8D报告PPT案例：卡在哪一步，就说明问题在哪一步

很多做质量问题处理工作的人，对于8D这个方法大多不陌生：有八个步骤：从搭建团队到避免再次出现问题。

但实际做出来的报告，常常有个共同特征：**前面几步写得详实，中间几步开始含糊，最后两步流于形式。**

尤其是 D4（根本原因分析）那一部分——**很多报告在这里只写了一句"经分析，原因为操作不当"，然后就进入了措施阶段。**

此乃8D报告中最为常见的失效点也。由于根因未找准，后续所有举措均为猜测。

这篇讲解这类报告如何进行组织。需说明的是报告结构以及表达方式，具体分析工具和判定标准得按照所在单位质量体系的要求来。

一、先看八个步骤的逻辑关系

8D的8个步骤并非并列清单，其中存在一条强烈的依赖链条。

**D1 组建团队 → D2 描述问题 → D3 临时措施 → D4 根因分析 → D5 制定永久措施 → D6 实施验证 → D7 预防再发 → D8 团队认可**

**关键依赖在 D2 → D4 → D5 这一条：**

**D2 描述得越准，D4 越可能找到真因；D4 找得越准，D5 的措施才可能真的有效。**

**反过来说：如果 D5 的措施实施后问题复发了，通常要回看 D4——不是措施不够硬，是根因没找对。**

**报告里体现这条链，比把八步平铺开更有价值。**

二、D2：问题描述最容易被写虚

**"某产品出现质量问题"——这不是描述，是概括。**

**有效的 D2 要包含五个要素：**

首先，具体是何种问题。现象是如何的，可观察，可记录的。

第二，在什么地方发现的。哪个环节哪个批次哪个地方。

第三，何时。首次察觉到时间所涵盖的时间范畴。

其四，影响的程度。数量，比例，范围。

第五点，和标准之间的差别在哪里。应该是如何的，实际的情况。

**五个要素齐了，问题才是"可分析"的。**

若缺少某一个，后续的分析便会显得模糊不清。比如不清楚“在何处发现”，便无法判定是过程方面的问题或者末端检测出的状况。

三、D3：临时措施要交代清楚"为什么是临时的"

**临时措施的作用是"先止血"。**

**报告里要说明三件事：**

其一为止血。防止问题持续扩大或者流出。

其二是范围的大小情况。对于已发出的，在制的，库存的，各自应该如何进行处理。

**三是它为什么只是临时的。** **因为它不解决根因，只控制影响。**

若不予以阐释，便极易产生误解：认为临时举措已经完成，事情已经得以解决。

**很多问题反复出现，就是因为临时措施被当成了永久措施。**

四、D4：这一部分是整份报告的分水岭

**根因分析做得好不好，看三件事。**

**第一，有没有区分"直接原因"和"根本原因"。**

**直接原因是"表层的、直接导致现象的那一环"；根本原因是"为什么这一环会失效"。**

举例来说：某个环节出了错，直接原因是"漏做了一步"。但**为什么漏做？** 是流程里没有这一步、是要求没传达到、还是工作量超出了能完成的限度？

**只写到"漏做"，就是没找到根因。**

**第二，有没有验证。**

所提出的根源需要被验证。常见的做法是：将根因假设置于问题情境中，查看其能否完整阐释现象。或者借助比对有问题与没问题样本的差异来进行确认。

**没有验证的根因，只是猜测。**

**第三，有没有排除其他可能。**

**报告中应当说明"还考虑过哪些可能，为什么排除"。**

这一点体现出分析的严密程度。要是仅仅给出结论，不说排除的流程，读者就不能够判定这个结论是否可靠。

**三个都做到，D4 才站得住。**

五、D5、D6：措施与验证要能对上

**D5 的永久措施，应当逐条对应 D4 的根因。**

**如果一个根因对应三条措施，可以说清各自解决哪一面；如果有措施找不到对应的根因，那它可能是多余的，或者说明根因没找全。**

**D6 的验证，要说清三件事：**

一，验证的方法。如何证实措施是有效的— —抽样检查，过程数据，还是跟踪时长。

二，验证的结果。具体的数据并非是“效果良好”。

**三，观察期。** 观察了多久、覆盖多少批次。**有些问题有潜伏期，验证时间太短会误判。**

六、D7、D8：最容易被写空的两步

**D7 是防止同类问题再发。**

**关键区别：D5 解决的是"这个问题"，D7 解决的是"这类问题"。**

**做法通常有三个层次：**

一，对文件进行更新。查看作业标准，检验规范以及流程图是否有相应的修改情况。

第二点横展开。同类工序，同类产品以及其他产线是否存在类似风险需要同步进行排查。

第三点，经验的积累。本次分析的方法以及判断的要点能不能成为下次可以使用的检查的项目。

在三个层次中，第二个极易被跳过，但是它恰恰是避免“同一错误在其他地方重演”的关键所在。

**D8 是团队认可。**

这一步并非走过场。它具有两项实际作用，其一为清晰界定贡献，其二是使参与者乐意在下一次问题中持续投入其中。

但是在写法方面需要克制— —列出参与角色以及主要贡献就可以了，不用大段的表彰。

七、几个常见问题

问题其一：D4被一句话所带过。这是最为严重的情况，直接致使整份报告出现失效的状况。

问题二：举措比根因要多。阐述措施是“想到什么就写什么”，并非是从根源推导而来的。

问题三：仅有临时举措，无永久举措。或者将临时行动写作为永久行动。

问题四：仅有结论却缺少数据。“已改善”并非验证。

问题五是D7仅仅写“加强培训”。培训是一种手段而不是防止再发的机制，它没有解决“为什么会出现漏洞”此类结构方面的问题。

问题六：将报告编写成为流水账。八个步骤各自一页，但是没有展现出它们彼此间的逻辑联系。

八、结构怎么排

**建议按"现象—分析—措施—验证—预防"五段组织，八步归入其中：**

第一段：关于问题以及影响的情况（D1到D2）。团队，问题描述这五个要素。

第二部分：应急和控制D3。临时的措施以及范围。

**第三段：根因（D4）。** 分析过程、根因结论、排除过程。**这一段应该是全篇最厚的。**

第四部分：措施以及验证情况（D5到D6）。逐条对应的根因，配合验证的数据。

第五段是防再发以及总结的D7到D8。文件进行更新，横展开，经验进行沉淀。

在篇幅分配方面，第三段需占三成及以上。若根因分析仅占一页，该报告极有可能未分析透彻。

九、材料怎么落地

**图示比文字有效。**

问题发生时的时间线，原因分析时的树状图以及措施之间的对应关联，借助图来呈现的内容较大段文字更为清晰明了。二狗 PPT具备的智能框架图工具可借助自然语言产生流程图，关系图等内容，导出之后可再进行编辑。

**数据用图表。**

用折线或者柱状图来呈现验证结果以及趋势变化的情况，比“效果良好”更具说服力的。

**标题写判断。**

**"根本原因分析"是栏目名；"根因在于流程中缺少该环节的强制确认"才是判断。**

二狗 PPT运行的路径是“输入内容，生成大纲再生成PPT”这三个步骤：将内容交付给现成文档，可直接上传文字或者只给主题，之后生成一份卡片型结构化的大纲，能够检查，增删，拖拽以及改写操作，确认之后按照页匹配的版式生成，进而输出可以编辑，可以导出。它里面的模板按照方向划分成若干个系列，包含封面，目录，章节过渡，内容页这类页面的类型；模板系列具体的名称以及数量会依据产品迭代来进行调整，在使用之前需要以官网的模板库的页面作为依据。

十、两个提醒

第一个提示包含具体产品以及客户信息需要进行处理。8D报告通常涉及产品的型号，批次，客户的投诉。哪些能够对外，哪些是属于内部的资料，需要按照管理体系的要求来进行判断，对于客户的相关信息要格外谨慎。

第二个提示，具体的判定标准是依据现行的体系文件来进行的。分析方法判定阈值，报告格式需要按照所在单位质量体系的要求来执行，材料起到组织内容的作用不是替代的标准。涉密、敏感的材料不要上传到在线工具处理，这一步要在动手前判断；工具所生成的为初稿，在正式使用之前核对仍需自行把控。

如果你手上有一份 8D 报告，建议做一个检查：**把 D5 的措施逐条往前找，看它对应 D4 的哪个根因。** 对不上的措施，说明是"凭经验想的"；如果大部分都对不上，那问题不在措施，在 D4——**报告该往回调，而不是继续往下写。**