PPT多文字排版怎么做：先减字，再排字

文字繁杂的PPT，最为直接的回应是调整字号。

此反应几乎为本能，但是其结果通常极为糟糕：字缩至14磅，在投影上难以看清，观众舍弃阅读，仅有你自身在念叨。

多文字的排版的正确思路并非是“如何将字排下”，而是“将字减至能排”。减字于前，排版于后。

一、先减字：三种减法

第一种是将段落拆解为要点的减法。一段话中通常存在两至三个判定，拆解成短句，且每条均独立运行。原本一百字的那段，拆完或许就剩下五十字了，信息没有丢失。

第二种的减法是删除解释性的内容。PPT并非文档，其论证细节可口头讲述。页面上仅仅留下结论以及关键的依据，其他的放到讲解的时候去说。

第三种是将内容移至下一页的减法。一页讲述两件事情，拆分成两页各阐述一件，总的字数保持不变，但是每页都放松了。此乃最为有效的举，亦最易被忽视— —众多人不愿增添页数，宁愿将内容挤于一页。

判定一段文字是否该删除，可以依照一个标准来进行操作：删除它之后读者对于结论的认知会不会受到影响。不影响就能够删除或者能够挪到口头去。

二、分层：多文字页面靠层级取胜

减完字以后，剩余的文字得分层级，不然还是一团的。

页面上一般存在三层信息，分别是标题，正文以及注释。要有清晰的区分，可不能太过于花哨。最为稳妥的办法是依靠字号以及字重，标题大并且粗的正文是正常的，注释小而且颜色浅的。

可别给每一层添加不一样的颜色以及底纹，那样会让页面乱糟糟的。

进一步而言，正文可划分为若干层级：核心判定采用大字号或加粗的方式，支撑性的描述采用常规的字号。如此读者的目光存在落点，无需逐字阅读。

强调同样是同理。在一页之中真正需要重强调的一般仅仅只有一句话。加粗变色，加底纹，挑选一种就可以，选两种就很麻烦。

三、排字：网格、行距、留白

层级确定之后，是排版技术的事情。

先使用网格来界定边界，左右各自留出一成的安全边，正文区域稳定在中间位置。所有的文字都对齐到这条线上面，翻页的时候位置不改变，读者的眼睛不需要重新去寻找起始点。

行距为1. 3至1. 5倍之间。太紧则闷，太松则散。中文的正文大概是1. 4。

留白是很容易被舍弃掉的。内容要是多，第一个反应就是缩小边距。但留白并非浪费，它具有分区的功能，即让读者清晰知道哪一部分是一组相关信息。当一页呈现“满”状态时，往往并非内容繁多，反倒是留白稀少。

还有一点：长段落得断开。有四行以上连续段落的读者就跳过。断成两到三行一组或者添加小标题，那可读性马上就不一样了。

四、多文字页面的三种可用版式

版式一为单栏通栏，适用于论述类型的内容页面。标题处于上面，正文处于中间位置，每一段之间留出间距。此版式最为常见且最为稳固。

版式二为两栏对照，适用于两组信息的对比。左右两侧需有主次的分，不可以五五分，六四或者七三更具节奏。

版式三是主次构造。左侧有一个核心的判定，右侧有两三条的支撑。此版式适用于“结论与论据”的呈现，读者先观察判断，随后审视依据。

三种不要在同一份材料当中混合使用，不然翻页的时候节奏会很乱。选择一到两种固定。

五、实在减不下来，考虑换呈现形式

部分内容自身字数众多，例如制度条款，原文引用，完整清单等。

此类内容存在两条途径：其一放置于附页或者书面材料中，现场仅阐述要点；其二转换为非文字形态，例如流程图，时间轴，表格等。

表格是对多文字进行处理的良好办法。一堆条件写成段落难以阅读，制作三列表格便能够明晰。表格有层级，对比，归类的优势。

流程图是有顺序的。时间轴是适合节点的事情。这类形式比大段的文字更加容易被接受。

六、工具能帮上什么

完成排版规则的清晰界定后，重复的操作是最为耗时的：每一页进行对齐，统一字号，改变间距。

二狗 PPT能够省去这一部分：粘贴已经减好并且分层的文字，或者进行文档上传，系统产生结构化的大纲；确定之后按照页匹配的版式来生成标题，正文按照占位符的规则来落位，自然符合对齐以及留距；再选择模板导出PPTX。

要是内容确实是很密集的话，也能够在生成之后自己再去进行拆页操作。工具给予整齐的起始之处，拆不拆，怎么拆还得由人去判断。

需要提及的是工具不能代替你进行减字操作。哪句话可以删除哪个论点得留存这是内容的判定。生成之后建议对三件事进行核对：每一页是否存在核心信息，字号处于目标场景时是否足够大，留白是否被挤占。

多文字进行排版的目的不是“排下所有的字”，而是“让人能够读得下去”前面的减法，分层，网格，全部是为了这件事情。