跨时区远程会议 PPT 怎么做才不翻车

你或许有遇到过远程会议出现状况的情形。你精心弄了一份 PPT ，字体采用的是微软雅黑 Light 。你把它发送给地球那一边的同事。同事用英文系统打开之后，所有的中文都变成方框。字间距也变得乱七八糟，图表的位置也不对，封面看起来就好像一堆乱码似的。

跨时区进行远程演示 PPT 会出现问题。这并非是排版技术方面的事情。你以为大家都会看到你所看到的那个样子。但是实际的情况是，不同的操作系统、不同的 Office 版本、不同的语言设置，对于同一份 PPTX 进行渲染的结果有可能完全不一样。

第一条规则：字体不要任性

要是你采用了非系统默认的字体，比如自己安装的免费商用字体相关的情况，倘若接收方电脑中不存在那个字体的话，那么 PPT 就会自动切换成默认字体。而切换成默认字体之后的效果是没有办法得到保证的。

在远程分享PPT的时候，字体要选择三种最为安全的。Windows系统的话就使用微软雅黑或者宋体，Mac系统就用苹方或者黑体。要是一定要跨系统来进行分享的话，那最稳妥的办法就是把字体嵌入到PPTX文件当中。PowerPoint在保存的时候是有嵌入字体的选项的。

二狗所生成的 PPT 乃是标准的 PPTX 格式。你可以在 PowerPoint 或者 WPS 里面将它打开，接着勾选嵌入字体之后再进行发送。它所自带的模板采用的是常规安全字体组合，不会去使用接收方有可能没有的那种冷门字体来追求好看。这可是中式职场工具里很务实的一种选择，稳定比炫技可是要重要得多。

第二条规则：动画和特效全部关掉

在进行远程会议的时候，网络的传输状况没有办法使得每一个帧都能够流畅地进行显示。你用心去设置的渐变切换以及元素一个接着一个地飞入，到了对方的屏幕之上或许就变成了卡顿的幻灯片翻页情况。远程演示存在着一个最高的原则：能够不进行动作的就绝对不要去进行动作。

倘若你想要进行远程演示 PPT，静态的页面和口头的讲解相互配合，那可比动画加上自动播放要可靠得多。是你所讲述的内容去引领节奏，而并非是 PPT 的动画来引领节奏。

第三条规则：提前用对方的视角测试

在会议开始之前的半天时间里，将 PPTX 发送给一位使用不同系统的同事。叫他打开之后进行截图发给你，去确认封面的字体是否正确、图表是否杂乱无章、整体的版式有没有出现偏移的情况。这一个步骤只需要花费五分钟的时间，能够避免在演示现场出现乱子的情况发生。

还有另外一个比较容易被人们所忽视的地方。倘若你在 PPT 之中插入了外部的链接，在远程进行共享的时候，对方很有可能没有办法去访问你的内网或者本地的路径。那么就有两种办法，要么把很多链接全都改成能够公开进行访问的 URL ，要么在进行演示的时候手动把对应的网页或者文档打开。

远程演示所用到的 PPT 没必要弄的特别好看，得确保可靠。要是你的同事在地球的另一边打开这份文件，字体不能够出现问题、图表不能够出现错位情况、版式得要和你预览的时候完完全全一样，这才算是真正的专业所在。