领导临时问进度，别从头讲，先给结论

你有没有过这种经历：领导突然走过来问一句"那个项目现在到哪了"，你脑子一懵，开始从头讲——"上个月我们先是……然后……中间又……"。讲到一半，领导已经不耐烦了，打断你："说重点。"

问题并非是你讲述得不够详尽，而是你回答的顺序存在不正确之处。领导临时问进度，想要的是当下是什么样的状态、有没有问题、需要我去做些什么，而并非是要你复述整个项目的全过程。你从开头开始讲，就等于是让领导从一大堆细节当中去寻找重点，他是不会帮你做那事儿的。

临时问进度，最忌从头讲起

临时问进度和正式的汇报是处于不同的场景之中。在正式汇报的时候是可以有铺垫、背景以及完整的前因后果的。而在临时问进度的时候，领导就在身旁，或许仅仅只有三十秒的时间，必须要在极短的时间内让领导心里明白。

这会儿可不能够依照时间顺序从开头开始来讲。要是从开头来讲的话，重点就会放到最后面了，可是领导可没有耐心等到最后。更加不好的情况是，好多人从开头一直讲到末尾，才把项目延期这个关键的事情说出来。前面那十分钟的铺垫，全都是为了把坏消息往后边藏起来，结果领导听完之后更加生气。

BLUF：把结论放在第一句

军队之中存在一种做法被称作BLUF。BLUF乃是Bottom Line Up Front的英文缩写形式。其含义就是结论需要放置在最前面。它的要求是十分简单的，也就是要让听的那个人不需要去猜测你说的这句话想要让他知道些什么、去决定些什么、去做些什么，第一句话就必须要把意思表达清楚明白。

在进行临时进度汇报之际，首先应当给出结论。要先向领导说明项目当下是处于正常状态、存在风险抑或是已经出现偏差的情况。不要先去讲述我们做出了哪些努力。要让领导能够即刻做出判断的状态，第一句话就必须把这个状态传递给领导。要是领导对于过程以及细节感兴趣，那么他自然会进行追问，到那个时候你再去展开阐述过程和细节。

四句话讲清：状态、影响、动作、请求

一个完整的临时进度的回答，可以被压缩成为四句话。

第一点得去说明状态项目当下是处于正常的状况、存在风险的状况还是已经偏离目标的状况。第二点要指出此偏差会针对哪一个节点、成本、质量或者客户结果造成如何的影响。第三点得去讲述团队已经展开了哪一些行动以及行动的效果是如何的。第四点要表明是需要领导进行批准、协调、拍板，还是仅仅需要其知道情况。

将这四个句子进行组合起来，便成为了一个可以直接加以运用的回答模板。举例而言：得出的结论是A节点存有延期的风险，预计会对上线造成两天的影响。我们已经完成了B方案的验证工作，有办法追回一天的时间。当下需要去协调测试资源，劳烦您在今天五点之前予以确认。这四句话涵盖了状态、影响、动作以及请求等方面的内容，领导听了之后就能够清晰明白该如何进行后续的对接事宜。

别只说"有困难"，要说影响和要什么

临时进行汇报的时候常见的问题，就是仅仅去说不好的情况，却不提供具体的信息。比如说你说这个项目有那么一点难，然后就不再接着往下说了。领导听到的就是一句模模糊糊的警示，他不明白这难到什么样的程度、会产生样的影响、需要他去做些，只能够追着你去问。

“有困难”这三个字乃是不完整之话语。它欠缺两个关键的信息：其一此种困难将会带来什么样的后果；其二你期望领导去做些什么。将这两个方面补充完整之后，有困难的情形才转化成为领导能够去处理的信息。仅仅说有困难，而不说影响以及请求，那就等于是又把思考的责任再度推给领导了。

临时汇报的口诀，平时练好才用得上

临时去问进度，这所考验的并非是当场那一刻的反应，而是平日里所做的准备情况。你要是平常的时候养成了从开头讲起的习惯，临时被问到的时候，大多还是会心里发慌，还是会从开头讲起。因为人一旦处于紧张的状态，就只会采用最为熟悉的那种方式来行事。

那关于状态、影响、动作、请求的那个口诀，得在平常就进行练习才行。你可以每次做周报的时候，把每一件事情按照这四句话在心里过那么一遍，从而形成肌肉记忆。等到领导真的当面问进度的时候，你就能够直接把结论说出来，而不是去说那个过程。这个方法和做汇报材料也是相通的。二狗 PPT 生成的汇报结构，本身就是背景、举措、成效、数据、下一步这样的先给出结果、再给出支撑的逻辑，和临时汇报所需要用到的状态、影响、动作、请求是一个路子。你平时用它来做汇报材料，就等于是反复地练习先结论、后依据的表达习惯 。

回归到最初那样的慌乱场景。领导问当下进展到什么程度，你无需从头去讲述。第一句先阐述当下的状态，第二句叙说这状态所带来的影响，第三句谈论接下来要采取的动作，第四句提起自己的请求。也就仅仅是三十秒钟的事情，如此一来领导心里就会有个数，你也会显得挺靠谱的。