五项管理PPT：管理动作要被看见，才不只是一句要求

"五项管理"这类材料，最容易出的问题是：**写成了五条要求。**

第一条是如何的，第二条是怎么样的，每一条下面有三行解释，逻辑是清晰的，可是读完之后感觉是“知道要求”，而不是知道该如何去做”。

**因为"要求"和"管理"是两件事。要求是原则，管理是动作。材料只写要求，就没体现管理。**

这篇讲这类材料怎么组织。（这里只讲材料的结构方法，不涉及具体政策解读和执行标准，那部分以正式文件为准。）

一、先想清楚：材料给谁看

不同的读者所关注的事情完全不一样。

对管理层进行审视：聚焦于“管理到何种程度，存不存在漏洞，下一步应如何抓取”

从执行层面来看，所关注的是“具体如何去做，做到什么样才算合格，出现问题找谁”

向外部或者上级进行汇报：重点在于体系是否完善，有无闭环以及有无依据。

三种读者的材料重心完完全全不一样。混着写谁都感觉不够。

**多数情况下，"五项管理"类材料是给执行层和管理层同时看的**——这时候建议分两段：**前面讲体系（给管理层），后面讲动作（给执行层）。**

二、每一项怎么写才有"管理感"

**"管理感"来自三个要素：谁做、做什么、怎么判断做到了。**

缺失任何一个就退回成为一个要求。

**以一项为例，完整写法包含四块：**

**第一块：这一项管的是什么问题。**

**不要从概念定义开始，从"如果不做会出什么事"开始。**

比如说某一项日常的检查，可不要先说检查的界定和意义，而是说要是不查，那最容易出现的问题就是某一种情况长时间没人发现。

**这一段回答了"为什么要管"，比讲定义有用。**

**第二块：具体的动作。**

需具体到能够被观察的地方。不提及“强化日常巡查”，而是说“每周固定的时间由谁来负责，查看哪些项目，记录在什么地方”

判断的标准是一个新人获取这段描述能不能按照要求去做？只有这样才可以写清楚。

**第三块：判断做没做到的依据。**

**这是最常缺的一块。**

管理的关键在于存在“有反馈”的情况。没有判断的依据，做不做全依靠自觉，要求并非管理。

依据包含记录表，检查结果，异常处理次数，问题闭环比例。

**第四块：出问题怎么办。**

**流程里必须有一处"如果不符合，然后呢"。**

是当场整改、上报、还是记录后复查。**没有这个分支，流程就是断的。**

三、五项之间的关系怎么讲

若将五项并列来讲，材料便会显得十分分散。

**建议找一条主线把它们连起来。**

**常见的主线有三种：**

主线一是按对象来进行划分。五项分别对应不同对象或者环节的，材料按照“对象”来组织。

主线二是按流程来划分。五项处于某一工作流程不同的节点之处，材料按照流程的顺序来进行组织。

主线三：依据责任层级进行划分。哪些项目是执行层每日进行，哪些是管理层按时开展，材料按照层级来进行组织。

**三种主线都能用，关键是选一条并说明理由。**

具有主线性质的材料被读作是“一个体系”，无主线的材质被读成是“五件事”。这种差异非常明显。

四、几个常见的写法问题

**问题一：通篇是"要""必须""应当"。**

全部为祈使句的素材，读起来如同通知，并非是管理的方案。建议在每条要求的后面添加“如何落实”

**问题二：有制度没动作。**

写了很多制度要求，但没说日常具体做什么。**制度是框架，动作才是执行。**

**问题三：有动作没判断。**

说了要做什么，但没说做到什么程度算合格。**结果就是"做了"，但不知道"做得好不好"。**

**问题四：责任不清。**

“相关部门承担责任”是无效的表述。需清晰界定岗位或者角色。

**问题五：只有正面要求，没有异常处理。**

真正的执行必然会出现“做不到”的情况。材料中若阐述“遇到什么状况该如何应对”，执行层方可采用。

**问题六：一次讲五项，每项都很浅。**

若篇幅受限，与其各讲五项，不如选取两项讲透，其余列表予以带过。讲透的两项，会作为其他项的参照。

五、结构怎么排

**建议四段：**

第一段为体系的概览。一页阐述五项的关联情况，五项之间的联系状况以及整体要达成的状态。

**第二段：分项展开。** 每项按"管什么问题—具体动作—判断依据—异常处理"四块写。**每项两到三页。**

**第三段：运行机制。** 谁统筹、多久复盘一次、问题怎么上报。**这一段是"体系"的体现，容易被忽略但很重要。**

第四段：现在的状态以及下一步。已经达到的程度，存在的缺口，下一个阶段的重点。

在篇幅这一方面，第二段属于主体部分。要是第一段讲述了两页，第2段每一项仅仅有一页，就是“框架比内容多”

六、材料怎么落地

内容确定之后，展示时需留意若干要点。

**流程图要用起来。** "五项之间的关系""异常怎么处理"这类内容，**用流程图比用文字清楚得多**。二狗 PPT 的智能架构图工具可以用自然语言生成业务流程图、泳道图等，导出后可再编辑——**流程类内容用它比手工拼框省事。**

表格适用于“对应关系”。比如“动作，责任人，频次，记录方式”这类情况，借助表格能够清晰知道。

标题是用来进行判断的，不是用于栏目的。栏目名称是第一项的管理要求。日常进行检查的核心在于记录能够被追溯。

**页面别太满。** 这类材料文字天然多，**建议每页只讲一个动作或一个环节，其余用图。**

二狗 PPT运行的路径是“输入内容，生成大纲再生成PPT”这三个步骤：将内容交付给现成文档，可直接上传文字或者只给主题，之后生成一份卡片型结构化的大纲，能够检查，增删，拖拽以及改写操作，确认之后按照页匹配的版式生成，进而输出可以编辑，可以导出。它里面的模板按照方向划分成若干个系列，包含封面，目录，章节过渡，内容页这类页面的类型；模板系列具体的名称以及数量会依据产品迭代来进行调整，在使用之前需要以官网的模板库的页面作为依据。

七、两个提醒

首先需要提醒的是，具体的标准是以正式的文件作为依据。这类材料存在具体管理方面的要求，在撰写的时候需要对照现行的规定，不可以用印象来进行表述。材料起到组织信息并非替代文件的作用。

第二个提示，对于内部管理方面的信息需要进行判断。检查记录问题台账以及责任分工情况，哪些是可以对外的内部资料需要提前进行确认。涉密、敏感的材料不要上传到在线工具处理，这一步要在动手前判断；工具产生的为初稿，在正式使用之前核对仍需自行把控。

若你手中存在这类资料，建议开展一项检查：找出每一项的“判断依据”栏目。若某一项无法找到依据，此项极有可能仅处于“要求”层面，未被切实加以管理。