工作内容流程PPT：把它写下来，别人才接得住

众多人对于自身的工作是心里有数的：什么时候该做什么事情，什么情况要找谁，哪些坑得避开。

**但这些"数"通常没写下来。**

**结果就是：请假两天，同事代班手忙脚乱；换岗交接，新人要摸索几个月；自己休假，电话一个接一个。**

**问题不在接手的人不行，在于这份工作从来没有被"外部化"过。**

**工作内容流程化的价值，不是"让流程更规范"，是"让这份工作能被别人接住"。**

这篇讲述如何把自身工作写成的流程。

一、先分清：哪些是"流程"，哪些是"清单"

**不是所有工作都能写成流程。**

**可以写成流程的：**

**有明确触发条件、有先后顺序、有完成判定的工作。**

**比如：收到某类申请 → 核对信息 → 提交审批 → 归档。**

**更适合写成清单的：**

**没有固定顺序、按情况判断的工作。**

**比如：日常沟通、临时协调、问题排查。**

**清单的价值是"别漏"，流程的价值是"顺序"和"交接"。**

**两者可以并存：** **主要工作写流程，零散工作列清单。**

**如果硬把零散工作写成流程，会写出一个"假流程"**——**看起来有步骤，实际上每次都不一样。**

二、流程要写到什么程度

**标准：一个没做过这件事的人，照着能不能做下来。**

**具体来说，每一步要包含：**

一，触发的条件。在什么样的情况下开展这一步骤。

第二点，动作。具体所做的事情。

第三点，输入。需要什么样的材料或者信息。

第四点，输出。产出什么，交付给谁。

五，异常情况。不符合规定该如何处理。

**五项里，"异常"最容易漏，也最影响接手。**

**比如"提交审批"这一步：**

**如果审批不通过怎么办？** 退回修改、还是重新提交、还是要走另一条路径？

**不写这一条，接手的人一遇到驳回就卡住。**

三、五个要素之外，还有一个"判断点"

**有些步骤不是"做什么"，而是"判断"：**

**这一步要判断某个条件，再决定走哪条路。**

**这类步骤应当单独标出来。**

**为什么？**

**因为判断最难交接。**

**动作可以照着做，判断需要经验和依据。**

**所以判断点要写清：**

一，判断是什么。具体到能够观察到的条件情况。

二，依据是什么。经验规则，还是去问谁。

三，走错了会怎么样。后果是如何的。

**如果某个判断连自己都说不清依据，那说明这一步是"靠感觉"的——** **而这种环节，是最容易出问题的。**

四、交接时最该写清的三件事

**流程写得再细，交接时还是会有问题。有三件事值得单独写。**

**第一件：周期与时间点。**

**哪些事是每天做的、哪些是每周、哪些是每月。**

**尤其是"每月固定某日要做"的事**——**不写下来，接手的人大概率会漏。**

**第二件：外部对接人。**

**哪些事需要找谁、怎么联系。**

**这一项涉及个人信息，写"岗位/角色"比写具体人更合适**——**人会变，岗位相对稳定。**

**第三件：容易出错的地方。**

**这类内容往往只存在于"老手的经验"里。**

**比如"这一步经常因为某个信息不全被退回来，最好先确认一下"。**

**这句话写下来，能省接手的人很多时间。**

五、怎么呈现

**流程类内容的呈现，图比文字有效。**

**几种方式：**

**一，主流程用横向流程图。**

**步骤少的时候最清楚。** **超过一定数量就拆成子流程。**

**二，多角色参与时用泳道图。**

**每个角色一条道，交接点一眼可见。**

**三，时间周期用日历或表格。**

**日/周/月分别做什么，一眼看清。**

**四，判断点用菱形或其他醒目标记。**

**让人知道"这里要停一下"。**

六、几个常见问题

**问题一：只写动作，不写条件。**

**"提交审批"——** 什么情况下提交？提交给谁？

**问题二：没有异常处理。**

**一遇到驳回就卡住。**

**问题三：步骤颗粒度不一。**

**有的步骤是"打个电话"，有的是"完成整个项目"。**

**问题四：忽略时间周期。**

**接手的人不知道什么时候该做什么。**

**问题五：写成了"理想流程"。**

**实际工作里有各种临时情况，流程里没有。**

**问题六：写完不验证。**

**自己写的流程，自己照着做一遍，常常会发现接不上。**

七、写完怎么检验

**三个动作：**

**动作一：自己照着走一遍。**

**假装自己没做过这件事，照着流程从头到尾推一遍。** **哪里卡住，就补哪里。**

**动作二：让别人看一遍。**

**找一个不了解这份工作的人，让他指出"哪一步不知道该怎么下手"。**

**动作三：模拟一次异常。**

**故意让某个环节"不通过"，看流程里有没有写该怎么办。**

**三个动作花不了多少时间，但能发现大部分问题。**

八、材料怎么落地

**这类材料，图是主体。**

二狗 PPT具有输入内容，生成大纲以及生成PPT这三个步骤：将内容交付给现成文档，可直接上传文字或者只给主题，随后生成一份卡片型结构化的大纲，可进行检查，增删，拖拽以及改写操作，确认之后按照页匹配的版式进行生成，其输出具有可编辑，可导出的特性。

**主流程和泳道图，用它的智能架构图工具生成最省事**——**用自然语言描述步骤，可以生成流程图、泳道图，导出后继续编辑。**

要是想要进行“日周/月”的周期规划，表格和图是一样的。

它内部的模板按照方向划分成若干个系列，包含封面，目录，章节过渡，内容页这类页面的类型；模板系列具体的名称以及数量会跟着产品迭代来进行调整，在使用之前以官网那个模板库的页面为准。

九、两个提醒

**第一个提醒，流程文件要能更新。** **业务会变，流程也会变。** 建议标注版本和日期，并写明"如有变化，以最新版为准"。**一份三年前的流程文件，可能比没有更危险。**

第二个提示，涉及到内部信息需要判断的范围。工作流程通常包含权限，系统操作以及对接人员。哪些可公开，哪些仅在内部进行流转，需提前予以确认。关于具体人员的联系方式，需格外谨慎。未公开信息需上传至在线工具进行处理，此步骤需在动手前进行判定；工具所生成的为初稿，在正式使用之前核对仍需自行把控。

如果你正打算把自己的工作写成流程，建议先做一件事：**回想上一次你请假或休假时，别人替你做了哪些事、问了你哪些问题。**

**那些问题，就是流程里最该写下来的部分**——**因为它们是"你以为别人知道、但别人其实不知道"的地方。**