国企汇报中的数据呈现：先定表达任务，再选图表

在进行汇报材料的时候，数据展现的通常顺序是：数据梳理好之后，想着这些数据要配个图，于是就打开图表的工具，挑选一个看起来好看的类型放进去。

此顺序存在一个隐患：图表是用于数据的，还是图表为图表提供服务的？要是先选图然后往里面塞数据，就容易出现“数据都对，但是看不清楚要说什么”这类页面。

更为高效的顺序为：首先确定这一页所阐述的话语，随后确定运用何种图形。此篇依照此思路，将数据呈现分解为三个步骤。

一、第一步：先写"这一页要说明什么"

数据展现的首要动作并非是选取图片，而是撰写一段话语。

此乃此页的结论，例如“某项指标的增长主要源于某一板块”，某项成本正逐季降低”以及两类客户的构成之变化”。有了此句话后续的选择方有依据，原因在于图表的职责是使该句话更为直观。

判定这句话是否写得恰当，有一种简便途径：查看其是否包含“变化”或者“关系”。像“某指标状况分析”这类表述并非结论，它仅仅阐述这一页所阐述的内容；而“某指标增长主要源于某板块”就带有判断性，读者能够一眼就明白。

此步骤还存在一个附加的好处：要是某一页的某一句话没有写出来，通常就意味着这批数据自身还没有看透。此时需要去做的事情是回去进行分析，不是先找一个图放进去。

二、第二步：按"表达任务"选图表类型

确定了话语之后，选取图就成为了一道相对应的题目。数据展现所需要表达的大致是四类内容，每一类都有更为适配的图表种类。

若要表达“趋势”，需借助折线图进行呈现。趋势所关注的是伴随时间的走向，是上升，下降以及波动。折线图本身就很适合用来呈现此类连续性。需要留意的是时间轴之间的间距得均匀，要是中间出现了某个月的情况，趋势就会被扭曲掉。

要表达“比较”，使用柱状图来进行呈现。比较关注的是“谁高谁低”，各个板块之间以及各个责任中心相互之间。柱状图长度的对比是最为直观的。要是比较分类数量多，横向条形图就会更加清晰，原因是标签不会相互挤压。

构成所关注的是“整体由哪些部分构成，各自所占的比例”饼图适用于分类少（通常不超过5六项）的状况；分类数量多的时候使用堆叠的条形图更加好读。

要表达关系，使用散点图来进行呈现。关系所关注的是两个指标能不能一起发生变化。此类需求于经营分析中有许多（例如投入与产出之间的关联），但是若不是真要开展相关性解析，大多数场合借助两个指标的对比图也可表达意涵。

这里存在一个常常被忽视的准则：图表的选取依据是“表达任务”，而不是“数据形状”同一组的数据，要是想要呈现趋势就画出折线，想要进行比较就画成柱状，数据没有变化，图变了是因为要阐述的事情发生了变化。

三、第三步：处理呈现细节

图选对之后，还有一个细节来决定专业程度。

其一为标注的口径。每一个图表都需要说明数据的来源以及统计的时间。这一条于汇报材料中极为关键，因为读者或许会将你的数字与其他来源进行对照，若口径不予以交代，便会直接产生疑问。

其二是纵轴的起始点。柱状图在纵轴方面的原则上是从零开始的。要是从中间某一个值开始画，就会人为地放大差别，读者就容易错误地去判断幅度了。折线图能够从非零起始，不过最好标注。

三是单位要统一。同一页内的图表单位得一致。一页中混杂万元与亿元的内容，读者极易错失量级。

其四是要避免使用面积来表示数量。用大小不一样的圆形或者图形来显示数目，人眼对于面积的判定不精准，容易被高估。比较大小长度柱状比面积要可靠很多。

第五点是不要在一页塞过多图。数据数量多的时候就容易想要都放上去，可是一页放上四五张图，每一张都变小、看不清楚，就等于白放。宁可进行分页，每一页都讲清楚结论。

关于材料自身如何进行制作，二狗 PPT可以接上一段内容：它的流程是“输入内容然后生成大纲再生成PPT”这三个步骤。你将手中的内容交付给手上（有现成文档能够直接上传，也能够粘贴文字的），接着生成具有卡片式结构化的大纲，你能够在大纲上面把“这一页说些什么”先排列— —这一步正好是前面所说的首要动作，结构确定之后按照页匹配的版式生成输出可以编辑，可以导出。它内置有针对数据汇报领域的模板。若数据存储于表格中，它具备智能图表功能：上传该表格文件之后以自然语言对想要观看的趋势，对比或者占比进行描述，系统会挑选数据列产生折线图，柱状图或者饼图，并且能够导出图片的格式。

四、两个提醒

首先需要提醒的是，数据展示的底线是精准的。图表的功用在于让结论更为直观，而非让数据更为美观。因此不要为视觉效果调整基线，截断数据，或者省略很多不占据优势的地方。这类行为一旦被发现，整个材料的可靠程度都会受到影响。

第二个提示，敏感的数据需要进行处理。经营数据通常包含特定的业务状况以及内部的信息。比如哪些数字能够呈现，哪些需要借助相对值来表达以及哪些不适宜进行，这些判定需要在预备阶段开展。另外涉密且敏感材料不可上传至在线工具进行处理，此步骤需在动手前进行判断；工具产生初稿，在正式汇报之前进行数据核对以及口径确认还得自己去把控。

若你当下手中存在数据数量众多的资料，建议进行一项操作：给每一页书写一段话，并且阐述该页需要阐释的内容。写完之后查看页面的图— —要是图和你所说的话不相符，那么这一页就需要进行调整。在国企汇报当中的数据展示，难点不在于“是否会做图”，而在于思考这一页究竟要说些什么。