项目经理天天救火，是因为没把 AI 的边界划清楚

当一个人担当项目经理的时候，最为常见的节奏便就是去救火。上午开展会议来协调使之达成一致，下午前往去催促推进进度，晚上过来整理会议纪要，深更半夜还在修改状态汇报。每一天都在那重复的劳作里头转来转去，而真正应该花费时间去进行判断的问题，反倒没有心思去思索了。

有不少人听闻了AI项目管理之后，心想把项目表格扔给AI，它就能够全自动地进行运作。用了几天之后发现，AI确实是节省了一些事情，可是也出现过那么几次差错，自动发出的汇报里面存在错误，在没有人进行检查的情况下就发送出去了。于是又全部都退回去进行手动操作来做。实际上问题并不在于AI，而是在于边界没有划分清楚：哪些工作可以交给AI去做，哪些必须得让人来进行审核。边界要是划分清楚了，救火一样的情况才能够停止。

项目经理的救火日常，哪些能交给 AI

在进行救火的日常工作过程之中，存在着不少重复、规则十分清晰的事情。而这类情形正好是人工智能特别擅长去进行处理的。

会议纪要存在着固定的格式情况。状态的汇总得按照规定的时间去进行输出。报告需要一次又一次地去调整格式。风险的扫描有着固定的套路。历史的资料得翻过来翻过去地去查找。提醒得按照规定的时间去发送。这些事情是高频出现的，规则也是清晰明确的，结果是可以去复核的。把这些交给人工智能去做，效率提升那可是非常明显的。

关键之所在乃是切勿一开始便追求全自动。首先让人工智能来承接很多重复劳作的事情。如此一来便能够将时间节省下来。当把时间节省下来之后，你才会有精积极处置真正需要去判断的事宜。节省时间并非最终的目标，将节省下来的时间运用到关键之处，这才是目标所在。

能自动化的六类活：高频、规则清楚、可复核

有哪些样的活计是可以放心地交付给人工智能去做的？大体上有那么六种类别。

对会议纪要进行整理，将录音以及笔记整理成为结构化的纪要以及待办状态的汇总情况。把各个子任务的进度进行汇总并且转换成统一的格式。把数据、文档转化成为汇报所需要的版式并且进行初步的风险扫描，先扫描出可能存在的坑洼并且列出清单。开展历史资料的检索工作，快速查找到之前项目的经验材料。首先起草一版报告的草稿，提供给你进行修改。

这六种类型的工作有着共同的特性，便是频次高、规则清晰明确、结果可以进行核对查验。人工智能完成之后，你能够迅速地检查对错，要是错了修改起来也是比较容易的。将这些工作交给人工智能，你最少能够节省出一半用于补救的时间。

必须留人审的六类事：责任、承诺、不可逆

但是，存在那么一些种类的事情，绝对不可以全部交托给人工智能去进行处理，得留存下明晰的人工审核以及决策。

范围以及预算已经获得批准，此中包含着钱财以及承诺。人工智能能够提供相关建议，但是做出最终决断的必须是人。对外去做出承诺，一旦说出口那就得去兑现，人工智能是没有办法代替你去做出承诺的。对于人员绩效的判定，牵涉到对人的评价，这自始至终都不是算法所应该去做的事情。在合规以及隐私的处理方面，遇到触及红线的事情，得按照规则去走人工的流程。重大风险究竟要不要去接受，风险有多大、能不能去承受，得由人来进行判断，还有任何有可能造成不可逆影响的变更也是这样的情况。

这六种类型的事情存在着一个共同之处，那就是责任非常重大、产生的影响极为深远、已经没有办法再进行挽回了。人工智能能够协助进行分析、给出相应的依据，但是最终做出决定以及承担责任，还得是由人来进行操作。可千万不要把本应该由你去肩负的决策之事，扔给一个没有办法被追究问责的工具。

设计 AI 工作流，先回答六个问题

要去正确地运用AI，并非是去进行工具的购买，而是应当首先去开展工作流程的设计。在进行设计的那个时候，最起码需要去回答六个方面的问题。

第一，这个流程预期创造什么业务价值？第二，输入的数据有没有质量、隐私或权限风险？第三，哪些节点是强制人工判断的？第四，AI 输出不完整或不确定的时候，向谁升级？第五，谁对最终决策和结果负责？第六，怎么记录反馈、持续改进？

这此六个问题，从本质上来说乃是在于对自动化的边界进行划分以及去确定升级的路径。哪些能够自动流转，哪些必定要由人来进行审查，出了问题该去寻找谁事先给确定好，把这些事先给弄明白，在使用的时候才不会手忙脚乱。有不少的项目把AI运用得很糟糕，并不是AI不行，而是这此六个问题一个都没有去进行思考。

AI 不会修复混乱流程，反而会放大

现在，得泼上一盆冷水，人工智能可不会自己去修整那杂乱无章的流程，它就仅仅只会把那种状况给进一步扩大。

要是你的项目自身职责不明确、数据存在不一致的情况、审批处于一团糟的状态，把人工智能加进去，结果不是变得顺畅，而是出错得更快、更规整。人工智能把原来依靠人磨蹭而掩盖的问题，加速地给暴露了出来。所以在使用人工智能之前，先把自己的流程梳理一番，看看职责存不存在、数据通不通畅、审批清不清楚，这些是基础。基础要是歪的，往上建造什么都是歪的。

牢记这一点，人工智能会使得你流程的效率得以提升，同时也会让你流程当中的问题变得很明显。得先把流程给弄顺畅，之后再让人工智能来进行加速，顺序可绝对不能够弄颠倒。

再回到开头所说的那事儿，项目经理老是在救火，那是因为没有划清楚人工智能（AI）的边界。把很多高频、规则清晰、能够复核的工作交给人工智能去做，而很多责任重大、不能逆转的决策就得由人来留着去做。提前思考六个问题，先把流程梳理顺畅，做到了这些，你才有可能从救火的现场摆脱出来，去做应该去做的事情。你在做项目汇报的时候也是一样的。像报告的草稿、格式的转换、数据的汇总这些能够让人工智能快速弄好的事情，但是项目有没有风险、要不要调整计划、向领导承诺些这些判断，得是你自己去做出决定。二狗PPT能够帮你快速生成项目汇报的草稿、图表、状态页，省去了重复的劳动，可是汇报里每一个结论的责任还在你那儿。工具帮你节省时间，但是判断和决策的活儿得用在关键的地方上。