周报月报别记流水账，领导只想看这七样东西

有很多人在撰写周报、月报的时候，喜爱记录流水账式的内容：这一周开了哪些会议、撰写了哪些文档、和哪些人进行了沟通交流。写了一大长串，自己感觉还挺充实的，可是交上去之后领导匆匆看一眼，却没办法弄清楚你究竟把事情推进到了什么样的程度。

问题在于，你所记录的是工作量，而领导想要看到的是项目是否处于健康的状态。阶段汇报真正的作用，并非是去证明你有多么的忙碌，而是要让看报告的人可以迅速地去判断三件事情：这个项目当下健不健康、哪里出现了问题、接下来哪个人要去做什么。那种流水账一样的回答是没有办法去解决这三个问题的，所以就算篇幅长也是没有用处的。

阶段汇报的作用，是让领导快速判断项目健不健康

领导查看你的周报，并非是为了查验你是否存在偷懒的情况。而是去判别这件事情靠不靠谱，项目是否依照计划去进行、有没有出现偏离的状况、下一步能不能进行衔接。这是属于三个决策层面的问题，而不是三个考勤层面的问题。

要弄清楚这一点，便知道一份报告得书写些什么内容。真正具有实际效用的阶段汇报，得能够回应：这一个阶段已经完成了什么、与目标相比差距有多少、是否存在风险、需要谁做出什么样的决定。要是缺少了这些方面的内容，报告就算书写得再细致入微，也仅仅是给领导增添阅读的负担罢了，并没有给出任何可以用来进行判断的依据。

先给结论，别让领导从细节里找重点

一份报告之中最应当放置在前面的乃是执行摘要。运用两三句话将整体的状态以及这一时期最为重要的变化阐述明白。这个项目当下究竟是处于良好的状况，还是存在风险，又或者已经出现了偏离的情况，先给出一个相应的判断。

有很多人却是反过来的情况，先书写大量的过程方面的细节内容，然后才把结论放置到最后面。领导看了一半还找寻不到重点所在，于是就不再看下去了。执行摘要的作用便是使得领导能够在十秒钟之内弄明白这件事情目前的状况，如果感兴趣的话再去查看细节内容。没有摘要的报告，就等于是让领导自己从一大堆的细节里面去做阅读理解一样，领导是不会帮你去做这样的事情的。

用红黄绿标健康度，别永远标绿

健康度在阶段的汇报当中是具有很是相当多信号价值的一个方面。进度、预算、范畴、质量，每一个方面都可以运用红、黄、绿这三种颜色来迅速地表明状态。

绿色所代表的含义是按照计划进行，无需去理会黄色所代表的含义是存在风险但已经有了恢复的方案，红色所代表的含义是已经偏离了并且现有的办法不够需要进行升级决策或者资源。这三个颜色的口径必须要统一，不能够借助着自己的感觉随意地去标注。

这儿存在一个大的问题，就是一直处于标绿的状态。好多个项目一直都是标绿的情况，一直到延期的那一天才忽然之间变红，搞得领导都没有准备好。健康度可不是做给人看的，黄和红可不是什么丢脸的事儿，而是要让该知道的人早点知道、早点参与。你越早把它标成黄色，就越有机会在变红之前把事情给拉回到正轨上来 。

风险和阻塞，要说清责任人和措施

在书写风险相关内容的时候，经常会出现这样的常见问题，仅仅只是把风险罗列出来，但是却不承担相应的责任。罗列了一大堆存在延误情况的风险可能性，但是却没有说明影响的程度到底是如何、到底是谁负责进行管理、准备采取什么样的办法来应对。像这样罗列风险的话那如同没有书写一样。

一个符合要求的风险条目，应当具备三个方面的内容。其一为影响情况是如何的，其二为责任人究竟是谁，其三为应对办法是是什么。阻塞项需要单独进行列出。阻塞乃是已经对工作的持续推进造成妨碍的问题，并非是潜在的风险。阻塞状况需要马上有人员去进行处理。将风险和阻塞分开来书写，这样领导才可以清晰辨别哪些是需要重点关注的，哪些是需要马上加以解决的。

下一步必须落到人和时间，不能写"持续推进"

报告的最后的那一部分是接下来要做的步骤。这一步骤也很轻易地就会写得不好。最为常见的没有用处的话语就是“持续推进”这四个字，这实际上就等于是没有说出什么实质性的内容。

要去达成合格的下一个阶段，需要有负责人存在、有截止的时间、有具体的交付成果。举个例子来讲，在下周三之前把接口联调这项工作完成，由张三来负责，产出联调的报告。有了人和时间，这事儿才可以被追踪、被验证。要是不持续地推进，那下次周报依旧还是同样的内容，事情就会一直停滞在那里。

回归到最开始所说的话语，周报以及月报并非是去记录流水账，而是需要将项目的健康状况、出现的偏差、面临的风险以及接下来要做的事情清晰地阐述明白。要是你在做阶段汇报的 PPT 时还在为如何组织内容而纠结，那么可以借助工具来进行开头。二狗 PPT 能够支持上传月报、周报、工作笔记这类素材，按照背景、举措、成效、数据、下一步的逻辑来生成大纲。你把手里的进度和问题输入进去，它会帮助你搭建结构，之后你把精力放在真正关键的判断上：标正确健康度、写清楚责任人、把下一步落实到具体的人和日期。工具负责把流水账转化成有结构的汇报，你的判断力就用在关键的地方。