PPT怎么插入图表：从"贴上去"到"讲得清"

在PPT里面插入图表操作自身只需要几秒钟。真正花费时间的还有另外一件事情：图贴上之后，讲述的时候发觉自己不清楚这张图在做什么。

此问题产生的根源，通常不在图表自身，而是在插入前的三项决定没有进行：采用哪一种图，数据获取哪一层，标题书写什么。当三个决定完成之后，插入仅仅是进行操作。

一、先定图种，再打开插入面板

同一份数据换一幅图，读者所看到的情形完全不一样。

需要查看趋势，借助折线图。其优势在于时间轴连贯，走势，拐点，变化速度均可观察到。数据点数量不要过多，若一条线超出十几个点便会出现拥挤情况，可考虑按月进行聚合操作。

若要对类别进行比较，可选取柱形图或者条形图。当类别名称较长的时候运用横向条状图，读者无需歪头。类别多达七八个，可考虑仅留存前几名或拆分为两页。

若几块比例趋近，饼图难以分辨高低，不如转换为条形图。需要查看构成情况，但其挑选场景；类别较少，重点在于占比自身。

有必要查看两变量之间的关联情况，借助散点图。此场景极易出现错误情况：借助两条折线对两个指标进行同步绘制，随后说“你观察它们走势是否一致”，此或许仅为巧合。

若要查看目标是否达成，可借助指标卡或进度条进行查看，但需同时提供目标值与当前值。仅写完成率而不写目标者无法判定优劣。

选图的时候需要考虑到受众。管理层所看到的图结论得显性；专业同事所看的图，能够留存更多维度的。同一数据给不同人看，图能够不同。

二、数据取到哪一层，决定图能不能被追问

在插入图表的时候，有一个步骤常常被跳过，就是确认数据的口径。

同一个指标可能存在许多算法。以“回款率”作为例子，是按照合同金额来计算还是依照开票金额计算，分母为应收总额以及到期应收的情况，结果或许差十几百个百分点左右。图贴在上面不清楚，被问一句就回答不上去。

具体的要求包含三个方面：时间方面需要说明（本季度，近十个月，同比的区间），单位需要讲明（万元或者亿元），数据来源是指哪个系统，哪张报表。

还有一个层面是数据自身的可信程度。系统从直接导出来的数据以及手工统计来进行数据的可靠性不一样；抽样与全量的数据，其适用范围存在差异。这些并非必须写于页面，但需自身明晰，被问及时可予以回应。

另一种常犯的错误是仅仅给予增长率而不给予基数。基数比较小的时候，读者就容易对于业务体量产生错误的印象。特别是在进行经营分析的时候，这一点非常关键。

轴向也需要留意。为让变化明显而将纵轴截断，短期看起来好看，但是一旦发现，整个材料的可靠程度都会受到影响。同类的图表之间的轴尺度得是一样的，不要从上一页的零开始，下一页是从中间的。

三、标题要写结论，不要写指标名

这是图表切实发挥功效的一个步骤，也是最易被忽略的步骤。

写“季度回款状况”，读者仅知道这页所说的内容；写“回款周期相较于上季度提前十二天，这主要是受到两家客户的账期调整的影响”；读者直接做出判断。前者为题目后者为结论。

为何这一条至关重要？因汇报的时长有限，听者常先看标题，再看图形，最终才听你讲述。标题没有结论的话，这一页信息传递的效率就会降低一半。

要是图表能够支撑某一个观点，标题就应该是这一观点；要是像图表仅仅呈现状态，还没有形成判断此类情况，那标题可以去写问题，例如这一项为何在三月会出现拐点。

另外一个细节是：图里面的标注得精简一些。默认产生的图表一般包含图例，网格线，数据标签等等，很多没有办法使用。删除不包含信息的部分，读者的关注点才会聚焦到数据自身。

四、从Excel到页面，中间可以减少一次搬运

要是数据存在于Excel里面，一般的做法就是截图，粘贴，裁剪，对齐，一个一个地进行下去，时间全都花费在重复的操作上面。并且截图它的分辨率常常不足，投影的时候发虚。

二狗 PPT存在一个专门入口，叫做智能图表；上传xlsx这个文件，能够在多个Sheet之间进行切换；使用自然的语言来描述想要看到的对比，趋势或者占比情况，系统选取数据列来生成图表。生成之后能够在折线图，柱状图以及饼图之间进行切换，还能够导出PNG和SVG放到汇报材料里面。

针对“同一组的数据想要换个角度去看看”此类需求，这个途径比重新去拉一遍图要省事很多。导出来的SVG属于矢量格式的，放大不会出现失真情况，和截图相比更适合进行投影。

若整份材料均需要生成，另一条途径是先大纲生成之后按页匹配的版式：把已整理完毕的文字粘贴或者上传文档系统产生结构化的大纲确认之后依页套用这个版式图表页就会自动留出位置。

但无论采用何种方式，存在三件事情工具无法替代：这张图需阐述何种内容，数据口径能否明确，标题是否能够给出结论。此三项决定图表是作为证据还是进行装饰。

最后提供一个自查途径：将页面呈现给一位不熟悉背景的同事，随后问他这幅图究竟说明了些什么。他表示图表是成立的；他表示问题大多出现在标题或者选图上面，不在于数据。

图表乃汇报的证据，非页面的填充物也。一张能令人立刻作出判断的图，胜三张看似热闹的图。