阶段性汇报别记流水账，七块信息讲清楚就够了

在职场当中，周报、月报、项目节点汇报，那可是好多职场人士特别犯难的写作方面的事情。写得多了就感觉累得慌，写得少了又生怕把给遗漏掉。那最最常见的做法就是把这一个星期干了些完完整整地列上一遍，列出来开了多少会、跟多少人沟通、写了多少文档，列得满满的。领导看完之后，问上一句那项目到底是个情况？这时候你才发觉，写了老半天，最最关键的信息都没说。

阶段汇报的作用，并非是去记录工作的量。其作用乃是让观看的人可以迅速地作出判断：项目到底是否处于健康的状态？哪里出现了偏离的情况？谁需要去做什么样的事情？把这这几个方面的事情给说清楚，七项信息就足够了。

别把"做了什么"当成"项目进展"

在进行阶段性汇报的过程之中，常常会出现这样一种错误的情形，也就是将工作量和项目的进展状况给混淆起来了。

开了五个会、沟通了三个部门、写了十页文档——这些是活动，不是结果。活动证明你忙，但证明不了项目在推进。领导真正关心的是：这个阶段该交付的交付了吗？目标偏离了吗？有什么风险需要我介入？

那在撰写汇报之前，先问问你自己：要是观看的人只能够花三十秒钟去浏览一眼，我期望他记住些什么？把这句话放置在最前面，剩下的内容都得围绕着它来进行展开。可千万别把做了很多事情就当作项目进展很不错，这两件事情可不是一个范畴的事儿。

七块信息，组成一份最小可用的阶段汇报

一份最小限度能够使用的阶段性汇报，通常是由七个部分所构建而成的。

第一部分，就是执行摘要，要用那么几句话去讲讲整体的一个大概情况以及本期最为关键要紧的很多变化，把它放到最前面哈。第二部分是目标和范围，得把这个阶段需要交付的东西说清楚，可不能光报任务却不报目标。第三部分是里程碑和进度，要把已经完成、正在进行中、马上就要到期的节点都标注得明明白白的。第四部分是健康度，进度、预算、范围、质量分别用绿、黄、红来进行标注。第五部分是成果和指标，本期完成的很多能够去验证的交付，还有关键指标的变化情况的。第六部分是风险、问题与阻塞，要分别说明一下影响、责任人和应对的办法。第七部分是下一步与请求，要列出负责人还有截止时间，以及需要决策或者协调的事儿 。

这七个块，并非每一期都一定要全部填满。对于复杂的项目就多书写一些，简单的任务就少书写一些。可是核心的结构不能够缺少：得有一句的摘要内容，得有健康的程度情况，得有风险方面的情况，还得有下一步的相关情况。

RAG 状态统一口径，别每期都标绿

健康度是以RAG的绿、黄、红来进行表示的。但是关键之处在于必须得有一个统一的口径，绝对不可以借助感觉去进行标注。

绿色所代表的意思是按照当前的计划能够达成目标，不需要进行额外的干预。黄色所代表的意思是存在明显的风险，但是已经有可以执行的恢复方案。红色所代表的意思是关键目标已经出现偏离，现有的方案不充足，需要升级决策或者投入资源。这三种颜色分别对应不用去管、需要关注、需要采取行动这三种动作。

有不少人存在一种错误的行事方式，每一个项目始终标注为绿色，直到期限到了才标注成红色。如此一来RAG状态便失去了预警的功能。RAG的值，是要提前让查看的人知道这个项目需要你给予留意，并非是出了问题才去标注，而是在有苗头的时候就应当进行标注才对。

风险、问题、阻塞要分开说

在进行汇报的过程之中，最为容易被撰写得杂乱无章的部分乃是风险、问题以及阻塞。其实风险、问题和阻塞它们是各不相同的。

风险乃是尚未发生却存在发生可能性的事宜，需要去开展影响方面的分析以及拟定应对的举措。问题则是已经已经发生了的事情，需要有对应的负责人以及解决的方案。阻塞是已经对工作造成妨碍致使工作没办法继续往前推进的事情，要把它升级传递给能够解决它的人。这三者是不一样的，对应的是提前进行预防、及时去开展处理、立刻去寻求援助这三种管理方面的动作。要是把它们混杂在一起进行书写，那么观看的人就没有办法区分出哪个是重要的哪个是次要的。

下一步要有人、有时限、有交付

在最后的那一个部分，同样是很多人最为随意去对待的部分：接下来所要去进行的步骤。

持续地进行推进、接着去跟进、维持着沟通这些并非是下一步的内容。由于不存在交付的情况。下一步得把谁、在什么时候之前、完成什么具体的交付写得明明白白。比如说张工要在8月30号之前完成技术方案的评审，这才是能够去追踪的下一步。要是下一步需要领导来进行决策或者去协调资源，也得明确地写出来，不要让领导自己去猜测。

回归到最开始所说的那句话。阶段性的汇报可别写成流水账。把七块信息给讲明白就成。执行摘要得讲重点。里程碑要讲进度。RAG得讲健康度。风险问题阻塞得讲阻碍。下一步得讲行动。把这几块给说清楚了，你的汇报就从工作记录转变成为管理工具。你做项目汇报PPT的时候也是一样的。可别放一页本周工作内容的列表。得放一页讲清楚项目状态的看板。二狗PPT能够把项目缩影、进度条、RAG状态、风险清单这些页面排成一张一眼就能看清楚的汇报页。但项目状态是绿还是黄、风险要不要升级，那可是你的项目管理判断。工具帮你把汇报给排清楚，判断的功夫，就在你自己那儿。