如何高效工作ppt怎么做：讲方法，别讲鸡汤

“高效工作”这一主题，很容易成为励志的素材：要事首要，专注当下，拒绝拖延，保持热忱。

这些话语都是对的，但是听过之后听众做法不会改变— —是态度不是办法。

真正有效的高效运作材料，需要给出可行的举措：清晨到达办公室，首要做的事情是什么。

一、先分清四种"低效"，成因完全不同

高效不是“懒”，而是四种不一样的低效情况，各自有着对策。

第一种方向性较低效：所做的事情自身没有价值。例如花费三天去做一份没有人看见的报告。此类问题仅依靠提升效率无法解决，需先判断“此事应不应该去做”

第二种情况是切换性较低效：事情都对，可是频繁地进行切换。一回消息一回开会一回写材料每一次切换都得重新进入，实际产生的效率很低。

第三种就是阻塞性较低效：想要做但是做不到。等审批，等资料，等别人来回复。这类事情不在于个人的效率，而在于协作的机制。

第四种属于能力低效的情况：同样的事情别人两个小时，你得一天。靠学习来提升，短时间改不掉。

有四种低效的对策，分别是砍事，减切换，疏阻塞，提升能力。

材料要是仅仅讲“专注”“自律”，仅仅对第二种是有效的，其余的三种都没有用。

二、对症给方法

方向性较低效：运用价值来进行判断。每日开始之前列出当日所需要做的事情，随后逐条问“这件事情不做会怎么样”答“没什么”的直接砍掉。

具体的做法能够给出三问清单，这件事情谁需要，什么时候要，不做会产生什么样的后果。三个问题都过不掉的，就是低价值的事情。

切换性较低效：使用时间段。把同类的事务集中到固定的时段处理，其他的时间不回应低优先的请求。

关键的细节在于，时间块得提前和他人约定好，不可以不打招呼马上就消失掉。同时得留出固定响应的窗口，例如每天在两个时间段集中回传消息。

阻塞性较低效：使用前置来确认。在开工之前要确认依赖到不到位，资料是否齐全，审批是否通过，对方时间是否有约定。

这一方面的收益被极度低估。大多数人工作时间并非用于做事，而是用于等待以及返工。

能力性较低效：去刻意地练习。挑选一个具体的技能，拆分成可以练习的颗粒度。此类改进缓慢但效果最为持久。

三、讲清一个反常识的点：加班不等于高效

材料里需要花一页来讲述这个。

长时间加班所带来的实际成效通常是效率降低。原因存在两个：其一疲劳致使判断力降低，返工数量增多；其二，时间充足会填充— —给予时间就使用时间。

更为有效的举措在于缩短周期，将“这周完成”更改为“今日下午三点之前完成"

此举措的前提条件是：允许提交能够使用的版本。要是组织想要每一个步骤都完美，那么缩短周期就成了压力。

四、工具环节要给清单

高效运作的办法，落实到具体的工具上面。材料里面可以提供若干份能够直接使用的明细清单。

每日的清单格式为：今日必须达成的一件，今日要推进的二件以及今日能够砍掉的两件。

会议的检查清单包含：这个会得有没有，不开会可不可以解决，需要谁参与，要产生什么。

交付物的清单包含给谁，什么时候需要，按照什么标准计算完成，格式是如何的。

虽然三份清单并不繁杂，但是使用起来能够省去大量来回的沟通。

五、不要写成鸡汤

几个要避开的写法：

只要你去想就一定能够做到，没有办法去验证的那种断言。

“成功人士皆早起”，个例不可推广。

把工作当作事业，这是态度方面的要求，而不是办法。

“拒绝无效的社交”— —太过于笼统了，什么叫做无效是没有标准的。

替代的表述是给出条件：在何种情况下，采用何种方式，效果是如何的。如此听众才能够判断是否适用于自身。

六、材料怎么落地

高效进行工作的材料图不用太多，但是得有几种实用的页面，低效类型的对照表，时间块的示意图，清单的模板。

二狗 PPT能够承接排版方面的任务：把内容梳理成文字并粘贴到文档或者上传文档之中，系统产生结构化的大纲；确定之后按照页匹配的版式进行生成，之后选择模板导出PPTX。培训类的材料结构是稳定的，能够跨期进行复用。

适用于通用商务的系列，官方模板库的页面标注能够适配方案，述职以及通用的商务场景。模板的数量是持续变化的数据，选取之前得以官方当前页面作为依据。

需要提及的是，工具仅仅是用来进行排版的。讲解方法，给出清单，如何落地等等需要自己进行判断。涉及到具体单位工作习惯的时候，要避免成为对某一个部门进行批评。

七、一个判断办法

材料讲解完毕之后，询问听众某一问题：此一周你砍除了哪些事情，或者改变了什么样的做法。

能够说出具体的变化的话，材料就是有效的；都说“很有启发”但是却说不出来变化，大概就只停留在听懂— —高效工作的主题，最缺少的就是“听懂”

高效运作的起始点并非是让人更加努力，而是使得人们少做无用的事情。这一点阐述清楚，材料才具备价值。