你花心思做的 PPT 模板，要的是效率还是面子

公司花费了三个月的时间打造出了一套总部统一的 PPT 模板。颜色那可是严格依照品牌视觉手册来进行确定的。字体也必须得是指定的那两款。从封面一直到致谢页的版式那是一点儿都不能进行改动的。结果这套模板发放下去之后，各部门用了两个月，反馈那可是让人感觉很意外。不是说不好看，而是用起来实在是太费劲。

每一次去做汇报的时候，首先得把模板文件给打开。然后就是一页一页地去复制粘贴内容。当去修改图表位置的时候，发现它和版式预先设置好的占位框对不上。在挪动它的时候，连封面上的 logo 都跟着动了一下。更加麻烦的是，有的人用 WPS 来打开，有的人用 Microsoft 365 来打开，还有的人用 Mac 端的 Keynote 来打开。跨软件一打开之后，字体就跑偏，行距也变大，封面上的标题都压到了 logo 的上方。三个月辛辛苦苦打磨出来的模板，在实际使用的场景当中就变成了新的工作量的来源。

这件事情的本质并非是模板本身不良好，而是在设计的那一端和使用的那一端之间缺少了那么一个环节，而这个环节就是如何使得标准模板在进行生成的时候就能够去适配到最终的使用的环境。

好模板的三个标准

一个实实在在能够派上用场的模板，最起码应当要契合三个方面的条件 。

首先第一个点，就是开箱之后就可以直接使用。不是那种打开文件之后仅仅能看到好看的样式，而是当你把内容放进去的时候，格式不会出现任何意外的变化。占位框的尺寸得依照内容的多少来进行自适应。文字多的时候不会溢到下一张图上面，文字少的时候不会留下大片空白从而让人感觉还没做完。

第二个层面乃是跨平台需达成一致。整个公司不会仅仅只采用一种软件、一个版本。WPS和Office它们的渲染引擎是不一样的，Mac和Windows在字体渲染方面也存在不同。要是模板仅仅只是在PowerPoint里面测试过，然后发给使用WPS的同事那就极有可能出现问题。优良的模板得在主要的办公软件上面都进行过兼容方面的验证才行。

第三点，就是更新成本比较低。假如总部想要更换 logo 或者更改色值，不需要一个部门一个部门地去通知让大家下载新版模板然后把旧的给删掉的。模板的更新得在后端统一去进行操作，这样的话所有人生成的 PPT 就都会自动采用最新的视觉标准。要是没办法做到这一点的话，那么模板的日常维护就会变成得专门有人去盯着的运营方面的事情。

要是这三个条件没有办法得以达成的话，模板就会从提效的工具转变成为视觉效果还算可以但是实际在操作起来的时候让人感觉到难受的东西。二狗 PPT 在模板体系方面所进行的设计恰好就是围绕着这三个点来开展的。它不是让你去下载一个模板文件然后再手动地去进行套用，而是把模板当作一种生成的规则内置在产品头里面。

模板作为生成规则，而不是静态文件

大多数人都认为模板就是一个具体的 PPTX 文件。可是二狗 PPT 的模板体系实际上是一套排版的规则再加上一个主题的配色方案。你在选择模板的时候，选的是运用这套规则来排布你的内容，而不是在那个文件里边去填写你的内容。

在实际的操作过程当中，这个区别那可是相当大的。假如你有一个 PPTX 模板文件，你做汇报的流程是这样的：打开模板、复制粘贴内容、手动去调整排版、导出。你会发觉大量的时间都花费在手动调整排版那一个步骤上。可是要是选择一套生成规则，人工智能所做的事儿是：根据你输入的文章内容以及大纲结构，依照模板规则自动生成页面布局，把文字放到对的位置，图表采用选定的色值，标题层级自动对应字体大小和位置。这其中的差距可不是省个一两分钟，而是直接跳过了一整个手工排版的环节。

跨平台一致性的问题借助这样的机制来进行解决。模板当作规则存放在云端。在生成 PPT 的时候系统统一进行渲染输出标准的 PPTX。不存在用 WPS 打开的时候字体出现跑偏的情况。这是因为字体在生成的时候就作为渲染参数进行绑定了，而不是依靠本地的字体库。

模板不是越花哨越好

常见存在一种认识上的误区，认为模板的功用就是使得 PPT 显得好看。这样的说法是没有错误的，但是在办公的场景当中，好看这件事情是有着一个上限的。当达到了那个上限之后，再往上面增添装饰就会产生相反的作用。

国有企业、银行、能源这类行业对于PPT的要求，首要的是职业、要端正，信息必须得清晰地排列放在第一位。很多花哨的动效、过多的装饰元素反而会成为被扣除分数的项目。有那么一种模板，有着一片深蓝色的背景、砖红色的强调色彩、白色字体的标题，信息的层级清晰明了，数据表格一眼就能够看明白，这就是这类行业所需要的高分模板。

二狗所拥有的 PPT 模板库存在好几个系列，比如通用商务、工作汇报、红色专题、竞聘述职这类系列都是有的。每一个系列都会依据不一样的场景去对配色以及版式风格进行调整。工作汇报所采用的是藏蓝和砖红这两种颜色来进行对比。通用商务是单色渐变的情况，看起来比较简洁。红色专题是适合党建以及国企汇报场景的，运用红金双色来进行搭配。挑选模板可不是看哪一个是最好看的，而是看哪一个是最适合这次汇报的适用场景的。

模板更新不需要通知任何人

最后存在一个细节便是模板的更新情况。倘若总部对于VI标准进行了更新，更换了logo，更改了标准色值，并且还在传统模板文件模式之下新增了合规声明页，那么就需要向各个部门进行通知，要逐个地进行替换操作，同时还得检查是否所有人都在使用最新的版本。二狗PPT的模板是存储在云端的，后端进行更新之后，所有用户新的PPT生成任务就会自动按照最新的规则来进行。版本号是在后台进行管理的，不需要通过发邮件的方式来进行通知，也不需要进行人工的检查。

这个看起来不怎么起眼的设计，在大型组织实际的运作过程之中节省的沟通以及检查方面的成本可真的是不少。一次VI的更新并不会引发全公司范围之内的模板换代这样的大行动，所以模板才能够真实地带来效率。不好用的模板是得另外去进行维护的东西，好用的模板是你都已经忘记它在什么地方但是它却一直帮你在干活。