初入职场的PPT焦虑——新人做PPT最容易掉进的两个坑

刚刚进入职场的人或许都会有这么一种情形。领导让你去整理整个的PPT，你就答应下来。打开PPT软件之后，面对着空白的封面，十分钟都过去了，东西都没有写上去。你并不是不会做PPT，而是不晓得从地方去着手，更加要命的是不清楚做到样子的程度才算是合适的。

第一个坑：不敢删材料

新手在制作PPT的时候常常会出现这样的情形：将领导给到的文档、同事发送来的数据、自己整理好的笔记全都打开，然后一项一项地往PPT里面放置。一份原本15页的内容被生硬地填充成了35页。这是因为你会觉得每一条信息或许都有作用，每一段话领导或许都想要查看。 你存在这样的一种心态，便是把自身当作信息的搬运之人，而并非信息的过滤之人。你的工作就是把材料从一份文档搬运到一份 PPT 之中，而且还不能遗漏掉任何东西。可是领导所想要的并不是一份更为漂亮的文档，而是一份过滤掉不重要的东西之后的精华性总结。

那要如何去判断一条信息需不需要放到 PPT 里面？有一个简单的办法。要是把这条信息给删掉了，领导在看完 PPT 之后对这件事情的判断会发生变化的话，那就要把它保留下来。要是删掉之后领导对这件事的理解没有发生变化，那么这条信息就可以删掉。上半年开了 12 次周例会，删掉之后领导会对你工作表现的判断发生变化？不会。那那把它删掉。通过周例会来定期进行对齐，跨部门协作的效率得到了提升，过去审批需要 5 天，现在平均是 2 天，删掉这条内容的话，领导就少了一个你在做什么以及做出结果的连接点，那就要把它保留下来。

第二个坑：花80%时间调排版，没花时间想逻辑

新手在制作PPT的时候，时间的分配一般是这般模样。搭建内容耗费了三十分钟。之后花费两个小时去调整字号、进行对齐操作、更换颜色、找寻图标，还把三个文章框的位置反复挪动，一直到看着觉得舒服了才停下。最终交上去之后，领导看了一眼就说逻辑存在问题，得重新梳理，这就意味着你花费两个小时调好的排版全都得打回原形。 排版是属于PPT的其中一个组成部分。不过在还没有把逻辑给确定下来的时候，是不应该在排版这方面花费过多的时间。因为在逻辑还没有确定好之前，你所调整的每一个像素，很有可能会在逻辑进行改动的时候被推翻掉。

什么是"逻辑对了"？三个检验：第一，你把每一页的标题单独抽出来连成一段话，这段话能说清楚你今天想讲的核心故事吗？第二，如果把这30页PPT的前后顺序打乱，有没有哪一页"放哪里都行"——有的话说明这一页没有服务于整体的逻辑推进，它是孤立存在的。第三，你的PPT里有"答案"——读者看完之后知道该怎么做了吗？

在二狗所制作的 PPT 的大纲视图当中可以进行这三个方面的检验。不需要生成 PPT 就能够看到全篇的逻辑结构。首先在大纲里面确保逻辑是通顺的，接着生成排版是第二步，而逻辑是第一步。

二狗PPT帮新人跨过的其实是"从零开始的恐惧"

新手在制作PPT的时候，最为犯难的实际上并非是如何去进行制作，而是从什么地方去着手。面对空白页面时那种焦虑，比面对已经有框架却需要去调整的页面的焦虑要严重得多。 二狗PPT对于新人来讲，最为重大的价值并非在于排版以及模板方面。而是它可以助力新人跨越从绝对空白状态到拥有一个初稿框架的阶段。当你上传工作文档或者输入主题之后，系统所生成的结构化大纲便是第一版的骨架。它不一定是完美无缺的，但是它能够让你从什么都没有的状况推进到有东西可以进行修改的状态，从零到一这一个步骤是最为耗费心理能量的。

拿到了这一份大纲之后，你就去做两件事情。第一件事情就是运用前面所说的那种删掉很多不会改变判断的信息的办法来对大纲进行一遍梳理，把多余的卡片给删掉或者进行合并。第二件事情就是在大纲里面去确认一下逻辑是不是从始至终都在围绕着同一件事情，如果不是的话那就对卡片的顺序进行调整。

达成这两个步骤，大纲便成为了你的逻辑方面的底稿。随后生成 PPT，排版由系统去进行操作，你将全部的精力都投入到内容的判断以及表达的调整之上。这才是新人制作 PPT 的正确的分工情况：AI 帮助你去处理你当下还没有掌握的设计方面的能力，你负责去做出关于什么重要、什么不重要的决策，这样的决策 AI 是无法去完成的，而它恰好是你最应该从一开始就去练习的核心方面的能力。