如何用模板制作ppt：从选到改的四步，避开三个坑

做PPT最节省时间的办法，就是使用现成的模板。可是很多人使用过后发现，节省下来的时间又用到了改格式上面。

问题并非在模板，而是在用法方面。模板是他人按照一类内容来设计，直接使用必然是水土不服的；把它当作起始点、按照自身内容来进行改进，效率才会真正得到提升。

一、第一步：先定内容，再选模板

顺序错误后面全都返工。

常见的做法是先开启模板库挑选好看的内容，挑完之后往里面填充内容。内容被模板的版式所限制：模板里面内容页存在三个要点，你就不自觉地凑成三个；若模板章节数量众多，则需多切几章节。

正确顺序是首先在纸上或者文档里面列出结构，包含几个部分，每一部分的几句话，大概几页，有没有图以及表。结构确定之后，再去查看哪一个模板能够承载该结构。

选模板的时候需要注意三件事情：页面的类型是否齐全，包含封面，目录，章节页，内容页，如果材料需要配图，字号是否足够大，投影场景正文不小于20磅。

这三条符合模板就可以使用；不符合就不能使用。

二、第二步：先换主题，再改页面

选好模板之后，首要的事情不是更改内容，而是更换主题了。

主题对于字体以及配色起到决定作用，是整个页面的基本规则。先更换主题之后所有页面就会跟着变化；先对页面进行改动之后再更换主题，之前的手动调整会被包含进去。

换主题需要做两件事情：把字体更换成自己在电脑上安装的（防止换设备之后变形），把配色调换成符合场景的。汇报这类材料提议主色不要超过两种情况，依靠明度的变化来形成层次。

有一个很容易被忽视的细节：若单位统一规定视觉规范的话，最好使用母版当中主题的字体，不要一页一页地改变字体。一页改变出来的内容，下一页别人接手的时候改不了。

三、第三步：删掉多余的，再填自己的

模板当中的样例方面的内容，大多数人是“就地进行替换”— —将样例文字替换成为自身文字。

此做法会引发麻烦，样例句子的长度与你的不同，一旦替换版面便会出现挤压或空缺的情况。

更稳妥的办法是先清除样例，只留下版式骨架标题，正文，图片，然后按照自身内容重新进行填写。填写的时候按照占位符容量来进行：写不下来就精简，也可以拆成两页的。

还有一项操作需要说清楚：模板里面多余的页码得删除掉。有很多人留存不用的样例页面，讲述的时候不慎翻过去，非常尴尬。

四、第四步：统一检查，别一页页看

填好之后，查看不要一页一页地翻，用两种办法更加快速。

首先得把缩略图都排开来看。整体的节奏是否一样，同类的页面长得是不一样的。有的页是满满的，有的则是空空的，这表明版式没有坚持下去。

第二个方法是将页面缩小到手机的大小。字号是否足够，行距是否拥挤，图里的字是否能看得清楚，在的尺寸情况下问题最为突出。

再进行一次完整的放映操作。查看是否存在错位情况，有无元素被遮蔽情况以及有无意外情况。改变模板的材质，是非常必要的。

五、三个常见的坑

首先存在字体丢失的情况。模板所使用的字体在电脑上或许不存在，打开的时候自动替换版面就乱。解决的办法是更换成系统的通用字体或者嵌入的字体。

图片版权是第二个坑。模板当中的配图大多来自图库里面，对外进行使用可能存在授权方面的问题。正式的材料可以换成自己的素材或者明确可以使用的图片。

第三方面是动画存在的残留情况。部分模板自身带有满页的动画，新手按一下就出来，节奏完完全全由自己掌控。使用之前先对动画以及切换效果进行清理。

六、不想手动改，有没有更快的路

要是想要快速获取一份能够使用的材料的话，可以分开处理内容以及版式。

二狗 PPT的途径是：粘贴已整理完毕的内容或上传文档系统生成具有结构化特征的大纲；于卡片式的编辑器中调整章节的顺序与层级确认后依页匹配的版式生成并选定模板导出PPTX。官网的模板库里面呈现出三个系列，通用商务单色渐变适合述职，方案以及通用的商务场景；工作汇报双色对比适合汇报类的演示；红色专题红金双色适合庄重的场景。模板的数量是持续变化着的数据，挑选之前得以官网当下的页面作为依据。

这条路节省了“从空白页构建结构”以及“逐页调整对齐”的时间。若单位存在固定视觉规范或者有清晰合规要求的情况，更适合使用定制的模板服务，提供一份已经使用过的基准模版，适配到系统之后，生成的时候自动套用Logo，配色以及版式方面的规范。在多人协作且有品牌需求的场景中，用这条更为稳妥。

需要明确的是工具不能够判定你的结构是否合理以及内容是否充足。生成之后还得核对：每一页有没有核心信息，标题是否写出结论，图和文是否对上。

模板的起始点并非是夸赞设计得好，而是让人顺内容去读，完全没有留意到版式情况。达成这一步骤，模板就真正节省了时间了。