在PPT里做的流程图怎么画：先定逻辑，再动手

在PPT当中绘制流程图是最为常见并且容易出现返工情况的事情。

多数人边想边画，画到一半时发现漏掉了环节，就回头补上；补完之后发觉两条线相互交叉只能重新排列；重排之后又发觉空间不足，只能把字号缩小。折腾了两个小时图还是乱。

真正节省时间的办法是将“画”这一步向后推进：先在纸张或文章框中梳理逻辑，随后借助PPT展示逻辑。

一、动手前定三件事

第一件事：起始和终止。流程从什么动作开始，到什么状况结束。两端要清晰明确，不然流程就会无限延展或者没落点。

第二件是粒度。一个流程能够画出五个框，同时也可以画出十个框。粒度由决策层审视，五个关键环节已经足够；执行者审视则需细致至每一个操作。

第三件是分支。需要判断哪些地方的判断条件、每一个分支的去向。此层最易出现漏洞，原因在于人习惯首先在脑海中走正常道路，而异常状况往往难以察觉。

三件事情完成之后，你会获取到一段文字。此刻打开PPT，是填空题而非创作。

二、PPT里的工具要用对

PPT自身带有的形状以及连接符就足够了，关键在于用法。

形状包含动作、菱形、判断、圆角矩形、起止点、平行的四边形、输入输出的含义。混用就会让读者觉得含义不一样。

连接符使用“肘形连接”或者“曲线连接，不要使用直线。实际情况很真实— —肘形的连接条会自动附着到形状连接的点上面，在移动形状的时候线跟着移动，不需要重新去绘制。直线是不会的，一挪就会错位。

每个形状存在四个或更多的连接点。在画线的时候将鼠标移动到形状的边缘，会有小圆点在那里相互连接。不要手动对齐手动的线，移动的形状就会散开。

对齐：挑选多种形状，用“横向分布”或“纵向分析”，间距会自动保持相等状态。手动拖绝对不可能把准。

参考线是从标尺拖拽出来的，把同一个列的框全部对齐到这个线上。这条能够节省大量微调的时间。

三、让流程图画得清楚的六条规则

首先，方向要一致。要么从上往下，要么由左往右，不可混用。混用会使得视线回跳。

第二，防止交叉。在交叉的地方理解难点。能够通过对节点位置进行调整来避免，但是实在不能够采取跨越符号的标注方式。

其三，文字得短。每一个框把控在八个字之内。框内存在一句话，这通常意味粒度过细，应予以合并。

其四，主线需要突出。主路径可以用色彩或者线宽来标注，异常的分支使用浅色的。读者首先看见主干。

第5，编号。对复杂流程进行编号，在讨论的时候可以说“第5步存在问题”此细节于评审场合极为有用。

第六点，判定节点得有出口的标识。菱形得有清晰的出路标识，比如“通过或者退回”，没有标识的分支就是让读者去猜测。

四、几个高频错误

错误之处在于把流程图描绘成为组织架构的图。流程按照动作来进行，不是按照部门来安排。混合在一起的读者分辨不清是看责任的还是看步骤的。需要展现责任时用泳道图来呈现。

错误二是判断节点仅画出一条出路，画菱形却仅连一条线。逻辑上不存在。

错误三是起点写“开始”。起点得是具体触发的事件，例如“收到申请”，而不是那种抽象的开端。

错误四为跨页流程未进行接续标记操作。将长流程拆分为两页，需标注“接上页”“转下页”并标注相应的节点。

错误五为整张图为图片。从其他地方截取的流程图无法改动，也无法调整，若内容需改动则需重新制作。在PPT里面进行图的好处就是能够进行编辑。

五、复杂流程怎么省力

若流程图数量较多（超过十个节点），于单页绘制时会十分拥挤。

两种处理途径：其一将主流程图整合为子的图，主图仅勾勒主要环节以及子图展开的某一个环节；其二借助泳道图，依角色划分区域，横向为时间，纵向为角色。

跨部门的泳道图具有极高价值，由于责任界面清晰可辨，同一环节由多个部门操作，分布于两条泳道之中，较文字中“由某部门承担责任”更为直观。

六、工具能帮上什么

流程图弄明白之后，接下来的事情是画画排列。手工绘画最耗费时间的是反复进行对齐以及调节连线。

二狗 PPT处理的思路是先把内容厘清：用文字梳理环节，判断，分支，责任人，粘贴或者上传文档系统产生结构化的大纲；于卡片式的编辑器当中调整层级确认之后按照页匹配的版式生成PPTX。层级得先梳理清楚，页面上面的图形排列才有根据。

要是流程涉及到数据（每一个环节处理的数量，耗费的时间），可以通过智能图表去上传Excel来生成柱状的图，读者能够看出瓶颈处在哪一个方面。

需要提及的是工具并不会判定流程逻辑是否正确。分支有无穷尽，责任有无重叠，判断条件有无互斥等情况，需自行或者寻求业务方核查。

七、判断标准

流程图做完，让别人顺着图从头走到尾，途中问两个问题：如果这里出了问题，走哪条路？这一步是谁做的？

若两个问题皆能从图中寻得答案，图便符合要求。

流程图所具有的价值并非在视觉层面，而是能够让人一次明晰“这件事情如何流转，或许卡在哪里”