做PPT之前，80%的时间应该花在整理材料上——材料整理的3步

有不少人对于用AI来做PPT的想法是这样的：把材料放置进去，然后等着它弄出相关的东西，之后再进行修改。而这个流程最大的问题并非是AI没有做好，而是你把一个不应该让AI去做的决定交给了AI，也就是这份材料之中什么是最为重要的那一点。

一份材料交到AI手里之前，你是唯一的决策者

当人工智能去分析你的材料的时候，它会去做这么一个事情：把所有它认为重要的信息给找出来，然后给这些信息去进行差不多一样多篇幅的分配。一份字数为3000字的总结里面有6个板块，那么人工智能很有可能给每一个板块平均使用一页到两页的篇幅。 但是实际情况并非是那个样子。在6个板块之中，也许有2个是你这个岗位的核心工作，有4个是日常的例行之事。核心工作应当占据5页，日常例行之事应当合并成半页这样的判断，人工智能是做不到的，因为它不懂得你工作的权重。它只能够依据文章信号的强度来判断重要性，标题层级高、数据多、篇幅长的部分，它会认为更加重要。而你最擅长的那个项目，有可能在你的材料里面就只写了300字，因为你觉得不用写太多，大家应该都能够明白。

那在将材料递交给AI之前，你得首先去做这么一件事情：明确究竟什么是重要的，什么是不重要的。做这一件事情所耗费的时间，可是在做PPT整个流程当中回报率比较高的那一部分投入。

三步整理法

第一步，把所有的材料都摊开来。像是月度报告、数据表格、项目文档、邮件总结等等。把讲述同一件事情的内容归到一组。比如说上半年的5份月度报告里面有3份提到了供应链交付周期延长，那么把供应链方面的问题归成一个板块。完成这一步之后，把一大堆零散的材料变成了好几个核心的板块。

第二步：对标注值钱信息。在每一个板块当中，运用圈起来的方式圈出三样东西：这个板块最为关键的结论（一句话）、支撑此结论的关键证据（一段数据或者一个案例）、还有你接下来要去做的动作。要是圈不出来的板块，要么是信息不够充分、要么它自身没有独立成页的价值那就合并到其他板块又或者是删掉。

有关于值钱信息的一个简单判别方式为：倘若将某一句话给去掉，你对于那个板块的判断会产生改变，那么这句话就是值钱的。要是去掉之后没有什么变化，那么它就不是值钱的信息。

第三步：进行排序操作。将已经整理好的各个板块依据其对于读者决策所产生的影响程度来开展排序工作。读者最为关心的内容要放置在前面，并非按照时间先后顺序，也不是依照你自身做事的顺序，而是按照读者所需要的顺序来进行。读者得要先知道结果究竟是如何的，如此才能够理解你究竟是如何去做的，那么便要结果先行。读者得要先察觉到问题出现在哪里，这样才可以接受我们为什么要去调整方向，那么就要问题先行。

完成了这三个步骤之后，你手中拥有一份具备有选择、有重点、有逻辑顺序这样特点的材料清单。将这份清单当作是输入提供给人工智能，那么它所生成出来的 PPT 结构就会比较趋近于你心里所想象的那个模样。

二狗PPT在这个流程里怎么用

有一些人确实会担忧整理材料会花费时间。要是你想要手动把所有的材料整理成一份干净、具有结构化的文档，那或许得花费一两个小时。不过你可以采用一个折中的办法：先把原始的材料上传到二狗PPT，让系统生成一份初步的大纲。这份大纲就是AI对于很多材料大概内容的初步的认识。

拿着这一份大纲，你得去做一件事儿。它并非是你最终所要运用的结构，而是能够协助你迅速地去定位材料当中内容的索引。你会在这一份大纲里面发觉，，原来你这大半年的月度报告里头反反复复地出现用户留存下降的情况，可是你刚刚在整理材料的时候完完全全没有留意到这一个点。大纲能够帮助你发现盲点，但是不能够帮你去做决策。在做完那三个步骤之后，要回到大纲编辑器那边去调整结构，然后再去生成PPT。

在这个进程当中，人工智能会将材料进行展开使得你可以看清楚、弄明白，你所需要去做的是判别什么是重要的。人工智能和你有着明确的分工，各自去做属于自己的那一部分事情。

不整理材料就生成的常见后果

要是你直接跳过材料整理这一步就进行上传生成的话。那么很有可能会碰到三个问题。其一就是重点会被淹没掉，你最为重要的贡献给埋藏在了10页的日常工作内容里面，读者翻到一半的时候还看不到核心的内容。其二就是同一件事情被拆分成好几页，就好像材料里提到了三次供应链的问题，AI就给你生成三页，实际上一页就足够了。其三就是最后生成的PPT和别人用同一份模板生成的内容结构没有差别，看不出来这是属于你的PPT。 一份优良的 PPT ，材料的质量占据着百分之五十。你所进行的取舍占据着百分之三十。排版以及表达占据着百分之二十。不要绕过前面的两个步骤直接就去走最后那一步的捷径，到最后会发觉是在绕路。