PPT体现流程：不是所有流程都该画成流程图

材料当中要“呈现流程”，很多人第一反应就是画一幅流程图，方框，箭头，判断菱形等等。

但画完常有一个问题：**图画得很完整，读者却看不出重点在哪。**

原因往往不是画得不好，而是——**这张图把所有环节都画成了同等重要，于是没有一处是重点。**

**流程图的目的是"说明关系"，而不是"记录全部步骤"。**

这篇讲解这类内容如何进行组织。

一、先问：这张图要让读者看懂什么

**流程可以有很多种画法，取决于你要说明什么。**

需说明“存在几个阶段”— —采用简易的分段图形，不要去描绘每一个动作情况。

需阐述“谁所做的事情”— —借助泳道图，依据角色进行划分。

需阐述“哪里容易被卡住”，即在流程图中标注瓶颈，随后进行简化操作。

需阐释“审批链条”，借助层级链式的图形，凸显决策的要点。

需要阐述“系统之间如何进行交互”— —运用时序的图或者交互的图。

五种目的的图的形态是完全不同的。要是目的没有确定就动手去绘制，就会绘制出一幅什么都没有，什么也不突出的图。

**这条原则和写文章一样：先定要说什么，再决定怎么说。**

二、判断：需不需要流程图

**不是所有内容都适合用流程图表达。**

**适合画的：**

其一，存在清晰顺序的相关环节。A完成之后到B，B结束之后再到C。

其二，存在分支性的决策。满足条件处于一边状态，不满足处于另外状态。

三，有多方参与并且有交接的情况。谁交给谁，交给什么。

四，存在循环或者回退的情况。不符合规定退回下一步。

**不适合画的：**

**一，纯并列关系。** 几件事同时进行、互不依赖——**用并列版式更清楚，画成流程反而误导。**

**二，内容过于简单。** 只有两三个步骤——**一句话就能说清，画图反而绕。**

三，步骤数量众多，数量达十几个的多。一幅图画不下去，读者也难以记住。这时候得把主流程加上子流程，或者仅仅画关键的路径。

**四，重点是"是什么"而不是"怎么做"。** 比如介绍一个组织、一个产品结构——**那是结构图，不是流程图。**

三、画流程图的几条硬规则

**规则一：方向统一。**

**从左到右，或从上到下，选一种并全篇一致。**

**混着用会让人不知道往哪看。**

**规则二：形状含义固定。**

开始和结束采用同样的形状，操作使用一种，判断使用菱形，输入输出使用同一种。整个篇章保持一样。

千万不要为了美观随意更换形状，形状自身是一种信息。

**规则三：主干清晰，支线弱化。**

**主流程用粗线或深色，分支用细线或浅色。**

**如果所有线条一样粗，读者无法判断哪条是"正常路径"。**

**规则四：层级不超过两层。**

主流程是一个页面，子流程则是单独的页面。不要把主要的流程以及细节都放到一张图里面。

**规则五：标注环节的"输出"。**

每一个环节所产生的内容，比“做什么”更具信息量。由于输出能够被进行检验。

**规则六：文字要短。**

框内存在动作名，且不存在整句话。细节处于页面的阐释区域或讲述范畴内。

四、泳道图：多方协作时更合适

若流程涉及许多角色或者部门，通常流程图会出现杂乱情况，原因在于难以辨别“此步骤是谁所操作”

**泳道图解决了这个问题：每个角色一条横向或纵向的"泳道"，环节画在对应的泳道里。**

**好处是：**

其一，交接的点是清晰可见的。箭头跨越泳道的所在之处就是交接之处。

第二点，责任清晰。一眼就能看出某一个环节是谁。

三，卡点能够看见。若某条泳道十分狭窄，这表明该角色处于瓶颈状态。

**画泳道图要注意：** 泳道不要超过四到五条，**太多会变得拥挤，也失去可读性。**

五、几个常见问题

**问题一：把所有细节都画上。**

**图变成"施工图"，读者只能看出"很复杂"。**

**问题二：没有起点和终点标记。**

**不清楚流程从哪开始、在哪结束。**

**问题三：判断分支没有标注条件。**

**菱形出来两条线，但没写"什么情况下走这条"。**

**问题四：跨页流程断开。**

**一个流程画到第二页，但没有连接标记，读者接不上。**

**问题五：颜色过多。**

**流程图的颜色应该服务于"分类"，超过四五种就没有区分意义了。**

**问题六：图和文字重复。**

**图上画了一遍，正文又用文字描述一遍——浪费篇幅。**

**图和文字应该分工：图给结构，文字给说明和边界。**

六、不用流程图时的替代方案

**有些内容看着像流程，但用别的形式更好。**

**方案一：阶段图。**

若仅仅阐述“划分若干阶段”，运用横向阶段条会更为清晰明了— —无需描绘每一个环节。

**方案二：清单 + 时间点。**

**如果流程比较简单，用"谁在什么时候做什么"的清单，比图更容易执行。**

**方案三：矩阵表。**

**如果重点是"哪个环节谁负责"，用表格可能比泳道图更紧凑。**

**方案四：示意图。**

**如果流程的空间属性更重要（比如物料流向），用示意图或布局图更直观。**

选取的依据是读者拿这幅图要做些什么？得理解结构并且用图；要按照执行用清单，要查责任用表。

七、材料怎么落地

**用工具画，不要手工拼框。**

手工拼制的流程图改动一次需要动用好几个元素使用工具来生成或者使用标准的图形调整起来比较快。

二狗 PPT 的智能架构图工具可以用自然语言描述流程，生成业务流程图、泳道图等，导出后可再编辑——**对于"先看结构、再微调"的场景，这种方式比从零画省时间。**

**流程图要独立成页。**

**一页一张图，图占据主要版面，说明文字放旁边或下方。**

**关键环节要有标注。**

**如果某个环节是重点（风险点、瓶颈、决策点），用颜色或标记突出。**

二狗 PPT运行的路径是“输入内容，生成大纲再生成PPT”这三个步骤：将内容交付给现成文档，可直接上传文字或者只给主题，之后生成一份卡片型结构化的大纲，能够检查，增删，拖拽以及改写操作，确认之后按照页匹配的版式生成，进而输出可以编辑，可以导出。它里面的模板按照方向划分成若干个系列，包含封面，目录，章节过渡，内容页这类页面的类型；模板系列具体的名称以及数量会依据产品迭代来进行调整，在使用之前需要以官网的模板库的页面作为依据。

八、两个提醒

首先需要提醒的是，流程图得经过核对。要是画错了环节或者漏掉了一个分支的话，执行的时候就会出现问题。画完之后找熟知流程的人来对一遍，比自查更有效果。

第二个提示，关于内部流程信息的判定范围。审批权限岗位分工以及系统接口等相关内容，其中哪些可对外公开，哪些是内部资料需提前予以确认。涉密、敏感的材料不要上传到在线工具处理，这一步要在动手前判断；工具所生成的为初稿，在正式使用之前核对仍需自行把控。

若你正在绘制流程，可先开展一项行动：将此图呈现给一位不熟知流程的人，询问其在图中能否寻得“最易出现问题之处”若找不到那这幅图大概仅仅是把步骤进行了一番。