活动流程ppt怎么做：让人知道"什么时候该在哪"

活动的流程材料包含清晰的读者，执行团队，参与的嘉宾以及现场工作的人员。

三类人所关注的事物各不相同。执行的团队关注每一个环节的筹备以及衔接；嘉宾关注自己何时进入场内，工作人员则关心自身何时处于何种位置。

因此活动流程的材料不能够仅仅有一个时间表，得按照角色来进行分层。

一、先分清三种流程视图

第一种属于总览的时间轴。每一段时间，环节以及负责人的情况。这是给全体人看的整体图。

第二种属于执行细表的情况。每一个环节被拆解成为准备动作提前多久去做、谁去做的以及执行动作的。这是为执行团队所看的。

第三种属于个人时间方面的线索。每一个角色的时候到场，上场，离开。这是呈现给嘉宾以及工作人员的。

存在三种视图内容重叠且角度不同的情况。每个人都需自行筛选信息，易出现漏洞。

实际进行操作的时候：把总览做成一页，把执行细表制作成表格（能够放在附件里面），把个人的时间线设置成几张小卡片的页面。

二、总览时间轴要标出关键节点

时间轴通常的做法是横线加上若干个点。

信息量欠缺。有效的办法是标注三类关键的节点。

第一类乃必须准时的节点，比如开场，领导讲话，签约或者启动，合影的类。若这些延后则后面皆乱。

第二类依赖节点是某一环节结束后才开启的下一个环节。设备调试结束才能够进行演示。

第三类为缓冲节点，预留空档。此类需清晰标注，使执行人员明晰哪些地方能够吸纳延误。

三类分别进行标注，现场的人员知道哪里能够松开，哪里需要卡住。

三、执行细表要写"提前多久"

准备动作最容易漏掉的是执行细表。

仅仅书写“14 : 00开始”是不行的，需要写清楚：13点40分音视频就位，13点45分嘉宾到场引导以及13点50分主持人候场。

提前量需要给出具体的分钟数量，不要写“预先准备好”

细表还得写责任人以及备选的方案。责责人具体是人或者岗位；备选的方案聚焦于容易出现问题的部分，例如投影出现故障的情况，主讲人出现迟到的状况，参会的人数超出预期的情形。

四、个人时间线用卡片

嘉宾以及工作人员所需要的是那张小卡片，我几时到、几时做、几点能够走。

每个角色设置一页或者一幅卡片图，列出到场的时间，走的位置，上场，结束的时候，联系人的电话。

此类卡片页虽看似简易，但实用程度颇高，且常被拍照存储。

五、几个容易出问题的细节

首先，时间不可以排得太满。每一个环节都得卡死，任意一个延误就会传递到后边。建议于每一个大段落结束后留出五至十分钟的缓冲时间。

其二同一时刻不要存在两个及以上并行的活动，不要明确地说明分流的规则。

第三，对场地信息进行标注。同一项活动可能处于多个场地比如主会场，分会场以及签到处，在流程当中需要标注每一个环节的位置。

第四，去考虑超时的预案。每一个环节设置一个“最晚结束的时间”，要是超过就开启压缩的方案，比如说取消茶歇，缩短某一段时间。

第五，将联系方式纳入其中。当现场出现问题时，首要之事是寻找人员。流程表里面要有总的协调人电话。

六、材料怎么落地

活动过程材料图数量不多，但是表格数量多，需要反复修改（时间调整，全表都得动）。

二狗 PPT具备承接排版的功能：将流程内容梳理为文字或表格等内容，随后粘贴进入文档或者上传文档；经确认后按照页匹配的版式进行生成，之后选择模板导出PPTX。同一个流程能够生成不同的版本总览版，执行版，嘉宾版，版式是一样的。

版式方面提议：总览的时间轴是一页横向的图；执行的细表是表格的页面，行高留出空间；个人的时间线采用卡片式的形式，每一页有两至三张。

需要提及的是，时间，地点，人员，联系方式等信息需精准，改动之处需全文核查。此类材料出现错误的代价颇为直接，现场存在人员走错场地，找错人的情况。

七、判断标准

材料发送完毕之后，查看是否有人询问“我几点到”。

没有人问，表明个人的时间线已经写清楚；有人多次问，说卡片不够细致或者没有发到。

活动的流程方面的材料不是写全流程，而是让每一个人明白自己到底应该去做什么。达成此类目标，现场就会顺畅。