工作汇报PPT制作：从一堆零散材料到一份能讲的汇报

工作汇报PPT时，最令人头疼之处往往不是“页面排列不好看”，而是在动手之前的那个时刻— —你手中有一堆物件：上周周报，几幅数据截图，群里讨论记录，上一季度旧材料，可是它们相互之间没有联系。你并非没有内容，乃是缺少结构。所以进行PPT制作的首要动作，并非是开启软件，反而是先把很多零散的材料收集起来。

一、工作汇报PPT的难，难在材料是散的

首先阐述这个场景具备的特性。其他种类的PPT通常具有清晰的起始点，例如“把这个方案制作成PPT”，所提供的材料为完整的文档。与工作汇报存在差异，其素材呈碎片化的状态：一部分存于你的脑海中，一部份处于聊天记录之中，另一些则处于系统导出的表格之中。

这种呈现碎片化状态的情况，会直接引发两个方面的后果。其一为不清楚从何处开始：当遇到一堆材料时，众多人常常习惯性先开启PPT软件，创建一页，随后开始谋划写作内容— —但是写了两页却发现方向不对，进而推翻重来。其二是容易出现漏洞：散落着的材料缺少清单，在做的时候才发现某一个关键的数据忘记放。

因此正确的态度是：首先把“制作”理解成为“整理加上呈现”这两个部分。整理所占的工作量是七成，呈现仅仅占据三成。有不少人把顺序弄反了，才感觉做汇报很累。

二、制作工作汇报PPT的三个步骤

第一步是把材料收拢起来。把能够找到的事情先集合起来：这一段时间里工作的记录，有关的数据，需要提到的文件等等。收拢时做两件事情— —去重同一数据在许多地方出现只留下最为权威的那一处以及分类把材料按照“做了什么”和“结果如何”这两大部分进行堆放。此步骤不存在任何排版情况，但是它是后续全部工作的基础。

第二步是确定结构。此步骤乃是切实关乎汇报质量之处。工作进行汇报的架构一般沿着此类线路来进行：做了哪些工作内容以及投入→结果是如何成效还有数据→问题存在哪些不足以及差距→下一步计划还有打算。把这四个部分安排好顺序之后，汇报就构成了框架。若某一部分缺失，材料便会呈现出不完整的状态，比如仅仅讲述做了什么，不讲述结果，听者会怀疑自身工作没有效果。

第三步是呈现。在此阶段你手中应当已有一份构造清晰的内容，接下来的工作是将其铺设成页面，每页把控信息量，为结论留出明显位置，套上统一版式。二狗PPT能够在这一个流程当中承受前两个步骤的体力劳作，你可以粘贴材料或者上传已经上传好的文档系统先对内容进行解析然后生成结构化的大纲你在大纲之上调整好四块顺序之后选择模板来生成页面但是判定哪些内容需留存哪些结论最为关键，仍是你的事情。

三、制作时最容易犯的两个错

首要的错误在于边写边进行排版操作。这是最为常见的习惯：书写一页，调整一次字体，更换颜色，之后写完一页又感觉风格不一样，回头再进行修改。此做法效率较低，原因在于排版工作处于内容创作间隙内，每次都极有可能被打破。正确顺序为先完成内容、定下结构，最终统一进行排版。这也就是为什么“先大纲，后页面”的顺序更加省力。

第二种错误是仅仅说“我做了什么”，不说“结果是如何的”工作汇报很容易成为流水账，罗列了一大堆事情，却没说这些事情所带来的影响。听的人所关注的不是结果，而是过程的清单。因此每一项工作内容的后面，都得跟一句“它的结果究竟是什么”，哪怕仅仅是定性的表述。

还有一点需要提及的是：数据需要在结构确定好之后进行核对。首先确定“这一页需要讲述哪一个指标”，接确认该数字的源头以及口径，相较于边寻觅数据边搭建页面要清晰很多。在同一份报告当中，两个指标的口径不一样，这是非常严重的错误。

涉密敏感材料需上传至在线工具进行处理；所生成的初稿，可编辑，可导出，但是正式汇报之前数据核对与内容把关仍需自行完成。

若你手中正压一份工作报告，可依此顺序进行一番操作：首先收拢散落材料，重新进行分类；接运用“做了什么，结果如何，问题在哪里—下一步”确定结构；最终才动手去做页面。做PPT的时候，累的不是排版。而是从散开到整齐的那一步，把它放到最前面去做，之后的路就顺畅了。