线下汇报、线上会议、异步阅读——三种场景需要三种PPT

一份 PPT ，在会议室的大屏幕上讲上那么半个小时是一种使用的场景，在微信上面发给领导让他自己去翻看又是另外一种使用的场景。不过你也许用的是同一份的 PPT 。

三种场景的信息传递机制完全不同

线下进行汇报的时候，视觉方面和听觉方面是一同进行的。你站在屏幕前面，用手指头指着图表的某一个位置说，各位留意这个拐点。你说到什么地方，听众的注意力被引导到什么地方。在这个时候PPT是你的提词器以及视觉背景，它不需要自己把话全部说完，你会在现场把内容补充完整起来。

线上会议乃是视觉与听觉相结合但并非是完全同步的一种状态。你在进行共享屏幕操作的时候，可是听众或许正在电脑上同时回复邮件，也有可能因为网络延迟致使画面和声音出现不同步的情况，还可能存在通过手机接入而看到缩小画面的情形。你在 PPT 上所指着的那个地方，对方延迟的画面上或许还停留在上一页。这时候 PPT 得要比线下更能够自行阐述清楚情况，听众可不能依靠着你的手势和语气来理解重点。 异步阅读仅仅存在于视觉这一个方面。当你把 PPT 发送出去之后，它得自己去传达内容。没有你在旁边进行解释，没有你用手指着图上的关键数据，也没有任何的肢体语言以及语气。读者只能够借助页面上的文字、图表还有结构来理解你想要表达的东西。这时候PPT 就不再是作为演讲的辅助工具，它自身就变成了演讲稿和报告的一个结合体。

同一个内容，三种处理方式

在Q2的时候，其营收出现了8%的增长情况。可是利润却出现了下降2个百分点的状况。那是由于原材料成本出现了上升15%的缘故。

线下投屏版本：这一个页面仅仅只有两个数字，营收是加上8%，利润是减去2%，中间有一条分隔的界线。你看着屏幕跟听众讲：营收出现上涨是由于A产品线的表现超出了预期，利润出现降低可不是这边的问题，是原材料的成本上涨了15%，这在所有的同行那边都是一样的情况，其实把控得还是可以的。PPT上面没有那么多的文字，得由你自己去进行讲解。 线上会议的版本情况是这样的：在这一个页面当中存在着三个数字，分别是营收呈现出增长了8%的情况，利润出现了下降2%的状况，原材料成本有着增长15%的情形。对于每一个数字都要配上相应的一句话来进行解释说明。你不需要把所有的解释内容都写在PPT上面，不过你需要比线下版本有着更多的文字内容，这是因为听众有可能在你讲到某一句话的时候网络出现卡顿的情况，所以他需要PPT上面有着最低限度的能够独立理解的信息。

异步阅读的版本：此页面存在一份迷你的分析内容。在上方是核心的结论：营收处于增长的态势，但是利润方面存在一定压力，其核心的外部因素乃是原材料成本出现了上升的情况。在下方有一张趋势图，该趋势图呈现出营收和利润的走势对比状况。在图的旁边有数据的来源：是财务部二季度经营的月报。这一页即便不需要你进行配音，也能够独立地把发生了什么、为什么会这样、意味着什么完整地阐述清楚。

二狗PPT的内容密度档位正好对应三种场景

二狗所制作的 PPT 之三个内容密度档位可不是随意进行设定的，它们和这三种演示的场景是有着一种天然的对应关联。

Light 档位是适合用于线下投屏的。其页面上面所呈现的信息比较少，字体的字号比较大，留白的地方比较多。每一页仅仅放置最为关键的那一个信息点，其他的就依靠你通过口头进行讲述。听众不需要在远处眯着眼睛去看 PPT，他们把目光放在你这儿就可以了。

standard档适宜用于线上会议。其信息量处于一种适中的状况。每一页都具备完整的标题、核心的数据以及简短的说明，但是并没有进行详细的展开。处于这样一种状态，使得听众处于能够自己看懂和需要你进行补充的平衡状态之中。既不会因为网络方面的延迟而错过关键的信息，也不会因为信息过于密集而不知道是听你还是看PPT。

Rich格式的文档比较适合进行异步方面的阅读。它所包含的信息密度是比较高的，每一页都具备完整的背景情况、分析内容以及结论。读者不需要你在一旁进行解释就能够明白整份PPT想要表达的是什么。但是它并不是将Word文档直接原封不动地复制到PPT当中，Rich格式的文档还维持着PPT原本的视觉节奏，只不过每一页承载了更多的信息罢了 。

不是做三份PPT，是三种"输出配置"

你无需去为三种不同的场景分别去制作三份PPT。你能够运用二狗PPT先生成一个standard版本当作基础的稿子，随后按照使用场景来做一个超简易的调整便是。 要是用于线下进行汇报的话，在大纲之中需要把每一页核心信息以外的说明文字全部都删掉或者缩减成为备注，把内容的密度从standard变换成为light，然后重新进行生成。

要是想要应用于异步阅读并且在大纲里的每一页追加一两句解释性的文字以及数据来源的标注，把内容密度从 standard 变换成 rich，那么就重新进行生成。

调整的乃是信息的完整程度，而并非是信息的精确程度。三种版本所呈现出的结论是一致的，数据也是一样的，逻辑同样是相同的。不一样的地方就在于这一页的文字究竟是由你去进行补充，还是让页面自己来把意思表述清楚。