PPT制作图表：从一堆数据到一张图，中间要做三个决定

拿到一个数据表直接插入到图表里面，是众多人的首要步骤。

**但"插入"只是操作，前面还有三个决定要做。**

**这三个决定做错了，后面怎么调格式都没用。**

本篇阐述这三项决定。

一、决定一：这张图要回答哪个问题

**同一份数据，可以回答不同的问题。**

**比如一份季度销售数据，可以问：**

哪一个季度是最高的？需要进行对比。

趋势是在变好或者是变差？需要去审视走向。

各区域所占比例如何？需要查看构成情况。

价格与销量存在关联？需要查看关联情况。

**四个问题，四种图。**

**所以第一步不是"选图"，是"确定问题"。**

**把问题写成一句带问号的句子，图型自然就出来了。**

**而如果写不出问题，说明这份数据还不该做成图——** **那只是"有数据"，还没"有要说的话"。**

二、决定二：留几个数据点

**这一条最容易被忽略。**

**原始数据可能有几十行。** **全画上去，图会变成一团。**

**需要做"取"，取法是三种：**

**取法一：合并。**

**把细项归成几大类。** **比如把十几个小品类归成三类。**

**取法二：留top几项 + 其他。**

**前几名单独列，剩下的合并成"其他"。**

**取法三：取关键时点。**

**如果是长时间序列，只标出关键节点（峰值、转折、起点终点）。**

**三种取法的共同目的：让"形状"看得见。**

**一张图如果看不清形状，它就只是在"陈列数据"。**

**一个经验：一张图里的数据点，通常不要超过八个。** **超过就要合并。**

三、决定三：坐标轴从哪开始

**这是最影响可信度的一个决定。**

**如果纵轴从零开始，变化幅度看起来"平"。**

**如果纵轴从某个较高值开始，同样的数据看起来"陡"。**

**同一个数据，两种画法，两种印象。**

**怎么选？**

从零开始展现“幅度”，让读者自行判断涨幅到底多少。

**要展示"细节波动" → 可以从非零起，但必须标注。**

**无论哪种，都必须让读者知道轴从哪开始。**

**三个具体做法：**

**一，不隐去刻度。** **一张没有Y轴刻度的柱状图，是最可疑的图表。**

**二，如果要放大细节，在图上注明"纵轴自某值起"。**

**三，不做3D。** **3D柱状会让前景的柱子看起来更大——这是纯粹的数据失真。**

**为什么这条重要？**

**因为它一旦被发现，你所有的数据都会被怀疑。** **而发现它并不难——看一眼纵轴就行。**

四、图型对照表

**把前面三个决定合起来，对应关系大致是这样：**

查看对比的柱状图。几项之间的比例。

看趋势到折线图。连续的变化。

看构成的饼图或者堆叠柱。各个部分占据整体。

查看关联的散点图。两个变量之间的关联情况。

查看排序到条形图。横向柱状的项目多数时候比竖向更加好读。

查看分布的直方图或者箱线图。数据集中并且分散。

**最容易用错的三个：**

**错误一：用饼图看趋势。** **12 个月的占比用 12 个饼图，完全看不出走向。**

**错误二：用饼图做多选数据。** **多选题占比加起来超过 100%，饼图画不出来。**

**错误三：用折线看构成。** **几条线交叉，读者不知道哪条是"占比最大"。**

五、简化：删掉默认带出来的东西

**插入图表后，软件会自动带一堆元素。**

**其中大部分可以删。**

**通常可以删的：**

**网格线。** **除非你需要精确读数，否则它是噪音。**

**图例。** **只有一条数据系列时，图例是多余的。**

**边框。** **图表区的边框很少有用。**

**多余的标签。** **每个数据点都标数字，会让图变成表格。**

**通常必须留的：**

**单位。** **没有单位的数字没有意义。**

**时间范围。**

**数据来源。**

**一条原则：图上的每个元素，都要能回答"它帮我理解了什么"。** **答不出，就删。**

六、结构上怎么放

**图表在材料里的三种位置：**

**位置一：作为主体。**

**如果这页的核心就是让读者看出趋势，图占大部分版面。**

**位置二：作为证据。**

**如果这页的核心是一个判断，图在判断之下，作为支撑。**

**位置三：作为附录。**

**明细数据放附录，正文只放结论图。**

**三种位置的详略不同：主体要完整，证据要精选，附录可以全。**

七、材料怎么落地

**如果数据在表格里，生成图表比手工插图更快。**

二狗 PPT具有输入内容，生成大纲以及生成PPT这三个步骤：将内容交付给现成文档，可直接上传文字或者只给主题，随后生成一份卡片型结构化的大纲，可进行检查，增删，拖拽以及改写操作，确认之后按照页匹配的版式进行生成，其输出具有可编辑，可导出的特性。

**它的智能图表能力可以上传 .xlsx，用自然语言描述想看的对比、趋势或占比，生成折线图、柱状图或饼图并导出。**

**这个方式的好处是"先说问题、再出图"**——**你描述的就是你要回答的那个问题，图型不容易选错。**

**但生成之后仍然要检查：坐标轴起点、单位、有没有多余元素。** **这三项工具替不了你判断。**

它内部的模板按照方向划分成若干个系列，包含封面，目录，章节过渡，内容页这类页面的类型；模板系列具体的名称以及数量会跟着产品迭代来进行调整，在使用之前以官网那个模板库的页面为准。

八、两个提醒

首先需要提醒的是数据得能够进行追溯。每一个数字都得说清楚来源，时间，口径。同一页内混用不同源头的数据，极易出现差异。

第二个提示，涉及到经营数据需要判断的范围。销售，成本，用户数据一般属于内部的资料。哪些可对外，哪些仅处于内部，需提前予以确认。未公布的数据不可上传至在线工具进行处理；工具所生成的初稿，在正式使用之前的核对还得自己去把控。

如果你正要插一张图，建议先写一句：**"这张图要回答什么？"**

**写得出，图型就定了；写不出来——** **那不是图表的问题，是这一页还没有要说的话。**