出差总结报告PPT：写清"带回了什么"，不是"去了哪"

出差归来需要进行总结，有不少人会按照行程来写：几点到几点，去了哪些地方，见了谁，谈了些事情。

时间地点都对，但读完会发现：**信息都在，判断不在。**

领导查看这类资料，实际想要知道的一般是另外一件事情：这事情推进到什么地方，要不要继续去做，需要什么样的支持。

| 行程记录 | 出差总结 |

|---|---|

| 去了哪 | 办成了什么 |

| 见了谁 | 对方的真实态度 |

| 谈了什么 | 下一步怎么走 |

这篇阐述出差总结的组织。

一、先分清"过程"和"结论"

**一次出差，能产出的东西大概有三类：**

第一类是信息。所看到的情形、听闻的说法、知道的新的变化。

第二类是推进。某件事情向前推进的程度，达成的共识，或者明确的分歧。

第三类是判断。基于此次接触对某件事物的看法是否发生了变化。

**三类里，第一类最容易写（有记录就行），第二类最有价值，第三类最见水平。**

大多数材料仅仅是第一类。因为撰写第二和第三类需要进行判断，而判断意味要承担起责任。

**但恰恰是后两类，决定了这次出差值不值。**

二、结构：四段

**建议四段，八到十二页。**

**第一段：这次出差要解决什么。**

一页足够了。说明出差的目的、去的地方、见到的人。

需留意：其目的在于阐述“需解决之事”，而非“去向何处”

**第二段：办成了什么。**

**这是主体，三到五页。**

按照事项来进行安排，不按照时间来安排。一次出差或许要办三四件事情，每一件事一段，说清楚原本的状态，这次做到的程度，还剩下什么。

关键之处在于明确“推进到何种程度”。“开展了沟通”并非进展；确认某件事情可以进行，对方给出某一个条件才是进展情况。

**第三段：了解到什么。**

**这次接触中，获得的、之前不知道的信息。**

**重点是"有判断价值的信息"**——不是所有见闻都值得写。**判断标准：这条信息会不会影响我们的决策？**

**第四段：下一步。**

**要做什么、需要什么支持、什么时候再跟进。**

**这一段落不了地，前几段就白写了。**

三、几个表达上的要点

**要点一：用状态描述，不用过程叙述。**

过程式：和对方进行深入的交流。

状态式是对方对某一件事存在意向，但是对于某一个条件还存在顾虑。

**后者能让人判断下一步怎么谈。**

**要点二：区分"对方说的"和"我判断的"。**

**这两类信息要分开写。**

"对方表示可以考虑"是事实；"我判断对方实际更关心某个问题"是判断。**混在一起，读者无法判断哪部分是确认过的。**

建议运用不同的表述来进行区分，例如“对方清晰地表示… …”以及“我知道对方更加在意”。

**要点三：不确定的地方要点明。**

出差的时候常常会出现“没问清”“没确认”这类情况。这些需要写出来，把它们标记成待确认的事项。

**藏着不说，后面会出问题。**

**要点四：成果要能对应目的。**

**开头说了要解决什么，结尾要回答"解决了没有"。**

要是还没有解决，那就表示卡在哪儿。这比过去更加专业。

四、几个常见问题

**问题一：写成行程流水账。**

按照日期来排列，每一天去做什么。读者得自己从其中提炼出结论。

**问题二：只有过程没有结论。**

"进行了洽谈""交换了意见"——**这些描述不说明任何进展。**

**问题三：把"见面"当"成果"。**

**见到了人不是成果，谈成了什么才是。**

**问题四：只报好消息。**

对于彼此提出的疑虑，尚未达成妥协之处，更应予以书写。由于这些决定后续应如何开展。

**问题五：下一步空泛。**

**"继续保持沟通"不是计划。**

**问题六：篇幅过长。**

出差总结并非游记，八至十二页即可。若一次出差仅办理了一件事宜，五页亦可。

**问题七：忽略成本视角。**

若此次出差投入较多，材料中表明的“值不值”会更为完整，当然，这需要依据场合以及汇报对象来确定。

五、特殊情况的处理

**情况一：这次出差没办成。**

**这是最难写的一种，但也是最需要写实的。**

**建议结构：目的—做了什么—卡在哪—判断—建议。**

**重点在"卡在哪"和"判断"。** 是因为条件不具备、对方态度变化、还是我们准备不足？**说清楚，这次出差的投入才没有白费。**

**情况二：出差涉及多个事项，其中一个特别重要。**

**不要平均用力。** 把最重要的那件展开，其余简述。**读者关心的是重点，不是均衡。**

**情况三：出差中发现新问题。**

**这类信息价值很高**，但要注意放在合适的位置——**通常是"了解到什么"那一段，并且在"下一步"里给出应对。**

六、流程类内容怎么呈现

**出差常涉及"这件事走到哪一步了"。**

**用流程图或状态图表达，比文字清楚。**

比如一件事有三个环节，可以用三格表示：已完成、进行中、待启动。**读者一眼能看出卡在哪。**

二狗 PPT 的智能架构图工具可以用自然语言生成流程图、泳道图等，导出后可再编辑——**适合表达这类推进状态和多方关系。**

**时间线也有用。**

**如果出差涉及多轮沟通，横向时间轴能看出"谈了多久、节奏如何"。**

七、材料怎么落地

二狗 PPT具有输入内容，生成大纲以及生成PPT这三个步骤：将内容交付给现成文档，可直接上传文字或者只给主题，随后生成一份卡片型结构化的大纲，可进行检查，增删，拖拽以及改写操作，确认之后按照页匹配的版式进行生成，其输出具有可编辑，可导出的特性。

出差总结一般存在现成记录，例如笔记，纪要，往来邮件等，可整份上传，Word中标题层级可映射至页面结构之中，你可先在大纲中查看“几件事，每件多厚”，随后确定哪件开展。

它内部的模板按照方向划分成若干个系列，包含封面，目录，章节过渡，内容页这类页面的类型；模板系列具体的名称以及数量会跟着产品迭代来进行调整，在使用之前以官网那个模板库的页面为准。

标题书写判断。栏目名称为“出差状况汇报”某事项已经确认可以推进，需要对方清楚一个条件才是判定。

八、两个提醒

第一个提示，关于对方单位以及人员的相关信息需要谨慎。出差总结中常提及对方态度，说法，内部状况。哪些可写入材料，哪些仅适用于口头汇报需要进行判断。关于具体人员评价，特别需要予以克制。

第二个提示，涉及到商务信息需要留意的范围。洽谈的内容，报价的条件，合作的意向，有没有可以留档，哪些是内部的信息，得按照单位的要求来处理。涉密、敏感的材料不要上传到在线工具处理，这一步要在动手前判断；工具产生的为初稿，在正式使用之前核对仍需自行把控。

如果你正在写出差总结，建议先回答一个问题：**"这次出差，如果不去，会有什么不同？"** 答得出来，那就是材料该重点写的部分；答不出来，可能要说清"为什么这次没有产出"——**这比写满十页行程更有价值。**