记录足够多的时候，领导一般就不需要反反复复地去确认每一个细节。当信息长时间缺失或者结果反复地失去控制时，检查和干预就会增多起来。

信任可不是仅仅借助表达的那种技巧就可以获取到的，它是从你一回回说到并且做到那地方而来的。汇报的那个技巧能够让事情显得更加好看，可是真正让人感觉可靠的，是你一直稳定地去进行交付。

回到最开始所说的那句话。向上进行汇报的核心之处并非是去展示自己有多么辛苦，而是要去提供那种确定性。用那么六个问题来对内容进行检查。按照不同的场景来选取叙述的方法。把决策方面的问题转化成为选择题。然后再借助长期稳定的交付来累积信任。做到了这些个，你的汇报那就不再是那种展示性质的，而是变成管理。你在做向上汇报 PPT 的时候也是同样的道理。可别放上一页本周工作内容的列表。得放上项目的状态、关键的结果、风险、下一步的看板的。二狗 PPT 能够帮你把项目的缩影、进度条、风险清单这些个页面排列成一眼就能看清楚的汇报页。不过项目状态是绿还是黄、风险需不需要升级、建议选择哪一个方案，那可是你的管理方面的判断。工具只是帮你把汇报排列清楚，而提供确定性的那番功夫，是在你自己身上。