国企汇报中的沟通艺术：听懂的比说清的重要

讲汇报技巧的内容，绝大多数在讲"怎么说清"。但实际做过汇报的人会有一个体会：**汇报里真正难的，往往不是表达，是理解。**

最为常见的情况是：你依据自身的认知准备材料，讲解完毕后对方所关注的点全都在其他地方；或是对方说了一句“这个再进行研究一下”，你回过头去猜了好长一段时间也没猜到他的含义。这类状况的根源并非在于表达的能力，而是在于沟通的另外一部分— —接收。

本研究聚焦于汇报中易被忽视的三件事，即听清需求，确认模糊的反馈以及管理的预期。

一、汇报前的沟通：先把"对方要什么"问清

众多人打算汇报的起始点是“我知道些什么”，而不是“对方需要什么样子”这两者存在很大的差别。

一种实用的办法是：在开展准备工作之前，把需要交流的事项分解成若干显性字段来问清楚，这一回要查看背景，要达成目标，要交付交付物，谁来对接责任人，什么时候需要时间，怎么算做好验收标准。

此拆法看似颇为繁杂，但是它能够解决一个较为频繁的问题：你所认为的“汇报”与对方所提出的“报告”并非同一回事。有人需要三页纸的状况阐释，有人想要一份能够应用于会议的方案，而有人仅仅想要先聆听你口头的讲解— —这三类需求所对应的预备途径完全不一样。提前问明，比做完之后返工省事多。

还有一点需要注意的是，在问询的时候要尽量去问具体，可以选取的问题，而不是“您所想要的材料是什么样的”要是想要一份能够上会的正规材料，或者先口头去思考一下思路，就容易很多。

二、汇报中的沟通：如何应对模糊反馈

汇报进程中最为考验人的是对方所给出反馈不够清晰。

在国企会议中存在若干典型模糊表述，例如“此原则上可行”“再探究一下”“存在一定困难”“大体上没有问题”这类话语不可直接当作同意或者否定。稳妥的办法是运用中性问题来进行确认，把模糊不清的说法转化成为一个清晰的信息来源。

可以问的方向有三个：

可承诺到何种程度— —是总体认可，还是某个局部能够率先开展推进；

主要的障碍究竟是什么— —是存在具体的顾虑，或者需要再去协调其他的方；

到底什么时候可以给出清晰的结论— —是要等到某一个条件变得成熟，或者等到那个场合再去确定。

问完三个问题之后，事情就完成了：要么厘清下一步的行动，要么搞明白卡在什么地方。比回头猜要靠谱很多。

这里存在一个心态层面的关键之处：追问并非是较真行事，而是在于降低后续的风险。若怀揣不确定的认知持续推进，若出现错误情况，则成本会更高。

三、书面沟通：让信息脱离会场也能用

汇报不仅出现在会议室内，还包含大量书面交流，比如发放材料，印制会议纪要，发布工作请示等。

书面交流存在一个易被忽视的准则：当这段文字离开当时语境时，接收方能否精准执行。会上表述含糊无关紧要，因为具有语气，表情以及上下文可助力理解；但是写下来的内容或许过几天才能看到，也或许会转发给不知道背景的人们。

因此书面交流的书写方式需要更为清晰明了。一条可施行的信息应至少回应若干事项：为何寻觅你，需要你做何事，要何格式，何时完成，由谁决定，遇到问题寻找谁。同时需留意：首次呈现的简称为全称，若专业词有必要使用，则给出该单位语境中的界定。

顺序方面建议先进行结论以及行动请求的撰写，随后补充背景。由于收件人最为关注的是“要做什么”，背景作为支撑；若先叙述三段背景然后阐述诉求，则极易使人丧失耐心。

四、一个底层认识：沟通要留出确认的余地

上面这些做法背后有一个共同的认识：**沟通不是单向传输，是双方共同对齐的过程。**

知道这一点之后，就会自但是然地去做两件事情：其一把重要的事情写清楚，降低对方理解的成本；其二给对方进行确认，修正，补充的时间，留出相互对齐的空间。

这两个事情看起来是相反的— —一个是要说死的，一个则是要留活口的。但实际上是一样的：事实以及承诺得写死（谁去做，何时，什么标准等），判断还有方案得留出讨论的空间。明确了这一点汇报里的众多拧巴便顺畅了。

使用二狗 PPT来准备材料的时候，流程是“输入内容然后生成大纲再生成PPT”这三个步骤：把内容上传（文档能够上传，文字可以粘贴或者只给予主题），接着生成卡片型结构化的大纲，能够检查，增删，拖拽以及改写，确定之后按照页匹配的版式来生成，进而输出可以编辑，可以导出。值得注意的是“生成”这一环节的价值在于结构先展现你和对方能够先在结构方面对齐这一页所讲的内容以及那部分需不需要比直接去看成品页更容易讨论。

五、两个提醒

首先需要提醒，关键的事情不能仅仅依靠口头。会后补充一份简易书面确认内容，将决策，行动项目，责任人以及时间点记录下来。此动作花费时间不过几分钟，却能够规避众多“当时并非这般说的”。

第二个提示，敏感的内容需要进行判断。汇报材料通常包含内部事项，经营数据以及人员状况。有哪些可以书写，哪些需要进行处理，得在动手之前进行判定。涉密敏感材料不能上传给在线工具处理；工具所生成的初稿，在正式使用之前，数据核对以及表述分寸仍需自行把控。

如果你下次做汇报，建议把顺序反过来想一遍：**先问清对方要什么，再想自己讲什么。** 这一步花费很少，但它决定了后面所有的准备是不是在做对的事。国企汇报中的沟通艺术，说到底就是一句话——**把听不懂的地方问明白，比把知道的东西讲漂亮更重要。**