PPT 里的演讲者备注比正文重要，但很少人用

你走到会议室前方，翻开第六页的 PPT。这时候脑子忽然就空白掉了。这一页所写的是优化组织效能。那你所要讲的具体的三个举措究竟是？你低下头瞅了瞅 PPT 上的正文，可正文就仅仅只有仨关键词，剩下的细节都到哪儿去了？你卡顿了五秒钟，然后硬着头皮在现场临时编造了一段内容。

此问题并非是由于你准备得欠缺。在PowerPoint以及WPS当中，每一页PPT的下方存在着一个演讲者备注的区域。你在电脑屏幕上面能够看得到它。可是当投影到大屏幕上面的时候，它是不会显示出来的。大多数人都把这个功能给忽略掉。但是它可是PPT里边被低估了的工具。

演讲者备注不是"全文稿"

第一个较为常见的误解便是：认为演讲者的备注就是把自己想要说的全部内容都写下来然后照着去念。但是这是不正确的。一旦开启照着备注去念的模式，那就不再是在和观众进行交流，而是在进行朗读。观众是能够听出来这种区别的。

演讲者所需要进行备注的正确书写方式就是在每一页上面仅仅书写三样内容：这一页当中的核心结论（用一句话来进行表述）、用来支撑这个结论的关键数据或者是案例（使用两到三个关键词）、用于过渡到下一页的衔接语句（用一句话）。你并不需要去书写完整的段落，只需要书写出提示内容就可以了，你可以按照自己自然的表达方式来补充完整剩下的内容。

备注帮你在"准备"和"临场"之间搭桥

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在进行演讲的时候，最为担忧的并非是不熟练，反而是过于熟练了之后却把重点给遗忘掉了。要是你对于自己所从事的工作太过熟悉了，那么在说着说着的时候就会变成像是在唠家常一般。而演讲者所准备的备注就仅仅起到这样一个作用，能够把你拉回到正确的轨道之上，它就好像是一根绳子，在你偏离方向的时候轻轻地拉你一把。

还有另外一个容易被人所忽视的用法。假如你在这次汇报里头需要引用具体的数字，比如说第三季度客户留存率是92.7%，可别把这个数字放到PPT的正文内容里面。观众可没有必要看到精确到小数点后一位的完完整整的数字。把它放到备注里头就可以。你在讲解的时候低下头瞄上一眼，准确地把数字说出来，PPT上只显示趋势图。观众就会觉得你记忆很准，数据都在心里头，实际上是备注在帮着你。

怎么把备注融入你的 PPT 工作流

有很多人做PPT的流程是先把PPT制作完成，之后再去写备注。这时候他们的精力已经没有了，备注就随意地填写或者不填写。比较好的办法是反过来。在二狗PPT生成大纲的时候，你把每一页的核心的结论以及希望观众记住的那一句话写在大纲的要点区域。这些内容生成PPT之后会自但是然地出现在页面上，你就能够把它们挪动到备注栏当作你口头陈述的提示内容。

二狗所生成的 PPT 乃是标准的 PPTX 格式。每一个页面在 PowerPoint 或者 WPS 之中都存在着可以进行编辑的备注区域。你无需在别的地方单独去管理演讲稿，就放在同一份文件里面，正文给观众去看，备注则是给自己来用。

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