ppt表格排版怎么做：先减列，再调格

PPT里面最容易出现两难情况：内容得全，版面得清晰。

于是常出现两种失败情况，其一为将Excel整张搬运过来，字体小到难以辨认；其二是精简过度，缺少关键信息而被问及这项数据。

表格进行排版的方法不是“如何把表格放进去”，而是“这个表格究竟要阐述什么”。明确了这一点之后，需要留出哪些列就可以了。

一、先问一句：这个表格要回答什么问题

同一数据回答不同问题的表格结构是完全不同的。

举例而言若问题为“哪类产品售卖良好”，表格应按产品划分，列为销量，占比，同比。

要是问题是哪些区域存在问题，表格得按照区域来进行划分，列表是完成率，缺口，趋势。

同一个原始的数据，不同的排版形式，读者所做出的判定完全不一样。

所以在动手之前先写下这一页要回应的问题。要是写不出来那就意味着这页或许不用表格或者得先厘清结构。

二、第一步是减列，不是调格

表格十分拥挤，有九成原因是列得太多。

减列的办法存在三个。

首先，把不承担判断的列删除掉。例如序号列，单位列（要是全表统一的话，就写在标题当中），备注列，要是没有实质的内容。

第二，把同类列合并起来。比如“一季度”“二季度“三季度"这三个列，能够合成“前三个季度’这一列，也可以改成“趋势”列用箭头来表示。

第三，将次要列移至附注。例如口径阐述，数据来源等，写于表格下方的小字，无列宽限制。

减去之后，一般从十几列减少到四至六列。此宽度只有在PPT页面才能够读得清楚。

PPT表格里面的列数，得控制在六个列以内。要是超过就得去拆表或者把表格改成图片。

三、行也别太多

行多的情况和列多是一样的。

一页放着十几行书，读者只可以扫，不能够读。

解决办法有三类。

其一，仅留前几名并添加“其他”

其二，按照重要度进行分组，关键的行添加色块或者添加粗。

第三拆页。要是一个表格确实得全部呈现出来，就拆成为两页，每一页都有维度。

PPT表格当中的行数，得控制在八个行以内。要是超过就得拆。

四、表格的视觉规则

减去行列之后才是视觉方面的处理。

第一，把竖线去掉。全网格表格呈现出密集的状态，读起来是串行的。只留一条横线，特别是表头下面的那条粗线，别的用浅灰的细线或者直接不用。

其二，表头进行区分。表头添加粗细的底色或者添加下划的线条，让人一下子就知道哪一行是标题了。

其三，对齐的方式按照数据的类型来确定。文字的左对齐数字的右对齐即小数位能够对齐，百分比的右是对齐。

其四，数字包含单位，单位在标题或者表头里面，不在每一个数字之后重复。

第五关键数据凸显。想要强调的那两个数字加粗或者是换色。全表增粗等于没增粗。

第六字号不可以太小。在投影场景当中表格里面的字，最好不要超过16磅。小于此数后排难以看清。

五、什么时候该把表格换成图

并非所有数据均适用于表格。

要是读者想比较大小的话，使用条形图就更加直观。

要是要看趋势的话，就用折线图吧。

若要查看构成，使用饼图（在类别少的情况下）。

表格具有精准且全面的优势，当读者有需要查看具体数字或者多维度需要进行对照的时候，表格就是最优的选择。

一个实际的判断：要是表格里面超过一半格子的读者不仔细看，这张表就应该换成图形。

六、几个常见错误

错误之处在于表格由Excel截图贴出来。改不了，分辨率欠缺，风格也不一样。

错误二是在表格里面嵌入公式或者是条件格式这类颜色。这个表在投影的时候颜色会失去真实性，读者不清楚颜色所代表的内容。

错误三是跨页表格不存在重复的表头情况。第二页没有表头的表格，读者不清楚每一列的内容。

错误四为表格无标题，读者不清楚这张表究竟在说些什么。表格的上方需要有一个结论式标题。

单位混用，同一列中有元、有万元的用元，读者就会看错数量级。

七、材料怎么落地

表格数量众多，手工调整格式最为耗时：行高，列宽，字号，对齐等，一页页进行调整。

二狗 PPT能够承接排版方面的工作：整理表格内容，粘贴到文档或者上传文档里面，系统产生结构化的大纲；确定之后按照页匹配的版式来生成表格，按照占位符的规则落位字号以及行高自动进行统一；再选择模板导出PPTX。

若数据存在于Excel中，可借助智能图表向xlsx上传，以自然语言阐述所期望的对比或者趋势，在生成图表之后，导出SVG，矢量格式于投影时相较于截图清晰许多。

需要提及的是，工具不会判定该留存哪些列。生成之后建议核查列数是否处于六列以内，行数是否处于八行之内，标题有无写出结论，关键数据是否突出，字号投影是否充足。

八、一个判断办法

表格完成之后，让一个不知道背景的人观看十秒钟，随后问他这张表究竟在说什么，哪一个数字最为关键。

若两个都答对，表格便成立；若第二个答对则意味关键数据未突出。

表格的意义在于助力读者快速进行对照。与其将图片拆解成若干页图。