流程管理PPT：优化的入口不是"哪里慢"，是"哪里在等"

对流程管理进行汇报时，最为常见的方式是绘制现有流程，随后标注“此处耗时最长”，并且提出要加快该环节。

**这个思路听起来很对，但效果往往不好。**

**因为流程里最耗时的环节，未必是最该改的环节。**

**流程优化的真正入口，不是"哪里慢"，是"哪里在等"。**

这篇讲述这两者的不同之处。

一、先分清三件事

**"流程""操作步骤""工序"，经常被混用，但它们的性质不同。**

**流程：跨角色的价值传递。**

**它有起点、终点，中间经过多个角色，每个角色交接一次，就有一次"传递"。**

**操作步骤：单个岗位内的动作序列。**

**它不跨角色，是"一个人怎么把事情做完"。**

**工序：生产或作业中的物理阶段。**

**它关注"物件经过哪些处理"。**

**三者的区别在哪？**

**流程的核心问题是"交接"，操作步骤的核心问题是"熟练度"，工序的核心问题是"能力上限"。**

**三种问题的解法完全不同。**

**而"流程管理"这个词，管的恰恰是第一种——交接。**

二、"慢"和"等"的区别

**这是这篇最核心的一点。**

“慢”就是处理的时间比较长。某一件事情在某一个人手中待了好长一段时间才处理完毕。

“等”是停留的时间比较长。一件事情做完了，却堆在那里等下一个步骤来接。

**两者的表面现象一样：耗时都很长。**

**但原因和解法完全不同：**

**慢的原因：** 任务复杂、能力不足、工具不顺、人手不够。**解法是提升能力或增加资源。**

**等的原因：** 上游交付不及时、下游产能不足、审批卡点、信息不通、批量处理。**解法是调整节奏、改规则、改传递方式。**

**关键问题：多数流程里，时间主要花在"等"上，而不是"做"上。**

**因为处理时间是有限的，而等待可以无限长。**

**如果只盯着"慢"去优化，可能把某个环节的处理时间从两小时压到一小时——但那个环节本来就在等三天。**

**这就是"优化了却看不出效果"的原因。**

三、怎么找出"等"

**方法：把每个环节的时间拆成两段。**

一，处理的时间。实际动手操作的时长。

二，停留的时间。从抵达此环节到离开该环节，其中的总时长为。

**两者的差，就是"等"。**

**做法：**

**第一步，列出流程的所有环节。**

**第二步，对每个环节，记录"平均停留时长"和"实际处理时长"。**

**第三步，算比值。**

**停留时长远大于处理时长的环节，就是"等"发生的地方。**

**这个比值是最有价值的指标。** **它告诉你：流程的时间到底花在做事上，还是花在排队上。**

**如果整个流程的比值都很高，那这个流程的问题不在效率，在节奏。**

四、"等"的四种成因

**找到"等"之后，还要判断是哪一种。因为解法不同。**

**成因一：批次处理。**

**上游攒够一批才交给下游。** **结果是每一件都在等"凑够"。**

解法为：将小批量改为“够一件便转”。

**成因二：审批串行。**

**A 审完给 B，B 审完给 C。** **任何一环不在，整条链就停。**

解法：采用并行审批的方式，或者为低风险的事项设定简化的途径。

**成因三：信息不对称。**

**下游不知道上游什么时候能给，只能被动等。**

解法：让状态能够被看见，上游一旦完成就会发出通知，或是存在一个共享进度的视图。

**成因四：能力瓶颈。**

**某个环节的产能就是不够，前面的活都堆在这儿。**

解法：这是真正的“慢”，需要添加资源或者改变方法。

**四种成因里，前三种是"管理问题"，第四种是"能力问题"。**

**而多数流程的时间损失，来自前三种。**

**这也是为什么"加人"往往解决不了流程问题**——**因为人加了，等待还在。**

五、汇报时怎么呈现

**流程管理的汇报，最容易变成"流程图的合集"。**

**有效的呈现是"数据 + 图"。**

**一，流程图只画一张。**

**把整体画清楚，标出环节和角色。** **不要每个子流程都画一张——读者记不住。**

**二，用一条"时间条"呈现每个环节的停留与处理。**

**横向的条形，深色表示处理、浅色表示等待。** **哪个环节浅色占比大，一眼可见。**

**这条图是整份材料最有说服力的地方。**

**三，用一张表列出"改进点 + 成因 + 解法"。**

**不要泛泛说"优化流程"，要说清改哪一条、为什么改、改成什么。**

**四，给出改进后的预期。**

**注意：用"等待时间减少多少"来衡量，而不是"效率提升多少"**——**因为后者很难说清。**

六、几个常见问题

**问题一：只画流程，不做分析。**

**把流程画得很漂亮，但没有一个"要改哪里"的结论。**

**问题二：只优化"慢"的环节。**

**改了处理时间，但等待时间没动，整体没变化。**

**问题三：把流程当操作步骤。**

**讲了很多"这一步应该怎么做"，但那是岗位操作规范，不是流程管理。**

**问题四：改进建议太抽象。**

“加强协同”“优化机制”这两个字可以嵌入到任何流程之中。

**问题五：忽略角色。**

**图上只有动作，没有"谁做"。** **流程的核心是交接，没有角色就看不出交接。**

**问题六：只讲改后，不讲改前的基线。**

**没有对比，就无法判断改进是否有效。**

七、结构怎么排

**建议五段，十二到十八页：**

**第一段（一到两页）：这段流程管什么、涉及哪些角色。**

**第二段（三到四页）：现状。** 流程图 + 时间条 + 关键数据。**这是主体之一。**

第三段包含三到四页的问题以及成因。哪里在等，属于哪一类的成因情况。

**第四段（三到四页）：改进方案。** 逐条对应成因，带预期效果。**这是主体之二。**

第五段包含一到两页的验证途径。如何知道改进是否有效。

**第五段常被省略，但它让方案变得可检验。**

八、材料怎么落地

**流程类材料，图的表达很关键。**

二狗 PPT具有输入内容，生成大纲以及生成PPT这三个步骤：将内容交付给现成文档，可直接上传文字或者只给主题，随后生成一份卡片型结构化的大纲，可进行检查，增删，拖拽以及改写操作，确认之后按照页匹配的版式进行生成，其输出具有可编辑，可导出的特性。

**流程和角色关系，用它的智能架构图工具生成最省事**——**用自然语言描述流程，可以生成流程图、泳道图，支持正式风和手绘风，导出后继续编辑。**

**跨角色的流程建议用泳道图**，因为交接点一眼可见——**而交接点，正是"等"发生的地方。**

若要进行时间条对比图的操作，智能的图表能力能够在上传表格之后产生条形图并且进行导出。

它内部的模板按照方向划分成若干个系列，包含封面，目录，章节过渡，内容页这类页面的类型；模板系列具体的名称以及数量会跟着产品迭代来进行调整，在使用之前以官网那个模板库的页面为准。

九、两个提醒

首先需要提醒的是，数据需要具备统一的口径。停留时间的计算方式，从哪一个节点开展计算，需要阐述清楚。若不同环节采用不同的算法，其结论就无法相比。

第二个提示，涉及到内部流程需要判断的范围。审批权限岗位设置以及系统接口等方面的内容，或许不太适合对外。哪些可以书写，哪些仅仅在内部阐述，需要提前确认。未公布的信息需要上传至在线工具进行处理；工具所生成的初稿，在正式使用之前的核对还得自己去把控。

如果你手上有一份流程材料，建议做一个检查：**把每个环节的"停留时间"和"处理时间"写出来，看比值。**

**如果多数环节的比值都很高，那这份材料该改的地方，可能不是"提升效率"，而是"调整节奏"——而节奏问题，加人解决不了。**