培训助理PPT怎么做：把琐碎工作讲成专业能力

在培训助理的岗位当中，工作的内容是细致的：场地的预定，物料的准备，通知的发放，签到的统计，茶歇的安排，培训记录的整理，反馈的收集。

这些事情单独来看都不算大，但是任何一个出现问题的话，培训的效果就会打折— —没调试好的投影仪全场等了十分钟；没有签到表漏人的培训记录没有完整；设计不合理的反馈问卷，收集到的全是无效的数据。

进行培训助理工作的汇报或者转正述职的时候，难点在于：如何把很多看似谁都能够做的事情说成专业的能力。

一、把工作分成三类，别按时间流水账

流水账型的写法是依照时间：这一周做了哪些事情，下一周去做什么事情。听这类内容的人很难产生印象。

更有效的分法是按性质：

第一类属于保障类，让培训能够顺利开展的事情。场地设备物料，通知，签到。此类工作具有“不出问题”的价值，在出现问题的时候才被察觉到。

第二类为数据类，培训过程所产生的记载。签到率，完成率，考核成绩，反馈评分等。此类工作具有让培训能够追溯的价值。

第三类属于改进类：依据数据所进行的优化。例如发现某一类课程的缺席率比较高，对通知方式进行调整；察觉到反馈问卷的题目过于宽泛，重新设定了维度情况。

三类当中，第三类是最能够彰显专业性的，因为它证实你不只是在执行而且还在进行判断。

汇报的时候三种类别的比例能够按照1比1比例来进行划分，或者让第三类更多一些。仅仅第一类进行汇报，就好像勤杂工一样。

二、保障类工作，用"边界"来讲

保障类的工作不好说，因为做得不好就是没出事。

有效的说法是阐述边界以及预案：该岗位承担哪些步骤，哪些需要他人协同配合，出现异常情况时如何应对。

场地进行对接：用来确认场地，设备，容量，确定前面是否使用同一间，时间有冲突情况；设备进行调试到投影，音响，网络；当天设备出现故障的备用方案。

此讲法将“我做了许多杂事”转化为“我构建起一套保障的流程”的不同之处在于，前者能够交接并且可以复用。

预案特别值得去写。列举出三到五种常见的异常以及相应的处理情况：投影没有信号，签到的人数超过预期，讲师迟到，茶歇的数量不够。每个要写清处理的动作。此类内容最能够说明你想要在前边。

三、数据类工作，用"能回答什么问题"来讲

培训方面的数据容易堆砌成表格：有多少人参与，多少课时以及多少张问卷。

但数据自身并非成果，能够回应何种问题才是关键所在。

例如签到的数据能够回答：哪一类课程的参与程度高，哪一部门参与的程度不足，哪个时间段的出席率较低。这些回答直接关系到下次培训的安排情况。

举例而言反馈数据可回应：讲师讲解是否清晰，内容难易程度是否恰当，时间规划是否合理，场地是否对体验产生影响。

讲解数据的时候，建议是一页一页地给出结论，不是一堆一堆的数字。写“某类课程的出席率连三次都低于六成”，主要是因为通知开课的间隔不到两天”，比写“平均出席的比率78 %”要好得多。

数据的口径需要明确：签到率是如何计算的，问卷的回收率是多少，评分采用几分制。要是不写数据就没有办法进行对比。

四、改进类工作，写清"改了之后怎样"

改进类是最能展现能力的，写法上得闭环。

结构包含：察觉到什么问题，判断原因，进行什么调整，结果是如何的。

举例来看某类培训的缺席率比较高，查看数据能够知道通知大多是在开课前的一天才发布；判定是时间过长导致日程出现冲突；调整成提前五天去发布第一轮的通知，前一天发布提醒；下次同类的培训出席的比率明显提高。

在此结构中，第三至第四步是至关重要的环节。仅说“优化通知方式”毫无说服力，需说明改动内容及所察觉的变动。

要是改进还没有结果，那就如实写“调整已经在某月开始实施，效果需要观察”

五、材料怎么落地

在培训助理汇报材料里，图不多却结构要清晰— —因为此类内容本就琐碎，全依靠结构来支撑。

二狗 PPT能够承接排版方面的工作：将三类工作梳理成为文字，进行粘贴或者上传文档的操作，系统产生结构化的大纲；于卡片式的编辑器当中调整章节并且把改进类放在前面；确认之后按照页匹配的版式进行生成导出PPTX

需要提醒的范围：培训的数据，签到的记录，反馈的评分得和实际的台账相符合；关于参训人员的个人信息，公开的材料得脱敏。工具只用来排版。

六、判断标准

材料已经讲完，听的人提出问题：此人已经离世，培训能否按时开展。

若答案为“不能，许多事仅有他清楚”，则表明材料阐释价值，但未明确可交接性，因此最好补充一份流程方面的清单。

要是答案是“能，但是他会更顺畅”，那就意味你既构建了流程，又提供了超过一半价值。

在培训助理工作当中，专业程度不在于做了多少事情，而在于能否让培训事情稳定地进行，并且每一次比上一次要好一些。把这两个层面进行阐述，琐碎的事情就有了份量。