向上汇报怎么写？关键不是展示辛苦，而是降低决策成本

封面图所呈现出来的情形是，向上进行汇报的关键之所在，就在于借助给出明确确定的事物以此来降低在做决策的时候所产生的成本。

当有很多人想要向上面进行汇报的时候，最先想到的行为就是去打开 PPT 模板。

在正式场合里，页面是否要更为正式？标题是不是得更具气势？图表是不是要更加美观？这些问题肯定是至关重要的。在正式的汇报过程当中，一份杂乱无章、毫无条理的 PPT 将会对人们的阅读感受产生不良的影响，而且还会使专业程度有所降低。

但实际上真实决定一次向上进行汇报有无价值的，一般情况下不是页面本身，而是它存不存在能够让管理者更快地对问题进行判断、更容易地去做出决策。

向上进行汇报并非是为了去证明我已经做了许多的事情，也并非是要把所有的过程都向高层进行展示。向上汇报的关键之处在于要让对方能够迅速地知道：事情当下进行到了什么样的程度，已经获取了什么样的结果，风险处于什么位置，为什么会产生这些个问题，存在着哪些可以选择的方案，接下来一步应该要去怎么做。

说到底，好的向上汇报是在提供确定性。

向上汇报的核心，是提供确定性

管理者最为担忧的并非是问题已经存在，而是问题压根就无法被看见。

项目推进的速度比较缓慢，但是能够对资源进行协调。当目标发生了变化的时候，可以重新对其进行排序。要是方案所产生的效果不太理想，能够及时地去进行调整。但是在中间很长的一段时期内都没有相关的信息，那么管理者就很难去判断事情到底能不能处于可控的状态。

这时候，他只能不断追问：项目现在到哪一步了？有没有风险？为什么还没有结果？需要我协调什么？你到底建议怎么做？

要是每一次都得让上级从开头开始进行问，那么进行汇报的人实际上就是在将判断的成本转移交付给对方。

真正起作用的向上进行汇报，需要主动去回应这些个问题。它不需要很长的篇幅，也不需要多么华丽的辞藻，但得要让人在看完之后能够清晰明白三件事情：当下正处在一个什么样的状态之中，关键的判断到底是什么，下一步要去做些什么。

这里所提及的确定性，并非是将不确定的事情强行去说成是确定的。与之相反它乃是使你把事实、判断、风险以及建议清晰明确地区别开来。

本周客户已经确认了需求范围，这就表明当前的方案是可以进入到报价测算的阶段。但是是存在风险的，客户对于交付周期还有着进一步压缩的预期。那的建议就是，先提交两个版本的方案，一个是保守的版本，一个是加速的版本，让客户去进行选择。

这样的表述，相较于“项目当下正在推进并且当前整体处于可控状况”那样的说法，是要有用得多。

图1之中，向上进行汇报的关键之点在于，要使得接受汇报者可以快速地看清楚状况、风险，并且能够做出判断以及了解到下一步的行动。

为什么不能等到最后才汇报

许多在进行汇报的时候所出现的问题，是于最后的那一个时刻方才冒出来的。

平日里不进行阶段同步的相关工作，等到了季度会、项目评审、年终总结的时候，才集中去做一份完整的 PPT。最后也许能够把结果交付出去，但是整个过程对于管理者来讲是无法看到的。

如同关注配送的进度一样。你必然会在意东西最终能不能够送达，可是要是在中间根本就没有位置、时间还有异常情况的提醒，就算最后是准时送达了，在等待的那个时候也会让人内心觉得不踏实。

项目汇报也是一样。

向上进行汇报并非仅仅是在最后那一次正式的汇报的时候才予以开展。它应当是一套持续不断的信息同步的机制。尤其是在目标发生了改变、范围发生了改变、责任人发生了改变、完成了关键的里程碑、进度明显与计划不一样了、出现了跨部门的依赖或者资源方面的冲突了、识别到了交付方面的风险了，又或者是需要上级来进行抉择的时候，都必须主动地去同步相关的信息。

主动进行汇报可不是将所有的事情都如同流水账那般去进行汇报。比如说今天开了多少次会议、修改了多少页的 PPT、和多少个人进行了沟通交流，这类情况没必要一项一项地都去进行汇报陈述。

管理者所真正需要的乃是具有决策价值的信息。倘若一个动作不能够展现出结果、风险、缘由或者下一步是如何的情况，那么它或许就不应该进入到汇报之中。要不然汇报就很容易变成对我很辛苦的一种证明，而并非是对事情究竟该如何推进的判断依据。

三种常用的汇报叙述方法

在不一样的汇报场景之中，需要采用不一样的表达结构。常见的有那么三种，分别是时间方面的叙述、原因和结果方面的叙述还有结构方面的叙述 。

时间方面的叙述用来进行项目进度的同步是比较合适的。它基本的逻辑是这般的：过去存在着什么样的情况，当下处于什么样的状态，未来大致会怎么样去发展，接下来打算去做些什么。

原打算在这周把初稿的评审工作给完成掉，但是客户又新增加了两项需求，致使方案的范围出现了变动情况。当下我们已经对需求进行了确认，正在重新去调整交付的计划。依照目前的进度状况来看，预计在周三可以拿出新版的方案，在周五能够完成内部的评审。要是客户后续再接着增加范围的话，那就得同步去调整报价以及交付的周期。

因果方面的叙述可以被用于对偏差进行解释、对问题进行复盘以及提出相关的方案。有很多人在汇报问题的时候会直接说：技术部门不配合的话，项目就没有办法推进下去。这话或许是有事实依据的，但是还远远不够。这是因为它将问题放置在了个人态度的层面之上，并且还把下一步全部都交托给管理者了。

更好的表达应该继续往下拆：双方对项目目标的理解是否一致？任务优先级是否冲突？交付标准是否清楚？责任边界有没有提前约定？已经尝试过哪些协调动作？现在需要上级决定的是资源、优先级，还是责任机制？

结构叙述这种方式是适用于那种信息比较多、需要进行分类说明的汇报情况的。比如说在做客户问题复盘的时候，就能够按照客户类型、问题阶段、影响程度、责任归属这些方面来进行分类。结构叙述的目的可不是去把事情弄得很复杂，而是为了帮助听众看清楚其中的差异。

图2展现出了三种常见的汇报方式，分别为时间方面的叙述、因果方面的叙述以及结构方面的叙述。

需要上级决策时，要把问题变成选择题

在向上面进行汇报的过程之中，存在着这样的一种情况，那就是提出问题的场景，这类场景是很容易出现问题的。

你没有给我具体要改写的文章内容，麻烦你把需要改写的具体文章提供给我，这样我才能按照要求进行改写。

这些表述从表面来看好似是在进行请示，可实际上却会致使管理者得要去担负起完整的分析成本。

更为妥当的做法乃是将问题转换成为有限的选择题。你首先得讲讲需要去决定的具体问题才行。紧接着给出两到三方面现实可行的选项。之后分别去说一说每个选项的收益、成本、风险以及前提。最后给出自身的推荐。

当下需要去确定是否要接受客户提前交付的请求。方案A乃是维持原本的交付范围，将周期缩减3天，其中存在的风险是测试的时间不充足。方案B是保持周期处于不变的状态，可是先对核心模块进行交付，这里面存在的风险是客户有可能会觉得完整度不够。方案C是增添临时的资源，这样一来成本就会出现上升的情况。综合考量交付质量以及客户关系，我建议采用方案B，并且要提前把后续的补充计划进行说明。

这种进行汇报的方式并不会助力管理者去做出最后的决断，但是它却可以十分明显地降低决策方面所产生的成本。

当然，并非所有的问题都一定要弄成选择题。要是信息不充足，或者风险比较大，又或者事实还没有核查清楚，那么就必须老老实实地说要继续进行调查，可不能够搞出虚假的完整方案。

要去提供确定性，并非是要装作自己都知道，而是应当把已经知道、还不明确的以及相关的建议都给阐述清楚。

图3：把问题转换成为选择题，如此便可以使得上级能够更为迅速地针对不同的方案开展比较、判别风险以及进行决策。

二狗 PPT 能帮你把汇报材料整理成结构化初稿

一份优良的汇报PPT，应当围绕着下述这些叙述的方式来进行构建，而并非是让内容去去迎合页面。

在实际的工作过程当中，有很多的人并不是没有资料，而是资料太过分散了。像Word文档、PDF报告、Excel数据、会议纪要、周报、项目记录、客户反馈等等，全都在不一样的地方。而真正耗费时间的，不一定是去做页面，而是得首先把这些资料整理成为汇报的逻辑。

这也同样是二狗所制作的 PPT 在那职场汇报的场景之下可以去担当的某一个具体的部分。

二狗所制作的 PPT 可以让你进行主题的输入以及文章的粘贴操作。它还能够对 Word、PDF、Excel、PPT 这类办公类的文档进行上传，之后生成结构化的大纲。在向上进行汇报的时候，这一个步骤是比较关键的。由于汇报的逻辑通常得先确定下来，之后才是页面方面的设计。

先讲状态，还是先讲问题？

先给结论，还是先铺事实？

哪些内容应该进入正文页？

哪些细节应该放到补充页？

哪些风险要提前写清楚？

哪些动作要落到负责人和时间节点？

要是这些个问题没有弄清楚明白，就算那PPT制作得格外出奇地好看，那也可能仅仅只是把信息堆积在一块儿罢了 。

要是用户存在阶段材料的话，二狗 PPT 可以将零散的内容提炼成为更为清晰的汇报结构。要是用户仅仅只有一个汇报主题的话，也能够先生成初步的大纲，随后用户结合真实的进展、风险判断以及组织语境来进行调整。

在制作 PPT 之前，大纲是可以接着去进行检查、增减以及改写这些操作的。在把它导出成为标准的 PPTX 文件之后，也是能够在 PowerPoint 、WPS 或者是 Keynote 里边接着进行编辑的 。

那这样就挺适宜用于向上级汇报的真实工作流程：首先将材料整合成一种结构，随后把那个结构弄制成为页面的初始稿件，最终由进行汇报的人员去补充关键的事实、判断的依据以及决策的提议。

但在这里必须把边界说清楚。人工智能可不能替代汇报者去做所有的判断。项目进度到底是不是真实的，经营数据准不准确，责任边界明不明确，风险判断靠不靠谱，客户信息和内部口径能不能够公开，这些还是得靠人工去核对。二狗PPT比较适合用来做整理材料、搭建大纲、生成可以编辑的初稿以及辅助表达的部分，而不是去代替最终的审核。

图 4 之中的二狗 PPT 可以用来开展素材的整理工作、进行结构的生成操作、完成页面初稿的制作以及后续的编辑相关的事宜。

好的汇报，最后要落到行动闭环

在向上级进行汇报的时候，可不能够简简单单地仅仅只是将情况阐述一番算了。

倘若一份汇报阐述了众多的背景情况、不少的问题所在以及好多的过程情形，但是却没有清晰地讲出下一步的行动举措，那么听众在看完之后依然是不清晰到底应该如何去推进后续的工作。

好的汇报，通常会在结尾回答几个问题：下一步要做什么？由谁负责？什么时候完成？需要谁配合？下一次反馈在什么节点？如果条件变化，如何调整？

这才是汇报里的行动闭环。

接下来项目组需要在周三之前将新版方案进行完善搞定，销售方面需要去确认客户的优先级情况，交付团队则需要去评估资源排期的状况。在周五之前要完成内部评审这一工作。倘若客户紧接着进一步压缩周期的话，那就同步提交关于范围调整的建议内容。

这种结尾是具有一定作用的。它使得事情从仅仅是言语上的表达转变成为实际的行动。在后续的时间里，我们将会不间断地持续地去推进相关的事宜。

写向上汇报前，先问自己六个问题

这次汇报是为了同步、预警、复盘，还是请上级决策？

接收者最需要确认的结果、风险和资源问题是什么？

当前问题只是执行细节，还是涉及人员、机制或目标？

有没有把事实、判断、假设和建议分开？

需要决策的事项，有没有给出有限选项和推荐理由？

下一步由谁负责，什么时候反馈？

当把这些个问题统统都给想透彻弄明白了之后，那 PPT 才会实实在在地切切实实地开始真正地发挥起作用来。

页面乃是一个承载之物，其结构就好像人的骨架一般，而判断则是处于核心的位置所在。向上进行汇报的时候真正需要去解决的，并非是把 PPT 弄成多么热闹的样子，而是要让对方可以更为快速地进行判断、更加轻易地开展决策、更加放心地进行授权。

二狗所制作的 PPT 可以协助你迅速构建起这份汇报的结构以及页面。但是最终能让这份汇报能够立足得住脚的，还是那清晰明了的事实、可靠稳妥的判断还有那可以落地实施的行动。