ppt梳理工作流程怎么做：先理清再画图，顺序反了白做

“梳理工作流程”，这句话常被视为“绘制一幅流程图”

但梳理与画图却是两件事情。梳理是梳理混乱实际做法，画图则是表达理出秩序。

将梳理直接用于画图，其结果通常为：图绘得极为美观，但是所描绘的是“应当如何进行”，而非“实际如何开展”。此流程无人参与执行。

一、第一步：先记录实际流程，不写应该流程

梳理起始于现状，并非理想。

方法在于找两三位人分别询问：此事你是如何开展的，从接受任务直至完成交付，其中包含哪些环节。

关键问题在于文件从哪里拿，找谁确认，使用什么样的工具，卡住时候怎么处理，有没有跨过某一个步骤。

多询问几位人士的价值体现在，你会察觉到同一流程里，不同人的做法存在差异。而这些差异正好是流程中没有被界定清楚的所在。

记录完成之后，一般会出现两种情形：其一流程自身没有问题，仅仅没有人去遵守；其二流程设计跟实际操作相脱节，众人自己找到了变通的办法。

两种情形需要区分对待。其一为执行，其二是设计。混淆了改法便错。

二、第二步：区分三类环节

记录完成之后把环节划分成为三类。

第一类乃有价值的环节：此步可增添信息，可降低风险，可提升质量。此类需留存，且要阐释其为何具价值。

第二类乃无价值的环节：乃因历史原因而存，例如重复进行录入，层层审批，无效等待等。此类乃优化的对象。

第三类属于补救性的环节：由于前面出现问题所需要去做的事情，例如返工，复核，重新进行沟通等等。这类最为值得去挖掘的东西是前面某一个环节设计方面存在的缺陷。

三类当中，第三类是最具洞察价值的。若一个流程中存在许多补救性的环节，则意味流程自身存在问题，补充再多也难以顺畅。

三、第三步：算清每个环节的成本

梳理得把重点放在数字上面，不然改不改没办法判断。

成本能够划分为三类，分别是时间成本这一步需要多长时间，包含等待情况，人力成本是几个人一起参与，错误成本那一步出现错误会引发什么样的后果。

时间的成本最为直观。列出每一个环节的花费时间，常常会发现总的时长里有大部分是等待而非工作。

此发现自身具有价值，它表明流程的难题不在于效率，而在于衔接。

四、第四步：定优先级，不要一次改全部

梳理完一般会列出若干需要改进之处。不要全部改进。

选取两至三个改动的地方，标准是改动成本较低，影响范围比较大。

比如某一审批环节能够由串行改为并行，某一份表单能够合并，某重复录入能够自动化。此类改动较小且见效较快。

一次改得太多执行就会杂乱无章，最后哪一个都没有落实。

五、第五步：才是画图

流程梳理完毕后，画图便进入表达阶段。

画图时有几条规则：

方向是统一的，要么是从上往下要么就是从左往右。判断的节点得有出口的标签，不可以留空。异常的分支需要进行绘制，不能仅仅去描绘顺利的情形。跨部门环节运用泳道图来呈现责任界面。

线条借助连接符，切勿手绘直线，因为直线会吸附形状锚点，当线条移动时，线会跟着移动。

流程图当中给每一个环节进行编号。在讨论的时候可以说“第5步存在问题”，和描述半天是一样的。

六、第六步：把流程变成可执行的规则

图画完之后还有一个步骤最容易被忽略：把流程转化成为规则。

规则包含：谁承担哪一步、在何种条件下能够跳过、出现问题向谁进行升级、需要多久复核一次的。

无规则的流程图，仅为一幅图。有规则方为制度。

规则的呈现形式可为一段文字阐释，也可为责任矩阵，其横向为环节部门，纵向为部门交叉处标注主责与协同配合。

七、材料怎么落地

流程整理的成果资料，一般包含“现状图，问题清单，优化方案以及新流程图”这四个部分。

二狗 PPT能够承接排版方面的任务：将四块内容梳理成文字并粘贴到文档或者上传文档之中，系统产生结构化的大纲；确定之后按照页匹配的版式进行生成，之后选择模板导出PPTX。流程这类材料构造稳定，能够应用到不同的业务当中。

流程图需借助专业工具绘制后插入，也可采用表格进行改造操作。采用形状进行硬拼，在投影时易出现错位情况，线条对齐现象。

需要提及的是，工具不判定流程逻辑是否正确。环节完不完整判断穷尽责任重叠等情况，需自行或者找业务方进行核对。

八、一个判断办法

梳理完成后进行一次验证操作：将新流程图向一线执行人员询问，让其依图行走，查看有无走不通之处。

走得通的说明梳理得到位；走得不通的（“这里实际并非是这样的”“这一步没有人去做”），就表明你所描绘的是应该的流程，而不是实际的。

流程进行梳理的意义，不是画出多好的图，而是让实际的行动和文字的规定相符合。对上了流程才可以真正地去执行。