PPT智能流程图：生成得快，不代表想得清

现在制作流程图，能够用一句话来进行描述，使得工具直接进行生成。

从“画图”这一环节节省下的时间，确实是相当实在的。以往画一张图需要花费半小时，而如今则需要几十秒钟。

**但有一件事它替不了：流程本身对不对。**

**流程图的价值在逻辑——少了分支、错了顺序、漏了回流，图画得再漂亮也是错的。**

这篇讲述智能生成的流程图该如何运用、哪里需要人来把控。

一、它解决的是"画"，不是"想"

**先分清两件事：**

“画”是表现层面：方框，箭头，布局，配色，样式。

“想”是逻辑层面：有几步，怎么走，什么情形走到哪里，哪里会出现回退。

**智能生成在表现层上做得很好，在逻辑层上只能按你描述的来。**

**也就是说：你描述得清楚，它就生成得准确；你描述得含糊，它就会"合理地猜"，而猜出来的往往不是你想要的。**

**所以正确的用法是：先用文字把流程写清楚，再让工具去画。**

**如果反过来——直接说"帮我画一个采购流程"，得到的大概率是一个"标准的、通用的、跟你实际不符"的流程。**

二、流程图三个最常见的逻辑错误

**这三个错误，机器不会自动帮你发现。**

**错误一：缺分支。**

**真实流程几乎没有一条直线走到底的。**

**有审批就有"通过/不通过"，有检查就有"符合/不符合"。** **如果生成的图里全是单向箭头，多半是漏了分支。**

**错误二：缺回流。**

**驳回之后去哪？退回上一环节，还是回到起点？**

**这是流程图中最容易缺失的部分，也是最影响实际执行的部分。**

**错误三：缺角色。**

**谁做这一步？**

**如果图上只有动作、没有主体，读者无法判断责任。** **这种情况建议用泳道图，把角色分开。**

**三个错误有个共同点：它们都是"逻辑问题"，不是"画法问题"。**

三、什么流程适合生成、什么不适合

**适合生成的：**

其一，具有清晰结构的流程。你内心已经拥有完备的步骤，仅仅需要将其绘制出来。

其二，具有标准化特征的流程。具有通用性的行业模式，生成之后稍加调整便可。

三，用于探讨的初稿。首先绘制一个版本并在探讨进程中予以修改。

**不太适合的：**

其一，你自身还没有弄明白的流程。生成的时候会让你误认为已经厘清了。

其二，涉及许多例外情形的流程。当比主干更为复杂的时候，所生成的图便会失去真实性。

三，具有多方协作以及复杂交接流程的情况。这类情况需要有泳道图，并且交接点需要逐个予以确认。

**四，高度敏感的内部流程。** **涉及审批权限、风控规则的内容，先判断能否上传到在线工具。**

判断标准为：你能否不看图，仅借助文字将流程讲解完毕？若能，便可生成；不能先想明白。

四、生成之后必须做的三件事

**这一步不能省。**

**第一件：逐个核对节点。**

针对你真实的做法，从一个节点到节点进行观察。需特别留意“动作的名称”是否精准— —生成之名称通常为通用的语，与你们内部的说不相符。

**第二件：补分支与回流。**

**给每个判断节点补上所有出口。** **问自己："不符合的话，走哪条路？"**

**第三件：检查合并点。**

**两条路径汇合到一处时，汇合后的动作是否一样？** **如果不一样，说明汇合点错了。**

**三件事大概需要十几分钟，但它们决定了这张图能不能用。**

五、手绘风还是正式风

**这属于表现形式的选择。**

**正式风适合：**

**汇报、评审、文件附件、需要归档的场合。**

**线条规整、颜色克制，显得严谨。**

**手绘风适合：**

**讨论、共创、内部工作坊。**

**它传达的信号是"这还在讨论中"，能降低参与者提意见的心理门槛。**

一个实用的判断：这幅图究竟是给人的结论，还是被人改动的草稿？前者运用正式风格，后者采用手绘风格。

注意：在同一种材料当中不要混合使用。前面的正式风格和后面的手绘风格会不一样。

六、几个常见问题

**问题一：直接生成，不做核对。**

**生成的图看着完整，但和实际流程对不上。**

**问题二：只有主干，没有例外。**

**实际执行时遇到例外，就不知道怎么办。**

**问题三：图上只有动作，没有角色。**

**责任不清。**

**问题四：一张图塞太多。**

**步骤超过十几个，图就变得难以阅读。** **建议拆成"主流程 + 子流程"。**

**问题五：文字描述得太笼统。**

**"画一个完整的业务流程"——** 工具只能猜。**描述要具体到步骤和判断条件。**

**问题六：忽略导出后的可编辑性。**

要是生成的图要是再进行改动，导出格式得支持进行编辑。否则每一次改动都得重新进行生成。

七、怎么描述才生成得准

**给几个描述要点：**

**一，说明起点和终点。** "从提交申请开始，到完成归档结束。"

其二，按照顺序排列步骤。不要一步一步地去做。

**三，明确判断条件。** "如果金额超过某标准，走上级审批；否则直接进入下一环节。"

**四，说明回退规则。** "不通过则退回提交人修改。"

**五，如果有角色，标明角色。**

**描述得越像"操作手册"，生成的图越准。**

八、材料怎么落地

**智能流程图本身就是二狗 PPT 的一个能力。**

二狗 PPT具有输入内容，生成大纲以及生成PPT这三个步骤：将内容交付给现成文档，可直接上传文字或者只给主题，随后生成一份卡片型结构化的大纲，可进行检查，增删，拖拽以及改写操作，确认之后按照页匹配的版式进行生成，其输出具有可编辑，可导出的特性。

**它的智能架构图能力可以用自然语言生成系统架构图、业务流程图、泳道图、思维导图、关系图等，支持手绘风与正式风，可导出后继续编辑。**

这套能力具备的价值体现在“从想法走向图示”的那一个环节当中，你把流程讲清楚，它为你提供了一个可以进行编辑的起始点，节省了从空白的画布起始的时长。

**但对"逻辑是否正确"，它只能按你给的描述来。** **所以描述写得好不好，直接决定结果能不能用。**

它内部的模板按照方向划分成若干个系列，包含封面，目录，章节过渡，内容页这类页面的类型；模板系列具体的名称以及数量会跟着产品迭代来进行调整，在使用之前以官网那个模板库的页面为准。

九、两个提醒

**第一个提醒，流程图要经得起执行者核对。** **画完找真正做这件事的人看一遍**，比自查有效。**他一定会指出你漏掉的那几个例外。**

第二个提示，涉及到内部流程需要判定的范围。审批权限风控规则以及系统接口等相关内容，或许不太适合上传至在线的工具。动手之前先进行判断，工具生成了初稿，在正式使用之前的核对还得自己去把控。

如果你打算生成一张流程图，建议先做一件事：**用文字把这个流程写一遍，写到"如果不符合怎么办"这一步。** 写不出来，说明逻辑还没通——**这时候生成出来的图，只会让你误以为已经想清楚了。**