国企汇报材料准备清单：动手做PPT之前该完成的几件事

搜索“汇报材料预备清单”的人，所需要的大多是一份能够按照顺序勾勒的清单。不过很多清单实际上是“材料明白单”— —所罗列的是像标题，正文，数据，图表这类成品里面的东西，看完之后不知道应该从哪一个方面下手。

真正有效的清单，得按照准备先后的顺序来排列，并且让你知道每一步做到什么样的程度算是完成。由于汇报材料准备工作存在一条清晰的依赖链条：前面没有确定，后面就算做了也是没有用处。

下面的这份清单是按照这条链来排列的。

第一步：确认三件事，再动笔

打开任何一个工具之前先问清楚三个问题。这三个事情决定后续全部内容的选择。

首先，此次汇报所解决的问题是什么样的。是需要资源、需要进行决策的，还是纯粹地汇报进度的。此三种目标，材料的构造完全不一样：要资源的重点是“为何值得投资”，要决策的重心是“请选哪一个方案”，汇报的进度的关键是“现在到哪里，下一步的情况如何”

其二，听众究竟是谁，所关注的内容。同一项目向上级进行汇报以及向平级开展通报，重点存在差异。上级关注判断与风险，平层关注配合事宜。

第三点，时间以及形式。是站着讲话还是坐着讲材料，是二十分钟或者五分钟，现场是否存在提问的环节。形式是直接决定的。

完成的标准是能够用一句话来说明这次汇报所需要的东西。说不出来就表明还没有动笔。

第二步：把素材归拢到一处

此步常被跨过，但是它节省的却是后续的时光。

准备期间的动作实在是繁杂：核查数据，确认事实，寻找历史记载。若素材分散于各个系统，聊天记录以及旧文件之中，每撰写一句便去寻觅一回，思路便会持续被阻断。

做法是构建文件夹，将这一年或者这一期相关的记录，数据表，往来文件以及上一版的材料整合到其中。不追求整理得美观，只追求找到。

引用数据的时候随手记录来源以及统计的时间段。此动作在预备阶段花费不了几秒钟，但是要是留到最后再补上，就得重新对全文进行核对。

**完成标准：写材料时不需要再打开别的系统找东西。**

第三步：核对数据口径

此步骤在数据类的材料当中是必要的，在普通材料里也是建议进行的。

关键指标统计范围，统计期间以及计算方式的核查，这一期与上一期的是否相符。若存在调整情况，需记录调整时间及相关内容。

为什么需要核查口径不一样，前后的数据就不能够相互对比，读者就会发现矛盾。而一旦这类问题在现场被揭露出来，整个材料的可靠程度都会受到影响。

**完成标准：每个关键数字都能说清"它是什么口径、什么期间"。**

第四步：写结论句，先搭骨架

此步骤无正文内容，仅标注标题。

做法是把材料要讲的几层意思，每层用一句话写出来。对每一句的要求是：**它得是一个判断，不是栏目名。**

“项目推进的状况”是栏目名称；“总体按照计划来推进，某一个项目存在明显的缺口”才是判定。判断句之中得有立场，是好是坏，是快是慢，是否存在问题。

为何首先开展这一步骤：由于标题已经确定，素材的选取便有了规范。支撑某一结论的留存，不支持的简化或移走。

完成的标准是将这几句连在一起读，能够读成完整的内容。要是读起来仅仅是几个并行的栏目，那就意味着还没有弄明白。

第五步：给每个结论配证据

骨架搭建好之后，为每一个结论提供支撑。

**关键要求有两个。**

其一，能够使用就行，不追求过多。一个结论配合两三个有效的证据，相较于配十个更为明晰— —证据数量过多，读者往往难以抓住关键所在。

其二，不要把“活动”当作“证据”。“组织多少场次”“参与多少人次”属于动作规模，它所证实的是你所做的事情，不能够证明事情所产生的效果。真正有效的证据是发生变化：某一项指标从何种水平转变为何种程度。

**完成标准：每一句结论后面，都能指出支撑它的是哪几个事实或数据。**

第六步：准备两样容易被漏掉的东西

其一为可能被提及的问题。此乃投入产出占比最高的准备，无需额外投入材料，仅需思索。一般集中在三个方面：某一个数字是如何得到的，这件事情为何这么做，如果条件发生变化的情况。

其二是备用的版本。若原计划讲述二十分钟并临时压缩至五分钟，则需立即挑选出必要讲述的若干条。所以在准备的时候最好心里存在优先级的排序。

**完成标准：被问到关键问题时，不用临场想。**

第七步：做一遍实际的检查

内容完成定稿之后还有若干个收尾的事情。

统一格式包含编号层级，单位，小数位以及术语前后的一致性。这些是细节，但是不一致会对整体印象产生影响。

核对边界：材料当中涉及到的具体的单位，人员，内部的数据，有哪些可以书写，哪些需要泛化的处理，需要在这个步骤确认。

实际进行演示：要是条件允许的话，在实际需要用到的设备上面开启一次，确定字体，图表，播放都是正常的。在屏幕上看合适的材质，投放到会议室的屏幕或许会比较暗；本机所安装的字体换台电脑或许就会不一样。

**完成标准：在最终使用的环境下，材料能正常呈现。**

关于效率的一点补充

在上述七步中，第四，五步即写结论，配证据，是最为耗时的，且最易出现反复情况。有一种做法可节省不少时间：将结论书写于卡片上，先对卡片顺序与层级进行调整，确定结构无误后，再向每张卡内填写内容。

二狗 PPT存在三步路径，其一为将素材交付给现成文档，其二是粘贴文字，其三是只给主题；其四是生成一份卡片型结构化的大纲，可进行检查，增删，拖拽以及改写操作，此步骤如同在卡片上首先完成“写结论”与“配证据”，并且调整其结构不需要反复移动正文；确认之后按页匹配的版式进行生成，其输出具有可编辑性与导出性。它内部的模板按照方向划分成若干个系列，包含封面，目录，章节过渡，内容页这类页面类别，模板的系列名称和数量会跟产品迭代进行调整，依据官网来确定。

需说明的是工具所承担的职责是把结构进行落成页面的判断部分还是得自己完成：这一回的目标是什么，哪一个结论最为关键，哪些数据能够支撑起来。这些都弄明白了，工具使用起来才能够快速。

两个提醒

**第一个提醒，清单不是越全越好。** 上面七步里，如果你手上是一份很简单的进度汇报，第二、三步可以大幅简化。**清单的作用是提醒你别漏关键环节，不是让你把所有环节都做一遍。**

第二个提示，敏感的内容需在预备阶段进行判断。汇报材料通常包含内部事项，经营数据以及人员状况，有哪些可写，哪些需处理，需在动手之前确定。涉密、敏感的材料不要上传到在线工具处理，这一步要在动手前判断；工具所生成的为初稿，在正式使用之前核对仍需自行把控。

若下次准备进行汇报，可将这份清单予以对照：目的是否明确，素材是否全部在手，口径是否核对，标题是否为判断句，每个结论是否有证据，被问的思路是否恰当，在使用的环境中是否试用。七条中若有哪条未完成，则从哪条进行补充。