多部门协作做一份 PPT，五个人怎么不打架

参与过跨部门联合汇报的人士，绝大多数都碰到过这样令人头疼的烦心事。五个部门分别弄了那么几页 PPT。等到汇总的时候就发现，市场部的页面采用的是橙色的模板，财务部的页面是蓝色的，技术部的架构图是手绘的，运营部的数据图表的格式和别的部门不一样。把它们拼凑到一起，不像是一份完整的 PPT，反倒像是五个人把自己所干的活儿交上来的感觉似的。

这并非是某一个部门的事情，这乃是流程方面的问题。一同去做一份 PPT ，其难点可不在于每一个人做不好自己那一部分的内容，而是每一个人都依照自己的方式去做自己那一部分的内容，最后就没办法拼合到一块儿。

协作 PPT 失败路径：先分着做，再合起来

跨部门来进行 PPT 的制作通常会出现这样的情形：首先由负责人先把大纲给列示出来，之后依照部门来进行页面的分配。市场部承担起第 3 页到第 5 页的相关工作，技术部负责第 6 页到第 9 页的事宜。随后各个部门各自返回去撰写内容，最终再把已经撰写好的内容进行汇总起来。

这个流程从表面听上去是合理的。但是实际上却是灾难的开端。因为每一个人都在自己的电脑上单独地去做 PPT ，完完全全不知道别人用的是什么模板、什么配色、什么字号、什么图表风格。等到要汇总的时候，那就不只是改那么几页的事儿。整份 PPT 都得重新去进行统一。字体得统一起来，颜色得统一起来，图表格式得统一起来，甚至于章节页的标题位置都不一样。汇总的那个人所面对的可不是一份简简单单的 PPT ，而是一份得把它翻译成统一语言的文件。

此问题并非是由于协同工具不怎么好，而是协同的方式从最根本的层面来讲就已经是错误的。正确的做法并非是先进行分开然后再去合并，而是先进行合并然后再去分开。

正确路径：先统一框架，再分工填充

先合后分的含义乃是如此：在有人员开始撰写内容之前，负责的人员先将整份 PPT 的骨架构建起来，确定好目录的结构、每一页的标题以及核心的观点、统一的模板和配色。之后把这个骨架分发给各个部门，各个部门便在指定的页面之中填充具体的内容。

这样去做是存在益处的。所有的人都处在同一个架构以及同样的视觉规范这样的环境下开展工作。当市场部撰写第3页内容的时候，和第6页的技术部所采用的是相同的模板以及一模一样的色彩搭配。到最后进行汇总的时候不需要去统一格式，只需要对内容的质量进行查看就可以了。

可问题出现。在传统的做法里，搭建骨架那原本就是一个令人犯难的环节。负责人得先打开 PPT 软件，一页一页地把页面创建好，把标题填写好，把模板设置妥当。之后再把这个 PPTX 文件发送给所有人。发送完之后要是有人更改了模板或者调整了结构，那就还得再发送一回。

在这一个环节之中，二狗的 PPT 解决问题的方法是将搭建框架和填充具体内容划分成为了两个不同的环节，而且是在同一个网络平台上面来进行完成的。

大纲就是你的协同骨架

负责人无需打开 PPT 软件，直接于二狗 PPT 当中输入此次联合汇报的主题以及大致框架，又或者上传一份简易的素材描述，系统将会率先生成一套结构化的大纲。负责人在这套大纲之上开展三件事情：其一调整章节的顺序，确保汇报逻辑的通顺流畅；其二在每一页的标题以及要点之中写下核心的结论，清晰明确这一页所要阐述的是什么样的判断；其三选定统一的模板系列。

在完成这三件事情之后，这一份大纲就变成了搭建好了骨架、能够清晰知道每一页要讲述什么内容、统一了视觉风格的协作方面的基础。它不需要借助任何文件传输的方式。它是网页之上的一套卡片式的结构，只要是有相应权限的人打开同一个项目，看到的就是同一份大纲。

接下来便为分工之事宜。各个部门需要于自身的页面卡片之内补充详细的内容、数据、案例、图表以及执行细节等等方面的东西。但是他们在进行补充的时候，并不会去改动模板，不会去更改标题的结构，也不会去改变整体的配色情况。他们仅仅只是在自己的页面当中做那填空一般的事宜。

模板统一不是靠规定，是靠系统

在协作去做PPT的时候，最为容易出现问题的地方便是模板。有那么五个人，每一个人都使用着一台电脑，而且每一个人所使用的PowerPoint的版本还各不相同。模板文件传来传去的，版本全都给弄乱套。

更为有效的做法乃是运用云端统一的模板环境。二狗PPT自身所具备的模板库当中存在着135个以上的模板，并且这些模板被划分成三个系列。当每一个协作者生成自身页面内容的时候，选取同一个模板，来匹配同一套版式规则。如此一来便不会出现我电脑上的模板版本比你新或者我所使用的不是这个模板的状况，进而避免了沟通方面的成本。

倘若公司拥有专属的企业定制模板，那么其效果将会更为直接。团队的领导在二狗 PPT 当中把定制模板一键共享给整个团队。在那之后所有的成员在生成内容的时候都能够选择这套模板。不用各自去进行下载、导入的操作，也不用去检查版本相关的情况。当模板进行更新的时候，是由领导统一操作撤回旧版、上线新版，然后全体人员就同步进行切换。

最后一步，也是被忽略的一步

协作 PPT 还有一个隐藏痛点：各页面完成之后，谁来做"统稿"？

统稿人员所需要去做的可不单单只是检查错别字（这仅仅只是最基本的要求）。同时还要去判断不同部门所对应的页面彼此之间存不存在逻辑上的断裂情况。打个比方来说吧，市场部那边说第四季度要重点发力华东地区，而运营部的下一页却讲华东区域由于资源方面的调整要暂缓推进，那么这两页之间是不是就存在矛盾？再比如说技术部的架构图当中提到将会上线智能推荐系统，可是前面却没有部门去说明为需要这个系统，这样一来读者就会感到疑惑。

AI或许没办法察觉这些问题，同行评审也不见得能够发现。由于每一个人仅仅只是把目光聚焦在自己那几页的内容之上。只有统稿人以一个从开头到结尾阅读的读者的视角才可以发现这类问题。

二狗 PPT 在进行统稿的时候是能够发挥作用的。整个 PPT 的大纲在网页上面是可以连续进行阅读的，不需要来回地去翻看 PowerPoint 文件。统稿的人员可以一页一页地去进行查看，要是发现某一页和前后的逻辑不相符，就在对应的卡片上面进行标注或者是修改。而且所有的修改都是在生成最终版本的 PPTX 之前去进行的，这也就意味着统稿的人修改的是内容的结构，而不是 PPT 的排版。等到大家都确认好了之后，就一键生成标准的 PPTX 然后进行导出。

协同来做PPT的核心规则仅仅就那么一条：首先得让所有的人都处于同一张画布之上，接着让众人朝着上面去填充内容。必须是画布在先，填充在后。要是把顺序给弄颠倒了，那必然就会产生冲突。