国企汇报流程优化方法：把汇报当成一条流程来管

汇报优化方面的内容，多数是从“个人如何撰写材料”这一方面来进行阐述的。但是在实际的工作当中，一份关键的材料通常不是由一个人撰写的— —它需要多个部门给予素材，经过几轮评审进行修改，领导审阅之后才能够定稿。

此刻卡住进度往往不是“谁写得好”，而是流程自身存在问题：素材收纳不齐，评审反复修改，同一问题被多次提及。此篇文章从流程层面进行优化，而非从写作技艺层面展开。

一、汇报流程的三个常见堵点

堵点之处在于，在素材收集这一环节持续时间较长。各部门需提供数据与情况，但是催促数次仍收不到，或者收集来的物品格式各异，详略不同，用不了仍需回头询问。

堵点二，在评审阶段需多次返工。提交后收到众多意见，有大有小，有的相互冲突；改完再进行送审，又产生了一批新的见解。最为关键的是有时改到最后才发现，某一个本应该确定的事情始终没有确定下来，使得前面没有改动。

堵点三，不存在沉淀情况，每一次都是从零开始的。本次修改的意见，合并的经验，确定的表述规则，做完了就散开。下次去做同类的材料，还得从头开始去踩同样的一个坑。

三个存在的堵点实际上是相同的原因：把汇报当作“写一份文件”此类事情，而不是把它当作一条包含多个步骤的流程。环节之间如果没有规定，就会一层一层地被堵住。

二、三个环节的优化

**优化一，素材环节：用固定的模板去收，而不是用一句话去催。**

催素材常见的做法为在群里发送一句“请各位将某某状况发送给我”这样收到的物品，格式，颗粒度，口径都不一样，使用的时候需要二次进行加工。

改进的办法是做一个简易的采集的模板：明确需要的几项内容比如进展，数据，问题，需求，每一项都给出格式的示例以及截止的时间。如此收到的东西能够直接进行使用，省去了来回进行沟通的费用。

模板不需要复杂，一份表格就足够了。关键之处在于它把“要什么”弄明白了— —促使的效率方面的问题，从根本上来说是需求不清楚的事情。

**优化二，评审环节：先定关键结论，再做细节打磨。**

返工最为关键的原因是顺序出现错误：首先让众人查看细节，随后各人在细节方面给出建议；修改细节之后核心结论发生改变，之前的修改全都作废。

更为有效的办法是分为两轮：第一轮仅仅确认结论以及框架— —这一次汇报的关键判定是什么，划分成几个部分，每一部分的核心要点。这一轮确定之后，第二轮去查看文字还有版式。顺序不对返工就少。

建议在某一次评审当中收纳意见，并且当场清晰界定“哪些条件需要改动，哪些种类可供选择”。不分优劣级的意见列表，如同让执行人员自己去判断轻重。

**优化三，沉淀环节：把定稿后的东西存下来。**

这一步虽然容易被忽视，但是收益是长久的。值得留存的内容包含：这一版本的结构架构，评审中多次提及的要求，已经确定的表述准则以及可重复使用的资料。

做法是很简单的：在项目的文件夹里面放置一份“规范说明”，每做一次就补上几条。经过好几次积累之后，它就变成了一份真正符合本单位需求的检查的清单，和任何通用的模板一样有用。

三、哪些环节可以交给工具，哪些必须留给人

优化流程时有个容易被忽略的原则：**不是所有环节都适合自动化。**

比较清楚的划分是这样的：

适合交付给工具的，是高频，规则清晰，可以复制的信息相关事宜。比如将结构化内容整合成为材料框架，把素材按照主题进行归并，把同一个内容制作成不一样格式，生成初始版本的样式。此类工作具有高度的重复性以及清晰的对错规范，借助工具可节省许多时间。

二狗 PPT所处的位置大致是此类情况：它的流程是“输入内容然后生成大纲再生成PPT”这三个步骤— —把搜集到的素材以及内容交给你（现成Word文档能够直接上传，也能够粘贴成文字或者只是给主题）系统按照职场汇报的逻辑生成结构化卡片式的大纲，在这个层面检查，增删，拖拽的调整，确定结构之后按照页匹配的版式生成输出可以编辑，可以导出。它里面内置有针对工作汇报以及通用商务领域的模板，这个页面的类型包含封面，目录，章节过渡还有内容页面。“从内容到结构完整且版式规范初稿”这一步骤，能够被压缩到极短的时间内。

必须留存给人审视的部分，是关乎判断与责任的环节。这里存在若干明确不可外包的步骤：

其一为事实核对。数据，口径以及引用信息需由知道情况的人进行核对，而工具仅为生成初稿而存在，它无法代替你承担“数据是否精准”的职责。

二是关于结论以及立场的相关内容。此次汇报需要做出什么样的判断，要去争取什么，哪些话要说到什么水平— —这是位置以及分寸的判定，只能够由人来决定。

三是关于合规以及涉密的判定。材料中是否存在不适宜上传至在线工具之内容以及有无需要脱敏的信息，此判定需在动手前进行。

这条界线其实挺好记：**工具适合处理"怎么做"，人负责决定"做什么"和"能不能做"。**

还有一个边界需要牢记：涉密且敏感材料不可上传至在线工具进行处理，此步骤需在动手前进行判定；工具所生成的为初稿，在正式使用之前，数据核对，口径确认，表述分寸仍需自行把控。

若你所在团队常常开展汇报材料的工作，建议首先从最易取得成效的环节开始：构建素材采集的模板。此操作耗时不足半小时，而下一次收集素材时，会明显察觉不同。国企对汇报流程进行优化的办法的关键不在于运用多少个工具，而是把汇报当作一个流程来进行设计— —每一个环节都约定清楚了，堵点自然就少了。