业务工作流程ppt：流程梳理先做减法，画图是最后一步

业务流程的材料，最为常见的方式是直接进行画图。

将现有流程绘制成一幅流程图，随后召开会议探讨哪些地方可以进行优化。

多数流程的图画的是制度层面应该如何去做，而不是实际去做。看完图之后，众人仍然不清楚问题在哪里。

真正流程梳理是先进行减法然后再进行画图。

一、第一步：记录实际流程

不要按照制度文件来画，得找一线人问。

问三个方面：这件事情从你手里面进来是如何的，你做了哪些步骤，交出来的时候是如此的。

多询问几位人士，会发现：同一流程下，不同人的做法存在差异。

这些不一样的地方正好是流程当中没有被界定清楚的部分。

记录完成之后，一般会出现两种情形：其一流程自身没有问题，仅仅没有人去遵守；其二流程设计跟实际操作相脱节，众人自己找到了变通的办法。

二者的改动方式完全不一样，一旦混淆就会改变方向。

二、第二步：区分三类环节

记录完毕之后，将每一个环节划分成三个类别。

第一类是增值的环节。此步骤能够增添信息，降低风险，或者提升质量。这类留存并且得说清楚它的价值所在。

第二类是没有增值环节的。纯粹是由于历史原因所导致的：重复录入，层层审批，无效等待。这类乃优化的对象。

第三类是补救性的环节。由于之前出现问题所需要进行的：返工，复核，重新进行沟通。

三类当中，第三类是最具洞察价值的。要是流程里面存在很多补救性的环节，就表示流程自身存在设计方面的缺陷— —缺失再多也不顺畅。

三、第三步：算清每个环节的成本

梳理得把重点放在数字上面，不然改不改没办法判断。

成本分三类：

这一步需要多长时间，包含等待的时间。

几个人一起参与，各自花费的时间。

错误的成本。此步出错会引发什么后果，谁来进行补救。

时间的成本最为直观。列出每一个环节的花费时间，常常会发现总花费的时间大多是等待而非工作。

此发现自身具有价值，它表明流程的难题不在于效率，而在于衔接。

四、第四步：定优先级，不要一次改全部

梳理完一般能够罗列出一堆需要改进的地方

选取两至三个改动的地方，标准是改动成本较低，影响范围比较大。

比如某一审批从串行变为并行，两份表单进行合并，某一重复录入实现自动化等情况。

一次改得太多执行就会乱，最终哪个都没有落实。

五、第五步：才是画图

流程梳理好之后，画画就是表达的事情。

画图有几条硬规则：

方向是统一的。要么从上往下，要么往左往右，不要相互混淆。

判断的节点得有出口的标签。不可以只画菱形而不去标注条件。

异常的分支得画出来。仅仅画顺利的路径图，实际是用不了的。

跨部门的流程运用泳道图，责任界面清晰明了。

线条借助连接符，切勿手绘直线，因为直线会吸附形状锚点，当线条移动时，线会跟着移动。

六、第六步：把流程变成规则

此步骤极易被跨越，且极为关键。

规则包含：谁承担哪一步，在何种条件下能够跳过，出现问题向谁进行升级，需要多长时间进行复核。

无规则的流程图，仅为一幅图。有规则方为制度。

规则的呈现形式可为一段文字阐释，也可为责任矩阵，其横向为环节部门，纵向为部门交叉处标注主责与协同配合。

七、几个常见问题

图上很顺畅实际执行的时候到处都是变通的。

问题二是环节过多。一条流程画出三十个框子，看不到重点。建议将主流程把控在十至十五个步骤。

问题三是没有异常的分支。当遇到驳回，缺件，超时的时候图上不存在路径。

问题四是责任没有落实到岗位上。写“由某部门承担责任”，实际没有人去认领。

没有版本以及生效日期的问题五。流程会发生变化，图上不存在版本号，在执行的时候会使用错误的版本。

五项当中，第一项是最为致命的，因为它使得整个材料失去了参考的价值。

八、材料怎么落地

流程的材料图属于主体部分，文字属于说明部分。

二狗 PPT能够承接排版方面的任务：将流程说明，问题清单，优化方案梳理成文字并粘贴到文档或者上传文档之中，系统产生结构化的大纲；确定之后按照页匹配的版式进行生成，之后选择模板导出PPTX。

流程图需借助专业工具绘制后插入，不可采用形状强拼，因为判断节点存在四个方向，多条出线情况，形状拼易出现错位状况。

官网的模板库里面呈现出三个系列，通用商务单色渐变适合用于述职，方案以及通用的商务场景。工作汇报双色对比适合做工作的汇报演示。红色专题红金双色适合志愿服务，公益活动，文明实践这类庄重的场合。对材料进行流程梳理是比较合适的，底色是干净的，图区留白是足够的。模板的数量是持续变动的数据，在选取之前是以官网当下页面作为依据。

需要提及的是，工具不判定流程逻辑是否正确。环节完不完整判断穷尽责任重叠等情况，需自行或者寻求业务方核查。

九、判断标准

完成流程梳理之后，进行一次验证操作：拿新流程图向一线执行人员询问，让他按照图走一回。

走得通的说明梳理得到位；走得不通的（“这里实际并非是这样的”“这一步没有人去做”），说明所描绘的是应该的流程而不是实际的。

业务流程梳理所具有的价值，并非是画出多么美观的图，而是让实际的做法与文字规定相契合。