PPT中如何插入图表：插进去很容易，不被误读很难

对图表进行插入操作，几分钟就能够掌握：选取数据，点击插入，选择类型。

**但从"插入"到"用对"，中间隔着三个坑。这三个坑不是操作问题，是判断问题——而且每一个都会让读者得出错误结论。**

本文将阐述这三个坑以及绕开其他的具体行动。

一、坑一：图表类型和你要说的话不匹配

**这是最常见的坑。**

**多数人挑图表是"看哪个顺眼"，或者"默认用柱状图"。**

**但图表类型不是审美选择，它决定了读者能看出什么。**

**四种基本类型，各管一件事：**

折线→查看趋势。时间的序列，持续地发生变化。

柱状对比大小。对几个对象进行横向的对比。

从饼图到堆叠再到看构成。各个部分所占的比例是相同的。

散点→查看关系。两个变量是否存在关联。

**用错会怎样？**

**用饼图看趋势**——**12 个月的占比变化，用 12 个饼图排一页，读者完全看不出走向。**

**用折线看构成**——**三条线交叉在一起，读者不知道哪条是"占比最大"。**

**用柱状看关系**——**两组数据的相关性，柱子排排站是看不出来的。**

**所以插入图表前，先回答一句：这页我要让读者看到的是"变化""对比""构成"还是"关系"。**

**答完，类型就定了。** **不用挑。**

二、坑二：坐标轴起点，会改变结论

**这是最容易被忽略、也最影响可信度的一个。**

**一个例子：**

**某个指标从 98 涨到 102。涨幅约 4%。**

**如果纵轴从 0 开始，这是一条几乎平的线，"略有上升"。**

**如果纵轴从 97 开始，这是一条陡峭上扬的线，"大幅增长"。**

**同一个数据，两种画法，两种结论。**

**哪种对？**

**取决于你要说什么——但无论哪种，都必须让读者知道坐标轴是从哪开始的。**

**规则：**

**一，不做手脚。** **如果要展示"变化幅度"，就从 0 开始，让读者自己判断幅度大小。**

**二，如果确实需要放大细节，就明确标出来。** **比如在图上注明"纵轴自某值起"，或者用截断符号。**

**三，绝不隐去刻度。** **一张没有 Y 轴刻度的柱状图，是最可疑的图表。**

**为什么这条重要？**

**因为它一旦被发现，你所有的数据都会被怀疑。** **而发现它并不难——看一眼纵轴就行。**

**反过来：如果纵轴规范、标注完整，你的数据可信度会明显更高。**

三、坑三：没有标注，读者找不到关键点

**图表是"形状"，但读者需要"位置"。**

**一张有十二条折线的图，如果不标出"哪一条是重点"，读者只能自己找。**

**而多数人不会花那个力气，他们会直接跳过这页。**

**标注要做三件事：**

其一，标注关键点。最高点，最低点，转折点所在之处。借助一个小的圆点或者一个数字来实现。

其二，标注需要查看的那一个部分。当对多条线进行多条操作时，将重点部分予以加粗或采用不同色彩，其余则予以压灰处理。

**三，写一句"所以呢"。** **图表本身不给出结论，图注给出。**

**第三点最关键。**

**图注不写"图 1：某指标月度变化"，而写"图 1：某指标在三月达到峰值后回落，与某件事发生的时间吻合"。**

**前者是标签，后者是判断。**

**读者会读前者，但记住后者。**

四、还有一个前置问题：该不该用图表

**在插入之前，先判断一下。**

**该用的：**

**数据的量够多**——至少五六个数据点才值得画图。**三个数直接写成文字更快。**

需要查看“形状”— —趋势，对比，构成，关联。

**不该用的：**

**只有一个数。** **那就写一句"完成率达到某个水平"，或者把数字放大成一个视觉元素。**

**数字需要精确读取。** **那就用表格，不用图。** **图让你看到趋势，表让你看到数值。**

**两者都要？** **图 + 精简表。** **先看形状，再查数值。**

**一个实用判断：这页读者是要"看出什么"，还是要"查到什么"？** **看出 → 图；查到 → 表。**

五、插入之后必须做的三件事

**这三件事花不了三分钟，但决定了图表能不能用。**

**第一件：检查数据是否完整。**

**图例有没有、单位有没有、时间范围有没有。** **缺任何一个，图表就说不清。**

**第二件：检查可读性。**

**字号够不够大（投影时要能看清）。**

**颜色在投影下还分得清吗。**

**饼图的标签有没有重叠。**

**第三件：检查图注。**

**图注是不是只写了"图 1"，还是给出了判断。**

**三件事里，第二件在投影场合最常出问题。** **屏幕上看得很清楚的浅色区分，投出来是两团灰。**

六、几个常见问题

**问题一：一页放四个图表。**

**每个都很小，读者一个也看不清。** **一页一个图，讲透。**

**问题二：图表没标题。**

**读者不知道这图在说什么。**

**问题三：三个 Y 轴。**

**为了省版面把不同量纲的数据画在一张图上，读者无法判断比例。**

**问题四：饼图分片太多。**

**八片以上，小片根本看不清，不如合并成"其他"。**

**问题五：用 3D 效果。**

**3D 柱状图会让前景的柱子看起来更大——** **这是纯粹的数据失真，没有任何好处。**

**问题六：颜色随便配。**

**同一页里，红色在一处表示"增长"、在另一处表示"警告"，读者会混淆。**

七、材料怎么落地

**如果数据本身在表格里，生成图表比手动插入更快，也更少出错。**

二狗 PPT具有输入内容，生成大纲以及生成PPT这三个步骤：将内容交付给现成文档，可直接上传文字或者只给主题，随后生成一份卡片型结构化的大纲，可进行检查，增删，拖拽以及改写操作，确认之后按照页匹配的版式进行生成，其输出具有可编辑，可导出的特性。

**它的智能图表能力可以上传 .xlsx，然后用自然语言描述想看的趋势、对比或占比，生成折线图、柱状图或饼图并导出。**

**这个方式的好处是"先说要什么，再出图"**——**你描述的就是你要说明的判断，类型不容易选错。**

**但生成之后仍然要检查三件事：坐标轴起点、标注、图注。** **这三件事工具替不了你判断。**

它内部的模板按照方向划分成若干个系列，包含封面，目录，章节过渡，内容页这类页面的类型；模板系列具体的名称以及数量会跟着产品迭代来进行调整，在使用之前以官网那个模板库的页面为准。

八、两个提醒

首先需要提醒的是，数据需要能够进行追溯。图表里面的每一个数值，得能够说清楚从哪里来，什么时候，口径。若将不同来源数据混入同一张图中，便极易出现差异。

第二个提示，涉及到经营数据需要判断的范围。销售数据成本数据，用户数据一般属于内部的资料。哪些可对外，哪些仅处于内部，需提前予以确认。未公开数据不可上传至在线工具进行处理；工具所生成的初稿，在正式使用之前的核对还得自己去把控。

如果你刚插入完一张图表，建议做一件事：**把纵轴遮住，只看曲线形状，问你旁边的人"这个指标大概涨了多少"。**

**他说"涨了很多"，然后你告诉他纵轴是从某值起的——** **那一刻他的表情，就是读者发现图表被"优化"过时的表情。**

**而如果纵轴从 0 开始、标注清楚，你永远不需要面对这个问题。**