PPT的图表是用于什么：先想清楚这张图要回答哪个问题

做PPT的时候放图表，大多数人的原因是这页存在数据或者看起来是专业的。

这两个原因都不存在。图表于页面之上的唯一功用是替文字做一回判断— —要是图表没有让读者更加快速地做出某一个判断，那就属于装饰。

因此问题并非是“这里应放什么图”，而是“此图要回应哪一个问题”

一、图表的四种用途，对应四类问题

第一类的用途是去观察趋势，相应的问题是朝着哪个方向去走。

这类是用折线图的。时间轴是连续的，走势，拐点，变化的速度都能够看到。数据点数量不要太多一条线超出十几个点便开始拥挤起来。

第二种用途是对大小进行比较，相应的问题是谁高谁低，差多少。

借助柱形图或者条形图来进行类别名称的长度，读者不需要歪头。类别多达七八个，可考虑仅留存前几名或拆页。

第三类的用途在于看构成，相应的问题是“由什么构成、各自占多少”

饼图很适合场景：种类要少，关键在占比自身。若几块比例趋近，饼图分辨不出优劣，不如更换条形图或者直接呈现表格。

第四类的用途是去看关系，相应的问题是“这两个物件是否相互关联”

借助散点图。在此场景中最易出错：借助两条折线对两个指标进行描绘，随后暗示其相关情况。那或许只是巧合罢了。

还有一种情况常被单独给提出来：查看目标是否达成。使用指标卡以及进度条，需要同时提供目标值以及当下值。仅写完成率而不写目标的读者难以判定好坏。

二、用途错了，图就白做

在实际材料中最常出现的失效情况，是用途与图型不相符。

用饼图来阐述趋势，十几个种类并排排列，读者难以察觉时间的变化。

借助折线图对比类别，线条相互交错，但是谁高谁低却难以分辨。

使用双轴图来制作“看起来是同步”的两条线条，却不阐述两个轴的尺度不一样。

此类错误存在一个共同之处：图的形态颇为美观，但是却无法回应任何疑问。读者阅读后仍不明白该如何进行判断。

判断的方式很简单：在看图之前首先写下这一页要回应的问题，在看完图之后查看问题是否被回应。答不上就是用途出现了问题。

三、图表要能被追问，靠的是口径

图型是对的，还有一个层次：数据的口径。

三件事务需要明确，时间范围包含本期，近十个月以及同比区间，单位包含万元和亿元，数据来源包含哪个系统，哪张报表。

要是漏掉任何一个项目，图就有可能被追查到。要是被追问了一次，后续所有的图的可靠程度都会被打折。

还存在一个更为隐蔽的情况：仅仅给予增长率而不给予基数。基数比较小的常常是增长的部分，如果不同时给予绝对的量，读者就会对业务的体量产生错误的印象。

轴向也得留意。为让变化明显并且截断纵轴短期看起来好看，但是一旦被发觉，整个材料都会丧失信任。同类的图表它们之间的轴的尺度得一样。

四、标题写结论，比写指标名有用得多

这是图表真正起作用的一个步骤，也很容易被忽略掉。

写“季度销售状况”，读者仅仅知道这页面的销售情况；写“三季度虽然销量有增长但是单价下降，总收入大致是持平的”

前者为题目后者为结论。听众常先看标题，再看图形，最后听你讲述。如果标题没有结论的话，这一页信息的效率就会降低一半。

要是图表仅仅呈现状态，还没有形成判断的话，标题能够写问题，例如“这个指标在三月是否出现拐点”的问题也是有用的。

图里面的标注也得精简一下。默认产生的图表常常带有图例，网格线，数据标签。删除不包含信息的部分，注意力就会聚焦到数据自身。

五、从数据到页面

若数据处于Excel中，常规操作为截图，粘贴，裁剪，对齐等操作，一页页操作极耗时间，且截图的分辨率常不足，投影时发虚。

二狗 PPT存在一个专门入口叫做智能图表，上传xlsx这个文件，能够在多个Sheet之间进行切换；运用自然的语言去描述想要看到的对比，趋势或者占比情况，系统选取数据列来生成图表。生成之后能够在折线图，柱状图以及饼图之间进行切换，并且还能够导出PNG和SVG。

导出的SVG具有矢量格式的优点，放大不会出现失真情况，投影以及打印都清晰，和截图相比更加适合正式的材料。

要是整个材料都得去做，还有一个办法是先去生成大纲然后按页来匹配版式。把文字进行粘贴或者上传文档之后系统产生结构化的大纲确认之后按照页来套用版式图表页就会自动留出位置。

有三条边界需要说清楚：工具不去判断这幅图该说明的内容，不去核查口径正不正确，不给你写结论的标题。此三件事情仍然需要人去做。

六、一个检验办法

页面完成之后，给一位不知道背景的人看了三十秒，随后问他这幅图说明了些什么。

他讲得出来图表就会成立；他讲不出来问题大多在用途或者标题上面，不在于数据。

图表乃汇报的证据，非页面的填充物也。明晰其用于回应何种问题，比选取何种图更为关键。