生日宴会流程ppt：流程表要能被执行，不能只是时间表

生日宴请的流程方面的材料，一般是一个时间表：从几点开始，几点进行致辞以及几点确定蛋糕。

这张表格对于主办方有作用，可是对于现场执行人员不够，因为它仅仅说了“什么时候去做什么”，没有说“谁来做，需要准备哪些，出现问题怎么处理”

而现场最容易出现问题的那三件事情。

一、流程表的三个层次

第一层时间线，几点至几点所做的事情。此乃最基础之一层。

第二层责任。每一个环节谁来负责、谁去配合。

第三层准备。每一个环节所需要的物料，设备以及前置的动作。

三个层级都写流程表才可以执行。

大多数材料仅处于第一层，因此到达现场时，主持人无法寻觅谁来催场，音响也不知何时该放置音乐。

二、时间要留出余量

宴会过程最容易出错的地方，就是时间的估算。

三个常见的偏差来源：

首先，人员到达的时间。从六点开始通知，实际到六点半的时候才到达，在宴会上是很常见的。

其二，致辞以及互动这一方面。讲话的时长常常超出预期，特别是在多人进行致辞的时候。

第三点，用餐的节奏情况。上菜的速率和用餐速率都不能够完全掌控。

处理的办法是在关键的节点之间设置缓冲的地方。比如说致辞环节留出十五分钟的时间，实际或许八分钟就讲完了，剩下的空间可以延伸到下一个步骤，而不是压缩。

另外还有一个实用的建议：把“正式开始”的时间段往后放置十五到30分钟，让迟到的人有空间。

三、每个环节要写清三件事

以切蛋糕这个环节作为例子。

谁来做，谁推蛋糕，谁主持，谁拍相片。

蛋糕，餐具，音乐，灯光。

何时开始，大概多长时间。给出时间让后续的环节能够排出来。

三件事要写清楚，这一环节才能够成立。仅仅写“六点四十去切蛋糕”，现场就会乱。

四、容易被忘掉的环节

若有几类常被忽略的环节需在流程表中单独列出。

首先，迎宾以及签到的。宾客到达之后的引导，礼物的存放，座位的指引。

第二，关于设备的调试。对音响，投影，灯光进行提前的测试。这一项得在开始之前半小时完成。

合影，抓拍，录像。得提前确定谁拍、拍的环节。

第四，末尾。送客伴手礼进行分发，场地进行清理。

四类当中，第三类比较容易被忽视，宴会上想要拍摄的瞬间常常一下子就没有预先安排就拍摄不到。

五、主持人稿和流程表要配套

流程表由执行团队提供，主持人的稿件由主持者提供。

两者需要相互配套：在流程表的每一个环节里，主持人的稿子得有相应的串词以及提示。

主持人稿里特别要写清两点：

其一，每一个步骤的时长提醒。主持人得知道何时该收，何时可放。

其二，关于突发状况的应对。若有人临时发言，设备出现故障，时间超出应如何压缩。

第二点是最为实用且最少人去准备的。

六、几个具体问题

问题一为流程表过于粗糙。“六点起始”之后直接跳到“七点用餐”，中间有四十分钟未进行安排。

问题二是缺乏责任人。全部环节都写“由家人承担责任”，实际没有人去认领。

物料清单存在缺失情况。蛋糕何时送达，餐具准备情况，没有进行阐述。

问题四是没有备用的方案。在户外的场地碰到下雨的时候，关键的人员没有到。

时间不能把控。把每一个环节安排得很紧密，一旦出现延误全部都输掉。

七、物料清单要单独做

流程表另外，建议独自制作一页物料的清单。

清单分三类：

桌椅，桌布，背景板，指示牌。场地类。

蛋糕，餐食，饮品，餐具。

气球，鲜花，灯光，音乐，伴手礼。氛围类。

外加的设备有音响，麦克风，投影，相机。

每一类列举数量，负责人以及到位的时间。

到位的时间是非常关键的，它决定着什么时候应该去催促。

八、材料怎么落地

宴会的流程材料一般在活动的现场循环或者是在群里面进行传阅。

二狗 PPT能够承接排版方面的任务：将时间线责任，准备，物料清单梳理成文字并粘贴到文档里面或者上传文档系统产生结构化的大纲确认之后按照页匹配的版式生成之后选择模板导出PPTX。同一个内容能够产生两种版本，一页简版贴在现场，多页详版送给执行的团队。

配色方面通用商务单色渐变系列适合当作基础来使用，官网的模板库的页面标注是用于述职，方案以及通用的商务场景的，底色是干净的，字号是清晰的。

要是宴会主题比较喜庆，红金双色系列更加契合，它适合在庄重以及庆典的场合当中。模板的数量是持续变动的数据，挑选之前得以官网当下页面作为依据。

时间地点，人员安排得要精准，改一处得全文进行核对。要是材料出现错误，现场就乱。

九、判断标准

流程表完成之后，交给没有参与进去筹备的人员，让他按照表格去执行。

要是他能够知道几点应该去做、去找谁、去需要什么的话，那流程表就会成立；要是要不断地去问你，那就说明责任以及准备这两层没有写。

生日宴宴流程的意义，不在于布置得整齐，而在于现场无需临时去找人。