国企年度总结与汇报技巧：跨度一年，材料该怎么组织

年度总结和日常汇报看起来是同一类事——都是讲工作。但真正写过一整年总结的人会知道，它们有一个根本区别：**时间的跨度不一样。**

近期日常汇报呈现出素材新鲜，口径单一且判断简便的状况。由于年度总结需涵盖整年，因此三个平常不突出的问题便会集中出现：素材过多口径可能发生变化，仅仅看某一个数字毫无意义。

这篇按照三个问题来讲，每一个都配上相应的处理方法。

问题一：素材量巨大，不可能都讲

一年之中，手中会有许多素材，比如每项任务，每次协调，每份交付。若按照“做过什么便讲什么”的顺序进行组织，则材料篇幅会失去控制，重点也将会被湮没。

**处理办法：先定主线，再往里填。**

年度进行总结的首要任务不是梳理资料，而是明确这一年最为想要阐述的是什么— —比如说某一项技能达到了一定程度，某一个长期的问题得到了缓解，结构出现了某一种变化。

这句话定下来之后，素材的取舍就有了标准：**支撑这句话的留下，不支撑的放进附件或略过。**

存在一个判定标准颇为实用的情况：若某件事物从材料中删除，主结论是否会受到影响？会受影响者必须予以阐释，不会被影响的可简化。如此一番筛子过后，材料便从几十项变为几项。

再补充一句，剩下的那几项并非是平均的用力。最能支撑主线那一两项已经阐述完毕，其余简要交代如下。年度总结里篇幅的分配应该不均匀— —这才是你有判断的。

问题二：一年的口径可能变过

此乃年度材料独有的难处，亦为日常汇报难遇之事。

在一年当中，统计的方式，归口的部门，计算的范围都有可能出现过调整的情况。年初口径跟年末口径不一样，要是直接把各个月的数据累加起来，或者把年末数据跟年初的目标直接进行对比，结果可能是错误的。

**处理办法：先做一次口径校对，再动笔。**

具体要做三件事：

其一，确定关键指标所采用的口径是否存在变动情况。对于已有调整的情况，逐一记录调整时间以及相关内容。

二是在材料当中进行阐释。不需要进行长篇的阐释，一句“某项指标从某个月份开始口径调整成… …”前后数据的可比较性见附注。但是这一句是必须写的，因为其直接关系到读者能否进行对比。

三是尽量使用同一个口径来进行重算。要是能够按照现行的口径重新计算历史数据，那就是最好的；不可重算的，明确标注是不可比的，而非假装没有问题。

口径方面的问题得自己先厘清，不能等着读者去发现。在评审的时候被说前后不对，材料可信度就会受到影响，和主动说明相比要被动很多。

问题三：单看某个数字没有意义

在一年的时间跨度里面，单个时间点的数字不能够说明什么。某月的数据良好，或许是季节方面的因素；某季度的差异或许是一次性的事件带来的影响。

**处理办法：看趋势，不看单点。**

在年度材料当中，判断某一指标的状况，至少得有三个参考：

和年初的目标相比较— —达到了什么样的程度。

与去年同期相比，究竟是进步或者退步。

查看全年的走势情况，是一条朝着上方的线，朝着向下的线以及先高后低的线。

第三方面的参照往往是最具有信息量的。由于趋势能够区分两种全然不同的状况：其一为稳定处于某一水平，其二是前期较为靠前，后期欠缺力量。两者在全年的总量可能是一样的，但是其含义是完全不同的— —前者属于常态，而后者则表明存在待处理的情况。

呈现的途径上，能够描绘走势的尽可能描绘出来。数字配合趋势线，其信息量相较于孤立的数字要大很多。

汇报技巧：三件事

材料完成组织之后，表述方面存在三件事情需要留意。

首先，将结论置于最前面的位置。年度材料的篇幅一般较为漫长，读者无法从头到尾观看。因此开头一段需要给出整体的判断，后续的内容用于支撑这一判断。此做法有一个通用的名称— —先说明结论然后再进行依据。

其二，将“明年依据”作为起始点。年度总结具有的价值不仅在于回顾，还在于为后续提供依托。因此结尾不应仅局限于成绩罗列，而应聚焦于具体判定：哪些举措值得传承，哪些问题有待解决，明年的关键所在。

第三点，标题仅用于判断，不设置栏目。“年度工作达成情况”为栏目名称，读者阅读后不知结论；全年的任务按照计划完成，某一个项目存在明显的缺口才是判断的。把每一个标题改成后面一种写法的话，读者扫描标题就能够把握材料的骨架。

关于材料的落地情况，二狗 PPT具有“输入内容，生成大纲以及生成PPT”这三个步骤：将内容交付给现成文档，可直接上传文字或者只给主题，接生成卡片式结构化的大纲，能够进行检查，增删，拖拽以及改写— —年度材料大概有几十项，利用卡片大纲来进行取舍以及排序相较于在文档中反复搬弄段落要直观得多；确认之后按照页匹配的版式生成输出可以进行编辑，可以导出。它内部的模板按照方向划分成若干个系列，包含封面，目录，章节过渡，内容页这类页面类别；模板的系列名称和数量会跟产品迭代进行调整，依据官网来确定。若材料中存在需展现全年走向的数据，其具备智能图表功能，上传表格之后用自然话语描述想要观察的趋势或者对比，能够生成折线，柱状图或者饼图并且导出。

两个提醒

首先需要提醒的是，千万不要将年度总结当作月度汇报合订本。常见的情形是：将十二月的汇报依次进行拼接，中间添加若干段过渡的内容。这类材料的信息量颇为可观，但是却缺乏一个贯穿整个年度的判断。年度总结的价值恰在于“跨越时间观察事物”— —若仅罗列一年的跨度便白白浪费。

第二个提示，敏感的内容需要提前进行判断。年度的材料一般包含全年的经营数据，内部的事情以及人员的情况，有哪些可以去写，哪些需要处理，需要在准备的阶段去判定。涉密、敏感的材料不要上传到在线工具处理，这一步要在动手前判断；工具所生成的为初稿，在正式使用之前，数据核对与口径确认仍需自行把控。

若你手中存在一份年度资料，建议首先开展一项工作：撰写一段文字，总结这一年的关键判断。此话语一经表述，材料便具有主要脉络；要是写不出来那就意味着素材还没有看透，那是得继续分析，不是得动手去做页面。