PPT制作技巧与窍门：那些能省下半小时的操作

做PPT存在两种“技巧”：其一为内容维度上的讲解，如何进行组织；其二是操作维度中的如何运用工具快速实现想法。两者不可混为一谈，前者关乎材料是否优良，后者则关乎你工作是否艰辛。此篇重阐述后者：很多看似不起眼却能明显缩减制作时长的操作习性。它们不能让材料变得好看，却会让你少上一小时的课。

一、效率类技巧和内容类技巧是两回事

先把两个概念进行分开。

内容这类技巧所解决的是“讲什么”。比如每一页给出一个结论，把重点放在减法上，让节奏有波动— —这些都决定材料的品质，和使用什么样的工具没有关系。

操作这类技巧所解决的是如何做快的问题。同样是对一页排版进行调整，有人动手拖半小时以上，有的人两分钟就能够搞定。差异不在审美之处，而在于是否会运用工具的对齐，母版，格式刷等功能。

为何要将这两类划分开来？因为众多人在做PPT的时候会弄混淆因果，材料做得迟缓，以为是“设计能力欠佳”，实际上只是没有掌握好几个基本的操作；材料改变不了，以为是软件太难使用，实际上是结构没有搭建好，使得每一页都得单独进行调整。

这篇只说第二类。这些都很具体。学会就能够用。

二、六个能明显省时间的操作

首先，使用母版来进行统一的改动，不要一个一个地进行改动。这是收益比较大的那一条。标题字号页脚位置，配色等全篇相同的内容，得在母版里面进行定义，而不是在每一页手动调整。这样之后要改（例如领导说“标题要大一点”），改一回就全篇都生效，不是翻几十页改好几遍。

第二点，采用对齐与分布的方式，切勿手动进行拖拽操作。若几个元素需水平对齐，或等距排列，工具内均具备现成功能，例如对齐横向分布以及纵向的分布。手动拖动的问题并非迟缓，而是不精准— —差不多像素肉眼难以察觉，但是投影时会感觉“哪里奇怪”

第三方面，要善于运用格式刷来进行调整。调整好某一元素的模样，想要把同样格式套用到别的地方，用的方式一次点击就可以了，不需要重复去设置字号，颜色，加粗。这是一个被低估的功能。

第四点，字体需要进行批量的替换操作，不能一个一个地去寻找。要是想要替换整个篇章的字体，就用“替换字体”功能一次性完成。若手动逐页挑选中文字进行改动，不仅速度缓慢，还极易遗漏若干处，最终致使整个篇章字体不一致。

第五个是键盘操作取代鼠标的来回点操作。复制粘贴，撤销重做，快捷切换视图等等都有着快捷的键。仅仅一次花费几秒钟，但是一份材料需要操作好几百次，积累起来差别非常明显。

第六个步骤是先确定版式然后填写内容。此更像是习惯而非功能。正确的次序是：先确定版式标题的位置以及内容区的范围，随后往里面填充内容。相反先写内容然后再调整版式，就会陷入“填一点再调一次”的循环之中。

二狗PPT这一方面的运用是另外一种思路，它把“定版式”这一步提前了：把内容交给现成文档，粘贴文字或者只给主题都可以，它首先解析成为结构化的大纲，在大纲上面确定结构，之后按照页匹配的版式来页面的生成，输出能够编辑，可以导出的内容。也就是页面是依据页面匹配模板来生成的，你所获取的是已经设置好版本的结果，后续只需要处理内容这一层的调整情况。该模板在色彩方面偏向克制，其页面类型涵盖封面直至收尾页。若你已习惯手工操作，上述六项操作仍有必要进行。

三、两个"看着省事其实费事"的做法

第一个是手动逐页进行格式的调整。短期看是比学母版要快的，长期看则是灾难的。由于材料需要改动，领导提出意见，数据需要更新，多页少页，每一次改动都需要重新进行调整。而采用母版材料，改动一次全篇都会同步。判断的标准是这样的：要是你想要翻到每一个页面去修改同一个物件，那就应该使用母版。

第二个方面，用图片来替代可编辑的元素。有时为了让某一个效果比较稳定，有人会将图表截图贴入去，把文字图片贴入进去。这样做确实不会出现变形情况，但是这也意味数据一旦发生变化，整张图需要重新进行制作。稳妥的办法是：能够保持可以进行编辑的尽可能保留可以编辑，只有最终定稿，不再进行改动的时候才考虑转换成为图片。

还有另外一个习惯就是命名得清晰。文件数量多了之后，“方案最后版2”以及“最终版3（1）”此类命名会使得你在某一个时刻难以分辨出哪一个是真正定稿。文件名包含日期或者固定版本号，改完之后把旧版归类到单独的文件夹里面，此类习惯能够省去好多次“打开文件去确认是否是最新版”的时长。

还有一个边界需要牢记：涉密且敏感材料不可上传至在线工具进行处理，此步骤需在动手前进行判定；工具所生成的为初稿，在正式使用之前，数据核对与内容确认仍需自行把控。

若你期望让PPT操作更为轻松，建议从以下六个操作中选取两个先熟练掌握，分别为母版与对齐。此两者投入产出的比例处于最高水平，练习一次会收获较长时间。PPT制作的技巧以及窍门的意义不在于炫耀，而在于将重复劳作交付给工具，将时间用于判断，毕竟材料是否良好，最终由你思考清楚是否可行，而非你拖拽了多少回鼠标。