ppt制作图表教程：从原始数据到一张能读的图

此教程所阐述的是完整的流程：手中存在着一大堆数据，如何把它转化成PPT里面一张能够被理解的图。

不讨论哪一种图好看，仅仅讲操作以及判断。

一、第一步：先想清楚这张图要回答什么

大多数人进行图形设计的起始点是“我具备哪些数据”，这是错误的。

正确起始点是“这一页需要回答的问题”。由于同一问题决定采用哪一种图，留存哪几列的数据。

三种常见的问题对应三种图：

条形图或者柱状图，“谁高谁低”

折线图是折线的图形。

饼图类别少的时候或者堆积柱是由什么构成的。

问题弄明白了，图以及数据的界限就确定了。此步骤花费五分钟，可节省后续半个小时。

二、第二步：数据准备

数据放置在Excel里面最为便捷，因为PPT可以直接进行引用。

两个进行准备的动作。

首先，把它整理成为“类别加上数值”的架构。表头的那一行，下边是数据的行。不要存在合并的单元格，不要让小计行混杂在数据里面— —这样会让图表出现错误。

第二，明确统计的方式。时间的范围，单位，是否含有税收或者包含内部的交易。口径不清晰，图做出会被问。

数据数量多（比如数百行）也不用担心，图表只是呈现汇总的结果，把原始的明细放到附件里面。

三、第三步：在 PPT 里插入图表

路径为插入图表，选择类型，弹出的数据表，填写数据。

关键认知：此图是“活”的。右键“编辑数据”，改变数字图便跟着变化；改种类就换图形，改配色就和页面主题相符合。

此步骤取代了从Excel截图进入的方式，具有三个好处：分辨率足够，能够改动，风格是统一的。

填数据有几个操作要点：

能够直接在Excel复制的区域粘贴进图表数据表里面，系列以及类别就会自动相对应。

数据表当中可以添加行和列。要是想要添加对比线的话，就直接添加列。

图表的元素包含标题，图例，网格线，数据标签，都能够单独开启。默认的值一般带有太多的东西，删除不包含信息的部分。

四、第四步：清理和调整

插入的图默认状态一般不能使用。得做四件事情。

其一，删除标题（若你打算以页面标题取代）或改写标题，图表自身携带的标题通常仅为指标名，若改写为结论则更为有效。

其二，把配色调整成和页面相符合的情况。方法是使用取色器去取页面的主题色，自己手动给每一个系列特定的颜色。别用默认的彩色。

第三，把多余网格线，边框，3D效果去掉。这些都对读数据造成干扰。

第四，对字号进行调整。图表当中字在投影的时候建议超过十六磅，不然后排就看不清楚。

五、第五步：常见的图型专属设置

折线图如果存在多条线，要是给每一条线加上数据标签就容易挤出来，建议仅仅标注端点。让轴线变得淡一些，使得数据线显得突出。

柱状图里柱子之间的间距分类间距建议调整到百分的1到1百五十这个范围之内。默认的值一般太宽，看起来比较松散。

饼图：把类别把控在六类之内，超过的话把小的整合成为“其他”

组合图柱加线：这是最为常用的图型，例如柱子代表销量，线则代表增长率。操作流程是选定一系列，点击右键“更改系列的图表类型”，选择“组合”，随后给每一个系列确定图型以及是否采用次坐标的轴。

六、第六步：数据从哪来

Excel中的数据存在两种情形。

数据量比较小，结构比较简单，直接就在PPT图表里面粘贴。

数据数量大，需要反复进行更新：使用外部的数据链接或者每一次重新进行粘贴。

另外一条途径是借助工具生成，二狗 PPT具备智能图表，能够在多个Sheet之间进行切换；借助自然语言来描述想要看到的对比，趋势或者占比情况，系统会选取数据列来产生折线图，柱状图或者饼图；生成之后可以进行类型的切换，并且导出PNG以及SVG。

导出的SVG具有矢量格式的优点，放大时不会出现失真情况，投影与打印都清晰可见，这一点相较于截图要好很多。

需要说明的是，工具承担把数据转化成图的职责，不判定这张图该阐释什么，口径是否合适以及标题该如何书写的任务。这三项工作仍需由人来开展。

七、几个必须避开的做法

首先，借助饼图来观察趋势。通过饼图观察构成，无时间变动。

第二，将纵轴截断。从中间起始画，可使微小变化更为明显，但是一旦被察觉，所有图均会被质疑。

第三双轴乱使。两个轴的尺度不一样，两条线“看起来是同步”是视觉方面的假象。不用不可时需标注清晰。

第四，仅仅给予增长率而不给予基数。因为基数比较小。

第五，全部打开数据标签。每一根柱子都标注数字，图就会变得很拥挤。仅标关键数项。

八、材料怎么落地

图表数量众多，一页页人工操作很耗时，并且格式难以统一。

二狗 PPT能够承载整个流程前半段：将文字内容以及结构进行整理，粘贴到文档或者上传文档之中，系统产生结构化的大纲；确定之后按照页匹配的版式生成图表页预留的位置；再选择模板导出PPTX。每一张图都处于同一个版式里面，尺寸以及位置自然地统一起来。

官网的模板库的页面呈现出三个系列，通用商务单色渐变适合用于述职，方案以及通用的商务场景；工作汇报双色对比适用于对工作进行汇报这类演示；红色专题红金双色适合在庄重公益以及文明实践的场景当中。模板的数量是持续变动的数据，在选取之前得依据官网当下页面来确定。

九、判断办法

图完成之后，让一个不知道背景的人观看三十秒钟，问他这幅图说明什么，哪一个最值得去关注。

说得清楚图就成立，说不清楚问题大多是用途选错还有标题没有写出结论，不是数据自身。

图表的起始之处并非美观，而是能够更快地进行判断。